供应商送货管理制度

供应商送货管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范公司供应商送货管理流程，确保所采购物资的质量、数量及交货期符合公司要求，加强与供应商的合作与沟通，保障公司生产经营活动的顺利进行。2.适用范围本制度适用于公司所有采购物资的供应商送货管理活动，包括原材料、零部件、成品等。3.职责分工采购部门负责与供应商签订采购合同，明确送货要求、质量标准、交货期等条款。提前向供应商下达送货通知，确保供应商按时送货。跟踪供应商送货情况，协调解决送货过程中出现的问题。仓库部门负责接收供应商送来的物资，核对物资的数量、规格、型号等是否与送货单一致。对物资进行验收，检查物资的质量是否符合要求。办理物资入库手续，做好物资的存储管理。质量部门参与对供应商送来物资的质量检验工作，对不合格物资提出处理意见。定期对供应商的物资质量进行评估，反馈质量问题并督促供应商改进。供应商按照采购合同要求，按时、按质、按量将物资送达公司指定地点。提供物资的相关质量证明文件，配合公司做好物资验收工作。对送货过程中出现的问题及时与公司沟通，采取有效措施解决。二、供应商选择与评估1.供应商选择标准具备合法经营资质，信誉良好，无不良记录。生产能力和技术水平能够满足公司采购物资的要求。质量管理体系健全，能够保证物资质量稳定。价格合理，具有一定的成本优势。服务意识强，能够及时响应公司需求，提供优质的售后服务。2.供应商评估采购部门定期（每年至少一次）对供应商进行评估，评估内容包括物资质量、交货期、价格、服务等方面。质量部门提供物资质量评估报告，仓库部门提供交货期和数量准确性评估报告，采购部门综合各方面意见进行供应商评估打分。根据评估结果，将供应商分为优秀、良好、合格、不合格四个等级。对于优秀供应商给予一定的奖励和优先合作机会；对于不合格供应商，采购部门应与其沟通，要求其限期整改，如整改后仍不符合要求，可考虑终止合作。三、送货通知1.采购订单下达采购部门根据公司生产经营需求，向供应商下达采购订单，明确物资的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等详细信息。2.送货通知提前期采购部门应在供应商交货前[x]天向供应商发出送货通知，特殊情况除外。送货通知应采用书面、邮件或电子订单系统等方式发送给供应商。3.送货通知内容送货通知应包含以下内容：采购订单编号。物资详细信息，如名称、规格、型号、数量等。交货日期和时间要求。交货地点及联系人信息。其他特殊要求，如包装要求、质量证明文件要求等。四、送货要求1.送货时间供应商应严格按照送货通知要求的时间将物资送达公司指定地点。如因特殊原因需要变更送货时间，应提前[x]小时通知采购部门，并说明原因，经采购部门同意后方可变更。2.送货数量供应商应确保所送物资的数量准确无误，与采购订单或送货通知一致。送货数量误差应控制在允许范围内（一般为±[x]%），超出误差范围的，公司有权拒收超出部分物资。3.送货质量供应商应保证所送物资的质量符合采购合同约定的质量标准。物资应附带质量证明文件，如产品合格证、检验报告等。质量部门在物资到货后进行质量检验，如发现质量问题，应及时通知采购部门，采购部门与供应商协商处理，不合格物资不得入库。4.送货包装供应商应按照公司要求对物资进行包装，确保物资在运输过程中不受损坏。包装应符合环保、防潮、防震等要求，包装上应标明物资名称、规格、型号、数量等信息。5.送货文件供应商送货时应随货提供以下文件：送货单，详细注明物资名称、规格、型号、数量、采购订单编号等信息，并加盖供应商公章。质量证明文件，如产品合格证、检验报告等。其他相关文件，如装箱清单、说明书等。五、物资接收1.仓库接收准备仓库部门在接到采购部门的送货通知后，应做好物资接收的准备工作，包括安排收货人员、清理收货场地、准备验收工具等。2.到货核对收货人员在物资送达后，应首先核对送货车辆的送货单与采购订单是否一致，包括物资名称、规格、型号、数量、交货期等信息。如发现不一致，应及时与采购部门和供应商沟通确认。3.物资验收仓库收货人员会同质量部门对物资进行验收，验收内容包括物资的外观、数量、规格、型号、质量等。质量部门按照相关质量标准和检验规范对物资进行抽检或全检，对于关键物资或质量不稳定的物资应进行重点检验。验收合格的物资，仓库收货人员在送货单上签字确认，并办理入库手续；验收不合格的物资，质量部门应出具不合格报告，仓库收货人员拒绝接收，并及时通知采购部门与供应商协商处理。4.紧急放行如因生产急需，物资来不及检验或检验结果未出来时，经采购部门、质量部门和使用部门共同确认，可办理紧急放行手续，但必须在规定时间内完成检验。如检验不合格，应及时追回已发放使用的物资。六、送货异常处理1.交货延迟处理如供应商出现交货延迟情况，采购部门应及时与供应商沟通，了解延迟原因。对于因不可抗力等特殊原因导致的延迟，双方应协商调整交货时间。对于因供应商自身原因导致的延迟，采购部门应根据延迟时间和对公司生产经营的影响程度，采取相应的措施，如要求供应商承担违约责任、调整采购计划等。2.数量不符处理如发现送货数量与采购订单或送货通知不一致，仓库收货人员应及时通知采购部门与供应商核对。对于超出允许误差范围的，采购部门应要求供应商补足或退还多余物资。如因数量不符导致公司生产经营受到影响，采购部门可要求供应商承担相应的损失赔偿责任。3.质量问题处理质量部门在验收过程中发现物资质量问题，应立即通知采购部门，并出具不合格报告。采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商采取退货、换货、补货或降价等措施处理。对于因质量问题给公司造成损失的，采购部门应要求供应商承担赔偿责任。同时，质量部门应跟踪供应商对质量问题的整改情况，确保类似问题不再发生。4.其他异常处理如在送货过程中出现其他异常情况，如运输损坏、包装破损等，采购部门应及时与供应商协商处理，要求供应商采取相应的补救措施，如重新包装、更换物资等，并承担由此产生的费用。七、沟通与协调1.定期沟通会议采购部门定期（每月至少一次）组织与供应商召开沟通会议，会议内容包括总结上月送货情况、反馈质量问题、协调解决合作过程中存在的问题、讨论下月采购计划等。通过沟通会议，加强与供应商的交流与合作，增进双方的了解与信任。2.日常沟通渠道采购部门与供应商应建立多种日常沟通渠道，如电话、邮件、即时通讯工具等，以便及时沟通送货相关信息。对于紧急问题，应确保能够在第一时间取得联系并协调解决。3.投诉与反馈处理公司各部门如对供应商送货存在投诉或反馈意见，应及时反馈给采购部门，采购部门负责协调处理，并将处理结果及时反馈给相关部门。同时，采购部门应定期收集公司内部对供应商送货管理的意见和建议，不断完善管理制度和流程。八、考核与奖惩1.供应商考核采购部门定期对供应商的送货情况进行考核，考核指标包括交货期、数量准确性、质量合格率、服务满意度等。根据考核结果，对供应商进行评分排名，并将考核情况反馈给供应商。2.奖励措施对于在送货管理方面表现优秀的供应商，公司给予以下奖励：优先合作机会，增加采购订单份额。给予一定的价格优惠或返利。颁发荣誉证书或奖牌，在公司内部进行表彰。3.惩罚措施对于在送货管理方面出现问题较多、表现较差的供应商，公司采取以下惩罚措施：要求供应商限期整改，整改期间暂停部分采购订单或降低采购额度。扣除