通信联络系统管理制度

通信联络系统管理制度一、总则（一）目的为了规范公司通信联络系统的管理，确保信息传递的及时、准确、安全与畅通，提高公司运营效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有员工以及与公司有业务往来的外部相关人员在使用公司通信联络系统时的行为管理。（三）基本原则1.准确性原则：通信内容应准确无误，避免因信息错误导致工作失误或误解。2.及时性原则：及时收发和处理通信信息，不拖延，确保重要信息能迅速传达。3.保密性原则：涉及公司机密、商业秘密以及个人隐私的通信信息要严格保密，防止泄露。4.合规性原则：通信联络活动应遵守国家法律法规以及公司的相关规定。二、通信联络系统概述（一）系统构成1.内部通信系统办公电话网络：公司各部门及办公区域配备的固定电话，用于内部语音沟通和部分外部业务联系。内部即时通讯工具：如[具体工具名称]，员工可通过该工具进行文字、语音、视频等形式的即时沟通交流，方便快捷地协同工作。电子邮件系统：[公司邮箱名称]，用于正式文件传输、工作汇报、业务沟通等，具有可追溯和存档的特点。2.外部通信系统手机通信：员工个人手机用于与外部客户、合作伙伴等进行业务联系，同时作为紧急情况下公司与员工沟通的备用方式。传真机：用于接收和发送一些需要加盖公章或具有正式格式要求的文件、资料等。对外联络邮箱：专门用于与外部业务伙伴进行沟通的特定邮箱，如[邮箱地址]，用于接收和发送商务邮件。（二）功能特点1.办公电话网络提供清晰稳定的语音通信服务，支持多方通话功能，方便召开小型电话会议。具备来电显示、转接、留言等基本功能，便于员工接听和处理来电。2.内部即时通讯工具实时在线交流，能够快速响应信息，提高工作协同效率。支持群组聊天功能，方便团队成员之间进行沟通讨论，共享文件、图片等资料。可设置不同的权限和群组，确保信息的针对性传递和隐私保护。3.电子邮件系统能够方便地撰写、编辑、发送和接收邮件，支持附件上传，满足各种文件传输需求。具备邮件分类、搜索、标记等功能，便于员工快速查找和管理邮件。提供邮件提醒功能，确保员工不会错过重要邮件。4.手机通信随时随地保持与外界的联系，具有高度的灵活性和便捷性。可通过短信、语音通话、移动应用等多种方式进行通信。5.传真机能够准确快速地传输纸质文件的内容，保留文件的原始格式和签章等信息。操作相对简单，适合一些对文件格式和正式性要求较高的业务场景。6.对外联络邮箱专门用于与外部业务伙伴进行正式商务沟通，体现公司的专业性。对邮件的收发进行规范管理，确保与外部沟通的顺畅和高效。三、通信设备及设施管理（一）设备采购与配置1.根据公司业务需求和人员规模，由行政部门统一规划通信设备及设施的采购计划。2.采购过程中，遵循公开、公平、公正的原则，选择具有良好信誉和质量保证的供应商，确保所采购设备符合公司使用要求和行业标准。3.新员工入职时，由行政部门根据其工作岗位需求，及时配置相应的通信设备，如办公电话、电脑等，并进行必要的培训，使其熟悉设备的使用方法。（二）设备维护与保养1.行政部门负责建立通信设备及设施的维护档案，记录设备的型号、购买时间、维修历史等信息。2.定期对办公电话网络、内部即时通讯工具、电子邮件系统等进行巡检，及时发现并解决潜在问题，确保系统的正常运行。3.对于出现故障的通信设备，如手机、电脑、传真机等，员工应及时向行政部门报修。行政部门根据设备故障情况，安排专业维修人员进行维修或联系供应商进行售后处理。4.制定设备保养计划，定期对通信设备进行清洁、保养，延长设备使用寿命。例如，定期清洁办公电话的话筒、听筒，检查传真机的硒鼓等耗材使用情况并及时更换。（三）设备更新与淘汰1.随着公司业务的发展和技术的进步，当现有通信设备无法满足工作需求时，行政部门应及时评估并提出设备更新建议。2.经公司领导审批通过后，按照设备采购流程进行新设备的采购和配置。3.对于已淘汰的通信设备，行政部门应进行妥善处理，如回收、报废等，确保设备中的敏感信息得到安全清除，防止信息泄露。四、通信联络行为规范（一）办公电话使用规范1.接听与转接办公电话应在铃响三声内接听，使用礼貌用语，如"您好，[部门名称]"。如遇来电咨询非本部门业务，应礼貌告知对方转接至相关部门，并准确转接。对于重要来电，应做好记录，包括来电时间、来电人姓名、单位、联系事项等，并及时传达给相关人员。2.拨打拨打办公电话时，应明确通话目的，语言简洁明了，避免无关话题。如需与外部人员通话，应提前确认对方方便接听的时间，并在合适的时间拨打。严禁利用办公电话进行私人闲聊、拨打声讯电话等与工作无关的行为。（二）内部即时通讯工具使用规范1.沟通交流使用文明、规范的语言进行沟通，不得发表不当言论、恶意攻击他人或传播谣言等。及时回复工作相关的信息，对于重要紧急的消息应第一时间响应，确保工作的顺利推进。在群组聊天中，尊重他人意见，避免频繁刷屏或发布无关信息，保持良好的沟通秩序。2.文件共享与保密共享的文件应确保内容准确、合法、合规，且与工作相关。对于涉及公司机密、商业秘密的文件，严禁在即时通讯工具中随意共享，如需共享应按照公司的保密规定进行审批和处理。（三）电子邮件使用规范1.邮件撰写邮件主题应简洁明了，准确概括邮件内容，便于收件人快速了解邮件主旨。邮件正文应条理清晰，逻辑连贯，语言表达准确规范，避免使用模糊、歧义的词汇。根据邮件内容和收件对象，合理使用礼貌用语和称呼，如"尊敬的[姓名]"等。2.邮件发送认真核对收件人地址、抄送对象和密送对象，确保邮件发送给正确的人员。重要邮件在发送前应仔细检查内容，确认无误后再发送。根据邮件的紧急程度和重要性，合理选择发送时间，避免在非工作时间或收件人不方便时发送紧急邮件。3.邮件接收与处理及时收取邮件，定期清理邮箱，避免因邮件积压而影响工作。对收到的邮件进行认真阅读，根据邮件内容及时做出回复或处理，并按照公司规定进行文件的存档或转发。对于重要邮件，应及时进行标记或分类，以便日后查找和参考。（四）手机通信使用规范1.工作联系保持手机畅通，确保在工作时间内能够及时接听公司或客户的来电。如因特殊原因需要关机或调整铃声模式，应提前告知上级领导或相关同事，并设置好语音留言。使用手机进行工作沟通时，应注意语言规范和工作态度，不得因私人事务影响工作交流。2.信息安全妥善保管手机，防止丢失或被盗。如手机丢失，应立即挂失相关账号，并及时向公司报告，采取措施防止公司信息泄露。不得在手机中存储公司机密、商业秘密等敏感信息，如需存储相关信息，应按照公司的保密规定进行加密处理。（五）传真机使用规范1.文件传真发送传真前，应确认传真内容清晰、准确，文件格式符合传真要求。填写传真封面，注明传真号码、收件人姓名、单位、传真页数等信息，并确保填写准确无误。发送传真后，应及时与收件人确认传真是否成功接收，并留存传真记录。2.传真接收收到传真后，应及时通知收件人领取，并做好登记，记录传真的发送时间、传真号码、发件人姓名、传真页数等信息。对于重要传真文件，应按照公司文件管理规定进行妥善保管和存档。（六）对外联络邮箱使用规范1.商务沟通对外联络邮箱仅用于与外部业务伙伴进行正式商务沟通，邮件内容应体现公司的专业形象和业务水平。回复外部邮件时，应使用规范的商务语言，明确表达公司的立场和意见，及时处理业务问题。2.权限管理对外联络邮箱的账号和密码由专人负责管理，定期更换密码，确保账号安全。根据工作需要，合理设置邮箱的权限，如不同人员对收件、发件、查阅等功能的权限，防止信息泄露和滥用。五、通信联络安全管理（一）信息保密1.严格遵守公司的保密制度，对于在通信联络过程中涉及的公司机密、商业秘密以及个人隐私信息，不得泄露给无关人员。2.在使用内部即时通讯工具、电子邮件等进行通信时，注意对敏感信息进行加密处理或采取其他保密措施。3.严禁在非工作场合谈论公司机密信息，不得通过非公司指定的通信渠道传输敏感信息。（二）网络安全1.加强对通信联络系统所依赖的网络环境的安全管理，安装必要的网络安全防护软件，如防火墙、杀毒软件等，防止网络攻击和恶意软件入侵。2.定期对网络设备和通信系统进行安全检查和漏洞扫描，及时发现并修复安全隐患。3.员工不得随意连接不安全的无线网络，避免因网络安全问题导致公司信息泄露。（三）应急处理1.制定通信联络系统应急预案，明确在系统出现故障、遭受网络攻击或其他紧急情况下的应急处理流程和责任分工。2.定期对应急预案进行演练，确保相关人员熟悉应急处理流程，能够在紧急情况下迅速采取有效措施，保障通信联络的畅通。3.当通信联络系统出现故障时，应立即启动应急预案，及时组织技术人员进行抢修，并向受影响的部门和人员通报情况，采取临时替代通信方式确保工作的正常进行。六、通信联络记录与存档（一）记录要求1.对于重要的通信联络信息，如重要电话、紧急邮件、关键业务沟通记录等，应进行详细记录。2.记录内容应包括通信时间、通信双方（或多方）信息、通信内容摘要、处理结果等，确保记录完整、准确、可追溯。3.采用电子记录和纸质记录相结合的方式进行保存，电子记录应进行分类存储，便于查询和管理。（二）存档管理1.行政部门负责对通信联络记录进行定期整理和存档，建立专门的档案库或电子文档管理系统。2.存档期限根据公司相关规定执行，一般重要记录应长期保存，以便在需要时进行查阅和审计。3.严格控制通信联络记录的查阅权限，未经授权人员不得随意查阅存档记录。如因工作需要查阅，应按照公司规定的审批流程进行申请和登记。七、通信联络培训与考核（一）培训计划1.行政部门会同人力资源部门制定通信联络系统使用培训计划，定期组织员工进行培训。2.培训内容包括通信设备及设施的操作使用、通信联络行为规范、信息安全知识等，确保员工熟练掌握通信联络系统的各项功能和使用要求。3.根据不同岗位的需求，提供针对性的培训课程，如针对销售人员的对外沟通技巧培训，针对技术人员的网络安全培训等。（二）培训方式1.采用集中授课、现场演示、在线学习等多种培训方式相结合，提高培训效果。2.邀请通信技术专家、公司内部业务骨干等担任培训讲师，分享实际操作经验和案例。3.鼓励员工之间进行经验交流和学习，形成良好的学习氛围。（三）考核机制1.建立通信联络系统使用考核机制，将员工的通信联络行为表现纳入绩效考核体系。2.考核内容包括通信