公务卡管理制度山东

公务卡管理制度山东总则目的为进一步加强财务管理，规范公务支出结算行为，提高公务支出透明度，根据山东省财政厅相关规定，结合本公司实际情况，制定本公务卡管理制度。适用范围本制度适用于公司本部及所属各部门。定义公务卡是指公司工作人员持有的，主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。基本原则1.严格规范原则。严格执行公务卡强制结算目录，规范公务卡使用范围和报销流程。2.方便快捷原则。在确保财政财务管理规定得到有效执行的前提下，尽可能提高公务卡使用的便利性。3.强化监管原则。通过国库集中支付系统等平台，加强对公务卡消费信息的动态监控，确保公务支出的真实性、合法性和合规性。公务卡管理职责财务部门职责1.负责制定和完善公务卡管理制度，组织实施相关培训和宣传工作。2.负责审核公务卡报销凭证，办理公务卡报销还款业务。3.负责与银行等相关机构沟通协调，及时解决公务卡使用过程中出现的问题。4.负责对公务卡消费信息进行统计分析，定期向公司领导汇报公务卡使用情况。持卡人职责1.严格遵守国家法律法规和本公司公务卡管理制度，规范使用公务卡。2.妥善保管公务卡及密码，不得将公务卡转借他人使用。3.在规定的免息还款期内，及时报销公务卡消费支出，并按要求填写报销凭证。4.对公务卡消费交易的真实性负责，接受财务部门和审计部门的监督检查。部门负责人职责1.负责审核本部门公务卡报销事项的真实性、合理性和必要性。2.督促本部门持卡人及时报销公务卡消费支出，确保不出现逾期还款等情况。公务卡的申办、启用与注销公务卡申办1.公司财务部门统一组织本公司公务卡的申办工作，选择具有良好服务和信誉的银行作为公务卡合作银行。2.持卡人填写公务卡申请表，提供相关证明材料，经所在部门负责人审核、财务部门审批后，由财务部门统一提交银行办理。3.银行根据审核结果为持卡人发卡，发卡行将公务卡相关信息录入国库集中支付系统。公务卡启用1.持卡人收到公务卡后，应及时通过银行客服电话或其他方式激活公务卡，并设置交易密码和查询密码。2.持卡人激活公务卡后，应将公务卡卡号等信息告知财务部门，以便财务部门进行报销管理。公务卡注销1.持卡人因工作调动、离职等原因不再使用公务卡时，应及时向财务部门提出注销申请。2.财务部门审核同意后，通知持卡人办理公务卡注销手续。持卡人应在还清公务卡欠款后，将公务卡交回发卡行注销。3.公务卡注销后，发卡行应及时将相关信息从国库集中支付系统中删除。公务卡的使用使用范围1.凡属于山东省财政厅规定的公务卡强制结算目录范围内的公务支出，应使用公务卡结算。具体包括：办公费、印刷费、咨询费、手续费、水电费、邮电费、物业管理费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费等。2.对于确实不具备刷卡条件的公务支出，经财务部门批准后，可暂用现金支付，但应在规定时间内补办公务卡结算手续。消费结算1.持卡人在进行公务消费时，应主动向商家索要发票等报销凭证，并在发票上注明公务卡卡号、消费日期、消费金额等信息。2.商家将消费信息通过银联系统传输至银行，银行实时向持卡人发送消费短信通知。持卡人应及时核对消费信息，如有疑问应及时与银行联系。3.持卡人应在规定的免息还款期内，通过网上银行、手机银行等方式或到银行柜台查询公务卡消费明细，确认无误后进行还款操作。报销还款1.持卡人应在公务消费后及时整理报销凭证，并按照本公司财务报销制度的规定填写报销单。报销单应注明公务卡消费日期、消费金额、消费内容、发票号码等信息。2.持卡人将报销单及相关报销凭证提交所在部门负责人审核，部门负责人审核通过后，提交财务部门审核。3.财务部门审核报销凭证的真实性、合法性和合规性，审核通过后将报销款项直接归还至公务卡账户。4.如因持卡人个人原因导致公务卡逾期还款产生的利息、滞纳金等费用，由持卡人自行承担。公务卡报销流程报销申请持卡人在公务消费后，应在规定时间内（一般为消费后[x]个工作日内）填写报销申请表，并附上发票等报销凭证。报销申请表应包括以下内容：1.持卡人姓名、部门、职务。2.公务卡卡号。3.消费日期、消费金额、消费内容。4.发票号码、发票金额。5.报销事由。部门审核持卡人所在部门负责人对报销申请进行审核，重点审核报销事项的真实性、合理性和必要性。审核通过后，在报销申请表上签字确认。财务审核财务部门对报销申请进行审核，主要审核报销凭证的真实性、合法性和合规性，以及是否符合公务卡使用范围和报销规定。审核内容包括：1.发票是否真实有效，是否加盖发票专用章。2.消费内容是否与公务活动相关。3.报销金额是否与公务卡消费金额一致。4.是否在规定的免息还款期内报销。财务部门审核通过后，在报销申请表上签字确认，并办理报销还款手续。报销支付财务部门根据审核结果，将报销款项直接归还至公务卡账户。如报销金额与公务卡消费金额不一致，财务部门应及时与持卡人沟通核实。公务卡信息管理信息变更持卡人如因工作调动、手机号码变更等原因需要变更公务卡相关信息，应及时向财务部门提出申请，财务部门审核同意后，通知银行进行信息变更。信息查询财务部门有权查询公务卡消费信息，持卡人应积极配合。财务部门查询公务卡消费信息主要用于审核报销凭证、监控公务支出等目的。信息保密银行和公司财务部门应严格遵守保密规定，妥善保管公务卡持卡人的个人信息和消费信息，不得泄露给无关人员。监督检查与责任追究监督检查1.公司财务部门定期对公务卡使用情况进行检查，重点检查公务卡消费的真实性、合法性和合规性，以及报销流程的执行情况。2.审计部门不定期对公务卡使用情况进行审计，发现问题及时督促整改。责任追究1.持卡人如有违反本制度规定使用公务卡的行为，如恶意透支、套现、转借他人使用等，公司将视情节轻重给予相应的纪律处分，并追回违规报销款项。2.部门负责人对本部门公务卡报销事项审核不严，导致出现违规报销行为的，公司将追究部门负责人的责任。3.财务部门工作人员在