运动设备合同管理制度

运动设备合同管理制度目的为加强公司运动设备合同管理，规范合同签订、履行、变更、终止等行为，防范合同风险，维护公司合法权益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司与供应商、客户签订的各类运动设备采购、销售、租赁等合同。基本原则1.依法合规原则：合同的签订、履行应遵守国家法律法规和政策规定。2.平等自愿原则：合同双方在平等、自愿的基础上签订合同，任何一方不得将自己的意志强加给对方。3.公平公正原则：合同条款应公平合理，不得损害国家利益、社会公共利益和对方合法权益。4.诚实守信原则：合同双方应诚实守信，全面履行合同约定的义务。合同签订管理合同谈判1.业务部门负责组织合同谈判，收集与合同相关的资料，包括对方主体资格、信用状况、产品质量、价格、交货期等。2.谈判人员应熟悉业务，具备良好的沟通能力和谈判技巧，在谈判过程中应做好记录。3.谈判达成初步意向后，业务部门应填写《合同谈判记录表》，详细记录谈判过程、达成的共识等内容。合同起草1.根据谈判结果，由业务部门负责起草合同文本。合同文本应使用公司统一的合同模板，如无合适模板，可根据实际情况进行起草，但应确保条款完整、准确、清晰。2.合同条款应包括但不限于以下内容：合同双方的名称、地址、联系方式；标的名称、规格、数量、质量标准；价格、付款方式、结算方式；交货时间、地点、运输方式；验收标准、方法及期限；违约责任；争议解决方式等。3.涉及技术条款的合同，应明确技术要求、技术支持、知识产权归属等内容。合同审核1.合同文本起草完成后，应提交相关部门进行审核。审核部门包括法务部门、财务部门、采购部门（如有）等。2.法务部门负责对合同的合法性、合规性进行审核，重点审查合同条款是否符合法律法规规定，是否存在法律风险。3.财务部门负责对合同的财务条款进行审核，包括付款方式、结算方式、发票开具等，确保合同财务风险可控。4.采购部门（如有）负责对合同的采购条款进行审核，如产品质量、交货期、售后服务等，确保采购需求得到满足。5.各审核部门应在规定时间内完成审核，并出具审核意见。审核意见应明确指出合同存在的问题及修改建议。6.业务部门应根据审核意见对合同文本进行修改完善，直至审核通过。合同签订1.合同审核通过后，由法定代表人或其授权代表签字，并加盖公司公章或合同专用章。2.合同签订应确保签字盖章齐全、清晰，合同一式多份，分别由合同双方及相关部门留存。3.签订后的合同原件应及时交公司档案室归档保存，同时业务部门应留存一份复印件，以便跟踪合同履行情况。合同履行管理合同执行计划制定1.业务部门应根据合同约定，制定详细的合同执行计划，明确各阶段的工作任务、责任人和时间节点。2.合同执行计划应包括但不限于以下内容：合同签订情况、交货时间、验收时间、付款时间、售后服务安排等。3.业务部门应将合同执行计划提交给相关部门和人员，确保各方了解合同执行要求。合同履行跟踪1.业务部门负责合同履行的跟踪工作，定期检查合同执行情况，及时发现和解决合同履行过程中出现的问题。2.对于合同履行过程中的重要事项，如交货延迟、质量问题、付款纠纷等，业务部门应及时向相关领导汇报，并采取有效的措施加以解决。3.业务部门应建立合同履行台账，详细记录合同的签订、履行、变更、终止等情况，确保合同履行情况可追溯。合同付款管理1.财务部门应根据合同约定的付款方式和时间，及时办理付款手续。2.付款前，财务部门应审核相关业务部门提交的付款申请及supportingdocuments，确保付款依据充分、合规。3.对于分期付款的合同，财务部门应按照合同约定的分期付款时间和金额进行付款，并做好相应的记录。4.如因对方原因导致合同付款延迟或无法付款，财务部门应及时与业务部门沟通，采取措施维护公司权益。合同验收管理1.采购的运动设备到货后，业务部门应组织相关人员进行验收。验收人员应包括质量检验人员、技术人员、使用部门人员等。2.验收应按照合同约定的验收标准和方法进行，确保设备的数量、规格、质量等符合要求。3.验收合格后，验收人员应填写《合同验收单》，并签字确认。验收单应包括设备名称、规格、数量、质量情况、验收结论等内容。4.如验收不合格，业务部门应及时与供应商沟通，要求其采取整改措施或退换货。整改完成后，应重新进行验收，直至验收合格。合同变更管理变更申请1.合同履行过程中，如因各种原因需要变更合同条款，合同一方应向对方提出书面变更申请。2.变更申请应说明变更的原因、内容及对合同履行的影响等，并附相关supportingdocuments。3.变更申请应由业务部门负责人审核签字后提交给对方。变更协商1.对方收到变更申请后，应及时进行研究，并与提出变更方进行协商。2.协商过程中，双方应充分沟通，达成一致意见后签订《合同变更协议》。3.《合同变更协议》应明确变更的内容、生效时间、双方的权利义务等，作为原合同的补充文件。变更审核1.合同变更协议签订后，应按照合同签订审核流程进行审核。2.审核部门应对变更协议的合法性、合规性、合理性进行审核，确保变更后的合同条款符合公司利益。3.审核通过后，变更协议生效，双方应按照变更后的合同条款履行义务。合同终止管理终止情形1.合同期满，双方不再续签的，合同终止。2.合同履行完毕，双方的权利义务已全部实现的，合同终止。3.合同因不可抗力或其他不可预见、不可避免的原因无法履行的，合同终止。4.合同双方协商一致，提前解除合同的，合同终止。5.一方严重违反合同约定，另一方依法解除合同的，合同终止。终止通知1.合同终止时，合同一方应及时向对方发出书面终止通知。2.终止通知应明确合同终止的原因、时间及双方应办理的相关手续等。终止清算1.合同终止后，业务部门应组织相关人员对合同履行情况进行清算。2.清算内容包括但不限于设备交付情况、款项收付情况、质量验收情况、违约责任承担情况等。3.清算完成后，业务部门应填写《合同终止清算表》，详细记录清算结果。资料归档1.合同终止后，相关部门应将合同及与合同有关的资料进行整理归档。2.归档资料应包括合同文本、合同谈判记录、合同变更协议、合同验收单、付款凭证、终止通知、清算表等。3.档案室应妥善保管归档资料，确保资料的完整性和可查阅性。合同风险管理风险识别1.各部门应定期对合同进行风险识别，分析合同履行过程中可能存在的风险因素。2.风险因素包括但不限于市场风险、信用风险、法律风险、质量风险、交货风险、付款风险等。3.业务部门应重点关注与自身业务相关的风险因素，及时发现潜在风险。风险评估1.根据风险识别结果，对合同风险进行评估。评估内容包括风险发生的可能性、影响程度等。2.风险评估可采用定性评估和定量评估相结合的方法，确定风险等级。3.对于高风险合同，应采取重点监控和防范措施。风险应对1.根据风险评估结果，制定相应的风险应对措施。风险应对措施包括风险规避、风险降低、风险转移、风险接受等。2.对于市场风险、信用风险等，可通过加强市场调研、信用评估等方式降低风险；对于法律风险，可加强合同审核、法律咨询等措施防范风险；对于质量风险、交货风险、付款风险等，可在合同条款中明确违约责任、保障措施等，降低风险发生时的损失。3.业务部门应定期对风险应对措施的执行情况进行检查和评估，确保风险得到有效控制。合同档案管理档案收集1.合同签订、履行、变更、终止过程中产生的各类文件、资料，包括合同文本、谈判记录、变更协议、验收单、付款凭证、终止通知等，均应及时收集整理。2.业务部门负责本部门合同档案的收集工作，并定期移交公司档案室。档案整理1.档案室收到合同档案后，应按照档案管理的要求进行整理。整理内容包括分类、编号、装订、编目等。2.合同档案应按照合同类别、签订时间等进行分类，编制唯一的档案编号。3.档案编目应包括档案编号、合同名称、签订时间、合同双方、保管期限等内容，便于查阅和管理。档案保管1.档案室应设置专门的档案库房，配备必要的保管设备，确保合同档案的安全保管。2.合同档案应按照保管期限进行分类存放，保管期限分为永久、长期、短期。3.档案室应建立档案保管台账，详细记录档案的出入库情况。档案查阅1.公司内部人员因工作需要查阅合同档案的，应填写《档案查阅申请表》，经所在部门负责人签字同意后，到档案室查阅。2.查阅人员应在档案室指定地点查阅档案，不得擅自将档案带出档案室或进行涂改、损坏等行为。3.涉及商业秘密、敏感信息的合同档案，查阅人员应严格遵守保密规定，不得泄露相关信息。档案借阅1.因工作需要借阅合同档案的，应填写《档案借阅申请表》，经所在部门负责人、分管领导签字同意后，到档案室办理借阅手续。2.借阅期限一般不得超过[X]个工作日，如需延期，应提前办理续借手续。3.借阅人员应妥善保管借阅的档案，不得转借他人，按时归还。归还时，档案室应进行认真核对，确保档案完整无损。监督与考核监督检查1.公司定期对合同管理制度的执行情况进行监督检查。监督检查部门包括法务部门、审计部门等。2.监督检查内容包括合同签订、履行、变更、终止等环节的合规性、有效性，合同档案管理情况等。3.监督检查可采用定期检查、不定期抽查等方式进行，检查结果应形成