行政追踪工作管理制度

行政追踪工作管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政工作的管理与监督，确保各项行政事务能够按照预定计划高效、有序地推进，及时发现和解决行政工作中出现的问题，提高行政工作的质量和效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部所有行政工作的追踪管理，包括但不限于文件管理、会议组织、办公用品采购、车辆管理、环境卫生维护等方面。（三）基本原则1.目标导向原则：行政追踪工作应以实现公司行政目标为出发点和落脚点，围绕目标开展各项追踪活动，确保行政工作与公司整体战略方向保持一致。2.及时有效原则：对行政工作进行实时追踪，及时发现问题并采取有效措施加以解决，避免问题积累和扩大，影响行政工作的正常开展。3.责任明确原则：明确各项行政工作的责任主体，确保追踪工作能够落实到具体部门和个人，做到责任清晰、奖惩分明。4.沟通协调原则：在行政追踪过程中，加强各部门之间的沟通与协调，形成工作合力，共同推动行政工作顺利进行。二、行政追踪工作的组织与职责（一）行政追踪工作小组成立以行政总监为组长，各行政部门负责人为成员的行政追踪工作小组。工作小组负责制定行政追踪工作计划、组织实施追踪工作、协调解决追踪过程中出现的问题，并定期向上级领导汇报行政追踪工作情况。（二）职责分工1.行政总监全面负责行政追踪工作的领导与决策，确定行政追踪工作的总体目标和方向。审核行政追踪工作计划和报告，对重大问题进行协调和决策。2.行政部门负责人负责本部门行政工作的追踪管理，制定具体的追踪措施和方案。定期向行政追踪工作小组汇报本部门行政工作的进展情况、存在问题及解决措施。组织本部门人员落实行政追踪工作小组提出的整改意见和要求。3.行政追踪专员协助行政部门负责人开展行政追踪工作，具体负责收集、整理和分析行政工作相关数据和信息。对行政工作进行日常监督和检查，及时发现问题并记录在案。按照要求撰写行政追踪工作报告，反馈行政工作的进展情况和存在问题。三、行政追踪工作的内容与流程（一）文件管理追踪1.追踪内容文件的起草、审核、签发、编号、印发等环节是否符合规定程序。文件的传递、签收、登记、存档等是否及时、准确，有无丢失、延误现象。文件的保密性是否得到有效保障，是否存在文件泄露的风险。2.追踪流程定期检查文件管理系统，查看文件的流转记录是否完整。随机抽取部分文件，核实文件处理环节的操作是否规范。与相关人员沟通，了解文件传递过程中是否存在问题。（二）会议组织追踪1.追踪内容会议筹备工作是否充分，包括会议通知的发送、会议资料的准备、会议场地的布置等。会议的组织实施是否有序，如会议时间的把控、会议议程的执行、参会人员的签到等。会议决议的落实情况，是否及时跟进会议决议的执行进度，有无反馈机制。2.追踪流程在会议召开前，检查会议筹备工作的完成情况。会议期间，观察会议组织的现场情况，记录存在的问题。会议结束后，跟踪会议决议的执行情况，定期收集反馈信息。（三）办公用品采购追踪1.追踪内容办公用品的采购计划是否合理，是否根据实际需求进行采购。采购流程是否合规，包括供应商的选择、采购合同的签订、采购价格的审核等。办公用品的库存管理是否规范，有无积压或缺货现象。办公用品的使用情况是否得到有效监督，有无浪费现象。2.追踪流程审查办公用品采购计划，评估其合理性。检查采购合同及相关审批文件，确保采购流程合规。定期盘点办公用品库存，查看库存数量和质量情况。抽查部分部门的办公用品使用记录，分析使用情况。（四）车辆管理追踪1.追踪内容车辆调度是否合理，能否满足公司业务出行需求。车辆的日常维护保养是否及时，车辆性能是否良好。车辆的使用记录是否完整，包括出车时间、地点、事由等。车辆的油耗及费用控制是否在合理范围内。2.追踪流程检查车辆调度安排，评估其合理性和及时性。查看车辆维护保养记录，核实维护保养工作的执行情况。调阅车辆使用记录，检查记录的真实性和完整性。分析车辆油耗及费用数据，对比预算指标，查找异常情况。（五）环境卫生维护追踪1.追踪内容办公区域的环境卫生清扫是否及时、彻底，有无卫生死角。公共区域的设施设备是否完好，能否正常使用。环境卫生维护的监督检查机制是否健全，是否定期进行检查和评估。2.追踪流程定期对办公区域进行巡查，检查环境卫生状况。查看公共区域设施设备的运行情况，记录损坏情况。检查环境卫生维护的检查记录和评估报告，了解监督检查工作的开展情况。四、行政追踪工作的方法与手段（一）定期检查行政追踪工作小组定期对各项行政工作进行全面检查，制定详细的检查清单，明确检查内容、标准和方法。检查结束后，形成检查报告，对发现的问题进行详细记录，并提出整改建议。（二）不定期抽查行政追踪专员不定期对行政工作进行抽查，重点关注关键环节和容易出现问题的领域。抽查方式可以采用现场查看、资料查阅、人员访谈等多种形式，及时发现行政工作中存在的潜在问题，并督促相关部门及时整改。（三）数据分析收集和整理行政工作相关的数据信息，运用数据分析工具和方法进行深入分析。通过对比分析、趋势分析等手段，了解行政工作的进展情况、存在问题及发展趋势，为行政追踪工作提供数据支持和决策依据。（四）沟通反馈建立有效的沟通反馈机制，加强行政追踪工作小组与各部门之间的沟通与交流。定期召开行政追踪工作会议，通报行政工作的追踪情况，听取各部门的汇报和意见建议。对于追踪过程中发现的问题，及时与相关部门进行沟通反馈，共同探讨解决方案，确保问题得到及时有效的解决。五、行政追踪工作的问题处理与改进（一）问题识别与分类行政追踪专员在追踪过程中发现问题后，应及时进行识别和分类。根据问题的性质、严重程度和影响范围，将问题分为一般问题、重要问题和重大问题。一般问题是指对行政工作的正常开展有一定影响，但可以通过部门内部协调解决的问题；重要问题是指对行政工作的质量和效率有较大影响，需要行政追踪工作小组协调解决的问题；重大问题是指对公司整体运营产生重大影响，需要公司高层领导决策解决的问题。（二）问题处理流程1.一般问题行政追踪专员将发现的一般问题及时反馈给相关部门负责人，并提出整改建议。相关部门负责人应在规定时间内组织人员对问题进行分析和整改，并将整改情况反馈给行政追踪专员。2.重要问题行政追踪专员将重要问题提交给行政追踪工作小组，由工作小组组织相关部门进行专题研究，制定解决方案。相关部门按照解决方案负责具体实施整改工作，行政追踪工作小组负责跟踪监督整改进度，确保问题得到妥善解决。3.重大问题行政追踪工作小组将重大问题及时上报公司高层领导，由公司高层领导组织相关部门进行决策，制定应对措施。各部门按照公司高层领导的决策部署，负责具体落实应对措施，行政追踪工作小组负责对问题的解决情况进行全程跟踪和评估。（三）持续改进1.行政追踪工作小组定期对行政追踪工作进行总结分析，针对行政工作中存在的共性问题和反复出现的问题，深入查找原因，制定相应的预防措施，防止问题再次发生。2.根据公司发展战略和业务需求的变化，及时调整行政追踪工作的内容和方法，不断优化行政追踪工作流程，提高行政追踪工作的有效性和针对性。3.加强对行政追踪工作的培训与学习，提高行政追踪专员的业务水平和综合素质，为行政追踪工作的顺利开展提供有力保障。六、行政追踪工作的考核与奖惩（一）考核指标1.行政工作目标完成情况：根据公司年度行政工作计划，设定各项行政工作的具体目标和考核标准，考核各部门行政工作目标的完成情况。2.行政追踪工作执行情况：考核行政追踪工作小组及各部门行政追踪工作的组织实施情况，包括追踪计划的制定与执行、问题的发现与解决、沟通反馈机制的运行等。3.行政工作质量提升情况：通过对行政工作的各项指标进行对比分析，考核行政追踪工作对行政工作质量提升的贡献程度，如文件处理的准确性、会议组织的效率、办公用品管理的规范性等。（二）考核方式1.定期考核：行政追踪工作小组每季度对各部门行政工作进行一次全面考核，制定详细的考核评分表，按照考核指标对各部门进行量化评分。2.不定期考核：行政追踪专员在日常工作中对各部门行政工作进行不定期抽查考核，及时发现问题并记录在案，作为定期考核的补充依据。3.自评与互评：各部门在每季度末进行行政工作自评，总结本部门行政工作的成绩与不足，并提交自评报告。同时，组织各部门之间进行互评，相互学习借鉴，促进共同提高。（三）奖惩措施1.奖励对于行政工作目标完成情况优秀、行政追踪工作执行得力、行政工作质量提升显著的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式可以包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。对在行政追踪工作中提出创新性建议和方法，有效推动行政工作改进和提高的个人，给予特别奖励。2.惩罚对于行政工作目标未完成、行政追踪工作执行不力、行政工作质量出现严重问