钥匙管理制度道客巴巴

钥匙管理制度道客巴巴一、总则（一）目的为了加强公司钥匙的管理，保障公司办公区域、设施设备及财物的安全，规范钥匙的领取、使用、保管、归还等流程，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有办公区域、仓库、机房、设备间等场所钥匙的管理，包括但不限于办公室门钥匙、文件柜钥匙、仓库大门及库房门钥匙、设备操作间钥匙等。（三）职责分工1.行政部门负责公司各类钥匙的统一管理和登记备案。制定钥匙管理制度并监督执行。定期检查钥匙的保管和使用情况。2.钥匙保管人负责所保管钥匙的日常使用、维护和保管。严格按照规定流程使用钥匙，不得擅自转借他人。如发现钥匙丢失、损坏等情况，及时向行政部门报告。3.钥匙使用人按照规定申请和使用钥匙，不得私自复制或另配钥匙。使用完毕后及时归还钥匙给保管人，并确保钥匙完好无损。二、钥匙的分类与标识（一）分类1.办公区域钥匙：包括各办公室、会议室、公共区域（如走廊、茶水间等）的门钥匙。2.仓库钥匙：涵盖原材料仓库、成品仓库、备品备件仓库等各类仓库的大门及库房门钥匙。3.设备间钥匙：如机房、配电室、消防设备间等设备操作间的钥匙。4.特殊区域钥匙：如档案室、保密室、贵重物品存放室等特定区域的钥匙。（二）标识1.为便于识别和管理，每把钥匙上应粘贴带有编号的标识牌，标识牌内容包括钥匙所属区域、房间号或设备名称等信息。2.对于外观相似的钥匙，应采用不同颜色的标识牌或在钥匙柄上做特殊标记加以区分。三、钥匙的领取与发放（一）新员工入职1.新员工入职时，由行政部门根据其工作岗位需求，发放相应办公区域的钥匙。2.发放钥匙时，行政部门应填写《钥匙领取登记表》，详细记录钥匙编号、所属区域、领取人姓名、部门、领取日期等信息，并由领取人签字确认。（二）岗位调动1.员工因岗位调动需要更换办公区域时，原钥匙保管人应在调动通知发出后[X]个工作日内，将所保管的原办公区域钥匙交回行政部门。2.行政部门根据新的工作岗位，重新发放相应办公区域的钥匙，并按照新员工入职领取钥匙的流程进行登记。（三）临时借用1.因工作需要临时借用钥匙的，借用人员应填写《钥匙借用申请表》，注明借用钥匙的编号、所属区域、借用原因、借用期限等信息，并经所在部门负责人签字批准。2.行政部门审核《钥匙借用申请表》无误后，发放钥匙给借用人员，并在《钥匙借用登记表》上做好记录，由借用人员签字确认。四、钥匙的使用（一）使用规范1.钥匙使用人应妥善保管钥匙，不得随意丢弃或转借他人。如因工作需要与他人共同使用钥匙，需经保管人同意，并在使用过程中确保钥匙安全。2.使用钥匙时应正确插入锁芯，避免暴力插拔导致钥匙或锁具损坏。开启或关闭门、柜等后，应及时将钥匙拔出，防止钥匙遗留在锁孔内。3.严禁使用钥匙开启与工作无关的门或设备，不得利用钥匙进行任何违法违规行为。（二）钥匙损坏处理1.钥匙使用人在使用过程中发现钥匙损坏，应及时向保管人报告，并说明损坏原因。2.保管人确认钥匙损坏后，填写《钥匙损坏登记表》，详细记录钥匙编号、损坏情况、发现日期等信息。3.行政部门根据钥匙损坏情况，安排维修或重新配制钥匙。如因个人原因导致钥匙损坏，由责任人承担相应的维修或配制费用。五、钥匙的保管（一）保管责任人1.办公区域钥匙由各办公室使用人员负责保管；公共区域钥匙由行政部门指定专人负责保管。2.仓库钥匙由仓库管理人员负责保管；设备间钥匙由设备维护人员或指定专人负责保管。3.特殊区域钥匙由相关部门负责人或指定专人负责保管，并严格遵守特殊区域的安全管理规定。（二）保管要求1.钥匙保管人应将钥匙存放在安全可靠的地方，如钥匙箱、钥匙柜等，并确保存放地点干燥、通风，防止钥匙生锈或损坏。2.对于重要场所或设备的钥匙，应实行双人保管制度，即由两名保管人分别持有钥匙的不同部分，只有两人同时在场才能开启相应的门或设备。3.保管人应定期检查钥匙的保管情况，如发现钥匙丢失、损坏或存在安全隐患，应及时采取措施进行处理，并向行政部门报告。六、钥匙的归还（一）正常离职1.员工正常离职时，应在办理离职手续前，将所保管的公司钥匙全部交回行政部门。2.行政部门收到离职员工交回的钥匙后，对照《钥匙领取登记表》进行核对，确认无误后在表上注明归还日期，并由双方签字确认。（二）临时借用归还1.借用人员应在借用期限届满后及时归还所借用的钥匙。如因特殊原因需要延长借用期限，应提前向行政部门申请并获得批准。2.归还钥匙时，借用人员应确保钥匙完好无损，并在《钥匙借用登记表》上签字确认归还情况。行政部门核对钥匙无误后，在表上注明归还日期。（三）钥匙遗失处理1.如钥匙保管人发现钥匙遗失，应立即向行政部门报告，并协助行政部门采取必要的措施，如更换门锁、检查周边监控等，以防止公司财物或信息泄露。2.行政部门对遗失钥匙的情况进行调查核实后，根据实际情况决定是否需要对相关区域的门锁进行更换，并对遗失钥匙的责任人进行相应的处罚。处罚措施包括但不限于警告、罚款、解除劳动合同等，具体处罚标准根据公司相关规定执行。七、钥匙的盘点与清查（一）定期盘点1.行政部门应定期对公司钥匙进行盘点，盘点周期为[X]个月。盘点时，对照《钥匙领取登记表》和《钥匙借用登记表》，逐一核对钥匙的数量、状态及保管情况。2.盘点结束后，行政部门应编制《钥匙盘点报告》，详细记录盘点结果，包括钥匙总数、已领取但未归还的钥匙数量、损坏或遗失的钥匙情况等。如发现问题，应及时查明原因并提出处理意见。（二）不定期清查1.除定期盘点外，行政部门可根据实际情况不定期对钥匙进行清查，如在公司安全检查、设备维护、人员岗位变动等情况下，对相关区域的钥匙进行检查核实。2.不定期清查的目的是确保钥匙管理的准确性和安全性，及时发现并解决钥匙管理过程中存在的问题。清查结果应记录在案，并作为完善钥匙管理制度的参考依据。八、钥匙的报废与更新（一）报废条件1.钥匙因磨损、损坏等原因无法正常使用，且维修成本过高或已无维修价值的，可申请报废。2.因公司办公区域调整、设备更换等原因，原使用的钥匙已不再适用的，可进行报废处理。（二）报废流程1.钥匙保管人填写《钥匙报废申请表》，详细说明钥匙报废原因、编号、所属区域等信息，并附上相关证明材料（如钥匙损坏照片等）。2.经所在部门负责人审核同意后，报行政部门审批。行政部门根据实际情况进行核实，批准后将报废钥匙统一收回处理。（三）更新管理1.随着公司的发展和变化，如办公区域增加、设备升级等，需要对钥匙进行更新时，行政部门应及时制定钥匙更新计划，并组织实施。2.钥匙更新过程中，应确保新钥匙的质量和安全性，同时做好新旧钥匙的交接和登记工作，保证钥匙管理的连续性和准确性。九、监督与考核（一）监督检查1.行政部门负责对公司钥匙管理制度的执行情况进行定期或不定期的监督检查。检查内容包括钥匙的领取、使用、保管、归还等环节是否符合规定，钥匙标识是否清晰准确，保管设施是否安全可靠等。2.对于监督检查中发现的问题，行政部门应及时下达整改通知，要求责任部门或个人限期整改。整改完成后，进行复查，确保问题得到彻底解决。（二）考核措施1.将钥匙管理工作纳入公司员工绩效考核体系，对严格遵守钥匙管理制度、认真履行保管职责的员工给予适当的奖励，如绩效加分、表彰等。2.对违反钥匙管理制度的员工，视情节轻重给予