费用管理制度制定部门

费用管理制度制定部门总则目的为加强公司费用管理，规范费用报销流程，合理控制费用支出，提高资金使用效益，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有员工。基本原则1.预算控制原则：各项费用支出应严格按照预算执行，确保费用支出在预算范围内。2.真实性原则：费用报销必须提供真实、合法、有效的凭证，不得虚报、假报。3.合理性原则：费用支出应符合公司业务实际需要，具有合理性和必要性。4.审批流程原则：所有费用报销均需按照规定的审批流程进行审批，未经审批不得报销。费用分类及标准差旅费1.定义：员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。2.交通费用飞机票：根据职级和出差目的地选择合适的舱位，按照经济舱票价实报实销。火车票：根据职级和出差需要选择相应座位类型，实报实销。长途汽车票：实报实销。市内交通费：按照出差天数和当地交通实际情况，给予一定标准的补贴，不再报销市内出租车票（特殊情况除外）。3.住宿费用：根据职级和出差目的地分为不同标准，按照实际发生额在标准范围内报销。4.餐饮费用：按照出差天数给予一定标准的补贴，不再报销其他餐饮发票（特殊情况除外）。业务招待费1.定义：公司为开展业务活动需要而发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、礼品等。2.标准：业务招待费应严格控制，根据业务实际需要和重要性，制定不同级别的招待标准，每次招待费用需提前申请并经批准。办公费1.定义：公司日常办公所需的文具、纸张、印刷品、办公设备等费用。2.采购标准：办公费采购应遵循性价比原则，选择合格供应商，批量采购时应进行比价。3.报销规定：凭发票及入库单报销，办公用品应登记入账，定期盘点。通讯费1.定义：员工因工作需要发生的手机通讯费用。2.补贴标准：根据职级给予不同标准的通讯补贴，凭发票在补贴范围内报销。差旅费标准|职级|交通工具|住宿标准|餐饮补贴标准|市内交通补贴标准||||||||高层管理人员|飞机头等舱/高铁一等座等|五星级酒店标准|较高标准|较高标准||中层管理人员|飞机经济舱/高铁二等座等|四星级酒店标准|中等标准|中等标准||基层员工|火车硬卧/长途汽车等|三星级酒店标准或经济型酒店标准|较低标准|较低标准|业务招待费标准|招待对象|招待标准|审批流程||||||重要客户|较高标准，需提前申请并经高层领导批准|详细填写招待申请表，说明招待事由、对象、预计费用等，按审批流程进行||一般客户|中等标准，经部门负责人批准||费用报销流程报销申请1.员工发生费用支出后，应及时填写费用报销单，详细注明费用发生日期、事由、金额、附件张数等信息。2.按照费用类别分别粘贴相应的原始凭证，原始凭证应真实、合法、有效，发票必须加盖发票专用章。部门初审1.员工所在部门负责人对报销申请进行初审，审核费用的真实性、合理性及是否符合公司相关制度规定。2.如审核通过，在报销单上签署意见并签字。财务审核1.财务部门收到报销申请后，对报销凭证的合法性、合规性、准确性进行审核。2.检查报销金额是否超出预算、是否符合费用标准等，如有问题及时与报销人沟通。审批1.根据费用金额大小，按照公司审批权限进行审批。2.金额较小的费用由部门负责人审批；金额较大的费用需经分管领导、财务负责人及总经理审批。报销支付1.审批通过后，财务部门按照公司财务制度安排报销款项的支付。2.对于通过银行转账支付的，将款项支付到报销人指定的银行账户；对于现金支付的，按照规定办理现金支付手续。费用报销凭证要求发票要求1.发票必须是由税务机关统一印制的正规发票，发票内容应完整、准确，包括发票名称、发票号码、开票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额、税率、税额等。2.发票上应加盖销售方发票专用章，印章应清晰、完整。3.发票不得涂改、挖补，如有错误应重新开具。其他凭证要求1.除发票外，其他报销凭证如火车票、飞机票、住宿发票、业务招待费申请单等也应真实、合法、有效。2.火车票、飞机票等应保持票面完整，不得有破损、缺角等情况。3.业务招待费申请单应详细记录招待事由、对象、时间、地点、费用明细等信息，并经相关人员签字确认。费用预算管理预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，编制本部门的费用预算。2.费用预算应包括差旅费、业务招待费、办公费、通讯费等各项费用，并按照费用明细项目进行详细列示。3.预算编制应结合历史数据和市场行情，合理预测费用支出，确保预算的科学性和合理性。预算审批1.各部门编制的费用预算经部门负责人审核后，报财务部门汇总。2.财务部门对各部门预算进行审核平衡，编制公司年度费用预算草案。3.公司年度费用预算草案经总经理办公会审议通过后，报董事会审批。预算执行与控制1.各部门应严格按照批准的费用预算执行，确保费用支出在预算范围内。2.财务部门定期对费用预算执行情况进行监控和分析，及时发现问题并提出改进措施。3.如因业务发展需要调整费用预算，应按照规定的审批程序进行申请和审批。费用审计与监督内部审计1.公司内部审计部门定期对费用报销情况进行审计，检查费用支出的真实性、合法性、合理性。2.审计内容包括报销凭证的合规性、审批流程的执行情况、费用标准的遵守情况等。3.对于审计发现的问题，及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务监督1.财务部门加强对费用报销的日常监督，严格审核报销凭证，确保费用支出符合公司规定。2.定期对费用报销数据进行统计分析，发现异常情况及时进行调查核实。员工监督1.鼓励员工对费用报销中的违规行为进行监督和举报，公司对举报属实的员工给予奖励。2.对于员工反映的问题，相关部门应及时进行调查处理，并将处理结果反馈给举报人。罚则违规报销处罚1.对于虚报、假报费用的员工，一经发现，除追回虚报金额外，视情节轻重给予警告、罚款、降职、辞退等处罚。2.对于协助员工虚报、假报费用的相关人员，给予相应的纪律处分。违反预算处罚1.对于未按照预算执行费用支出，导致费用超支的部门，