进货准入查验管理制度

进货准入查验管理制度一、总则1.目的为加强公司采购环节的管理，确保所采购的货物符合质量、安全、法规等要求，保障公司正常运营和消费者权益，特制定本进货准入查验管理制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及货物采购的部门和人员，包括但不限于原材料采购、商品采购、设备采购等各类进货活动。3.基本原则合法性原则：所采购的货物必须符合国家法律法规及相关标准的要求。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购货物的质量满足公司生产经营和客户需求。严格查验原则：对每一批次进货进行严格的查验，确保货物的质量、数量、规格等符合采购合同要求。可追溯原则：建立完善的进货记录，保证采购过程和货物来源可追溯。二、采购前的供应商管理1.供应商筛选建立供应商信息库，收集供应商的基本资料，包括企业资质、生产能力、产品质量、信誉状况、售后服务等方面的信息。对潜在供应商进行实地考察或通过第三方机构进行评估，确保其具备合法经营资格和良好的商业信誉。根据公司采购需求和产品特点，制定供应商筛选标准，优先选择具有一定规模、生产工艺先进、质量控制严格、价格合理的供应商。2.供应商资质审核要求供应商提供营业执照、生产许可证、产品质量认证证书、税务登记证等相关资质证明文件，并进行审核。对于涉及特殊行业或产品的供应商，还需审核其相应的行业资质证书，如食品生产许可证、医疗器械经营许可证等。定期对供应商资质进行复查，确保其资质的有效性和合法性。3.供应商评估与考核建立供应商评估体系，从产品质量、交货期、价格、售后服务等方面对供应商进行定期评估。评估方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析、客户反馈等多种形式，综合评价供应商的表现。根据评估结果对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商给予奖励和更多的合作机会，对于表现不佳的供应商进行警告、整改或淘汰处理。三、进货查验的流程与要求1.到货通知与准备采购部门在货物发出前，应及时通知收货部门货物预计到达时间、数量、规格等信息。收货部门接到通知后，应安排专人负责收货，并做好收货场地、设备、工具等准备工作。准备好相关的验收文件和工具，如采购合同、质量标准文件、检验检测设备等。2.外观检查货物到货后，收货人员首先对货物的外包装进行检查，查看包装是否完好无损，有无破损、变形、受潮、污染等情况。检查包装标识是否清晰、完整，包括产品名称、规格型号、生产日期、保质期、生产厂家、产地、重量、数量等信息，是否与采购合同一致。对于有特殊包装要求的货物，如易碎品、危险品等，要按照相应的要求进行检查。3.数量核对依据采购合同和送货清单，对货物的数量进行逐一核对，确保到货数量与合同约定相符。如发现数量短缺或溢余，应及时与供应商沟通，查明原因，并做好记录。对于贵重物品或数量较大的货物，可采用抽检与全检相结合的方式进行数量核对。4.质量检验根据采购货物的性质和质量要求，按照相应的质量标准或检验规范进行质量检验。检验项目可包括外观、尺寸、性能、成分、安全性等方面，对于关键质量指标要进行严格检测。采用自检、互检、专检等多种检验方式，确保检验结果的准确性和可靠性。对于需要进行实验室检测或委托第三方检测机构检测的货物，应及时安排送检，并等待检测报告结果。5.合格判定根据外观检查、数量核对和质量检验的结果，对货物进行合格判定。对于符合采购合同要求和质量标准的货物，判定为合格；对于不符合要求的货物，判定为不合格。对于不合格货物，要详细记录不合格情况，如不合格项目、数量、批次等，并及时与供应商联系，协商处理方式。6.进货记录建立完善的进货记录制度，对每一批次进货的相关信息进行详细记录。记录内容包括采购日期、供应商名称、货物名称、规格型号、数量、质量状况、检验结果、采购合同编号等。进货记录应妥善保存，保存期限应符合相关法律法规和公司规定的要求，以便日后查询和追溯。四、特殊情况的处理1.紧急采购情况在遇到紧急采购需求时，采购部门应在确保货物质量和合法性的前提下，尽快采购所需货物。对于紧急采购的货物，收货部门应优先安排查验，简化查验流程，但仍要确保基本的质量和数量要求。紧急采购完成后，应及时补办相关的采购手续和记录，确保采购过程的合规性。2.不合格货物处理对于判定为不合格的货物，收货部门应立即隔离存放，并做好标识，防止不合格货物混入合格产品中。采购部门应及时与供应商沟通，要求供应商在规定时间内处理不合格货物，如退货、换货、补货等。如供应商对不合格货物的判定有异议，可协商共同委托第三方检测机构进行复检，以复检结果为准。对于因不合格货物给公司造成损失的，公司有权根据合同约定向供应商索赔。3.供应商变更情况如因特殊原因需要更换供应商，采购部门应提前评估新供应商的资质和能力，并按照供应商筛选和审核流程进行审批。在更换供应商前，应与原供应商妥善处理好未完成的采购合同和相关事宜。对于新采购的货物，应按照进货查验流程进行严格查验，确保货物质量不受影响。五、人员职责与培训1.人员职责采购部门：负责供应商的选择、采购合同的签订与执行，确保所采购货物符合公司要求，并及时通知收货部门货物到货信息。收货部门：负责货物的接收、外观检查、数量核对和初步质量检验，做好进货记录，并及时反馈货物查验情况。质量控制部门：制定质量检验标准和规范，对采购货物进行质量检验和判定，对不合格货物提出处理意见。仓库管理部门：负责对合格货物进行入库存储管理，对不合格货物进行隔离存放，并配合相关部门做好货物的处理工作。2.培训要求定期组织相关人员进行进货准入查验管理制度的培训，确保员工熟悉制度内容和工作流程。培训内容包括法律法规知识、供应商管理、进货查验流程、质量检验方法、不合格货物处理等方面。通过培训，提高员工的业务水平和责任意识，确保进货查验工作的质量和效率。六、监督与检查1.内部监督公司内部设立专门的监督部门或岗位，定期对进货准入查验管理制度的执行情况进行监督检查。监督检查内容包括供应商管理、进货查验流程、进货记录、不合格货物处理等方面，确保各项工作符合制度要求。对于发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。2.外部监督积极配合政府相关部门的监督检查，