行政维修材料管理制度

行政维修材料管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政维修材料的管理，规范材料的采购、使用、库存等环节，确保维修工作的顺利进行，降低维修成本，提高公司整体运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有行政办公区域、生产车间、公共设施等的维修材料管理。（三）基本原则1.按需采购原则：根据维修实际需求，合理安排采购计划，避免积压和浪费。2.成本控制原则：在保证维修质量的前提下，尽量降低采购成本，提高资金使用效益。3.质量保证原则：所采购的维修材料必须符合质量标准，确保维修后的设施设备正常运行。4.规范管理原则：对维修材料的采购、验收、存储、发放、使用等环节进行规范化管理，明确各部门和人员的职责。二、职责分工（一）行政部门1.负责制定行政维修材料的年度采购预算，并根据实际维修需求编制月度采购计划。2.负责维修材料采购的具体实施，包括供应商的选择、采购合同的签订与执行等。3.负责建立维修材料库存台账，定期进行盘点，确保账实相符。4.负责对维修材料的使用情况进行监督和检查，及时发现和纠正浪费等不合理现象。（二）使用部门1.根据维修工作需要，提前向行政部门提交维修材料需求申请。2.负责本部门维修材料的领用和使用，按照规定填写领用单，并确保材料的合理使用，杜绝浪费。3.协助行政部门对维修材料的库存进行盘点，提供相关使用信息。（三）财务部门1.负责审核维修材料采购预算和采购费用报销，确保费用支出的合理性和合规性。2.负责对维修材料的成本进行核算和分析，为成本控制提供数据支持。（四）质量检验部门1.对采购的维修材料进行质量检验，确保材料符合质量标准。2.对维修后使用的材料质量进行跟踪和评估，发现问题及时反馈。三、采购管理（一）采购计划1.行政部门应于每年末根据公司下一年度的维修计划和设施设备状况，编制行政维修材料年度采购预算，报公司领导审批。2.每月末，各使用部门应根据次月的维修任务，填写《维修材料需求申请表》，详细注明材料名称、规格型号、数量、预计使用时间等信息，提交给行政部门。3.行政部门汇总各使用部门的需求申请后，结合库存情况，编制月度采购计划。采购计划应明确采购材料的名称、规格、数量、采购时间等内容，并报部门负责人审核。（二）供应商选择1.行政部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，选择信誉良好、产品质量可靠、价格合理、供货及时的供应商。2.对新供应商进行评估时，应收集其营业执照、税务登记证、产品质量认证、业绩证明等相关资料，并实地考察其生产经营状况。3.定期对供应商进行考核，考核内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格等方面。对于考核不合格的供应商，应及时进行调整或淘汰。（三）采购实施1.根据月度采购计划，行政部门采购人员应向选定的供应商发送采购订单，明确采购材料的规格、数量、价格、交货期等要求。2.采购订单应经部门负责人审核后发送给供应商，并跟踪订单执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。3.对于紧急采购需求，采购人员应在确保质量的前提下，尽快采购所需材料，并及时办理相关审批手续。（四）采购验收1.维修材料到货后，采购人员应及时通知质量检验部门和使用部门进行验收。2.质量检验部门按照相关质量标准对采购材料进行检验，检查材料的规格、型号、数量、质量等是否符合要求。对于不合格的材料，应及时与供应商联系退换货。3.使用部门根据维修需求对材料的实用性进行验收。验收合格后，采购人员、质量检验人员和使用部门验收人员应在《采购验收单》上签字确认。四、库存管理（一）仓库设置与布局1.公司应设置专门的行政维修材料仓库，仓库应具备良好的通风、防潮、防火、防盗等条件。2.仓库内应根据材料的类别、用途、规格等进行合理分区，并设置明显的标识牌，便于材料的存放和查找。（二）入库管理1.采购材料到货并验收合格后，仓库管理人员应及时办理入库手续，将材料按照规定的位置存放，并在库存台账上记录入库日期、材料名称、规格型号、数量、供应商等信息。2.对于自制或回收的维修材料，相关部门应填写《材料入库单》，注明材料来源、名称、规格型号、数量等信息，经质量检验合格后交仓库管理人员办理入库手续。（三）存储管理1.仓库管理人员应定期对库存材料进行检查，确保材料的存储安全，防止材料损坏、变质、丢失等情况发生。2.对有保质期要求的材料，应建立保质期台账，按照先进先出的原则进行发放，避免过期使用。3.库存材料应分类存放，摆放整齐，便于盘点和发放。对于易燃易爆、有毒有害等危险物品，应按照相关规定进行单独存放，并采取相应的安全防护措施。（四）盘点管理1.仓库管理人员应每月对库存材料进行盘点，编制《库存盘点表》，详细记录盘点日期、材料名称、规格型号、账面数量、实际数量、盘盈盘亏情况等信息。2.盘点结束后，仓库管理人员应将盘点结果与库存台账进行核对，如发现账实不符，应及时查明原因，并填写《盘盈盘亏报告表》，报部门负责人和财务部门审批。3.根据审批结果，仓库管理人员对库存台账进行调整，确保账实相符。对于盘盈或盘亏的材料，应按照相关规定进行处理。（五）出库管理1.使用部门需要领用维修材料时，应填写《材料领用单》，注明材料名称、规格型号、数量、领用用途等信息，并经部门负责人签字审批。2.仓库管理人员根据审批后的《材料领用单》发放材料，发放时应核对材料的名称、规格型号、数量等信息，确保发放准确无误。3.发放完毕后，仓库管理人员应在《材料领用单》上签字确认，并在库存台账上记录出库日期、领用部门、材料名称、规格型号、数量等信息。4.对于贵重或限量领用的维修材料，应实行专人专管制度，严格控制领用数量和使用情况。五、使用管理（一）领用规定1.使用部门应按照批准的维修计划和实际需求领用维修材料，不得超计划或无计划领用。2.领用的维修材料应按照规定的用途使用，不得挪作他用。如需变更用途，应经相关部门审批。3.使用部门在领用材料时，应仔细核对材料的规格、型号、数量等信息，如发现问题应及时与仓库管理人员或采购人员联系。（二）现场管理1.维修人员在使用维修材料时，应遵守操作规程，合理使用材料，避免浪费。2.维修现场应保持整洁，材料应摆放整齐，使用后的剩余材料应及时清理回收，交仓库管理人员办理退库手续。3.对于维修过程中产生的废旧材料，应按照公司相关规定进行回收处理，不得随意丢弃。（三）成本控制1.各部门应加强对维修材料使用的成本控制意识，在保证维修质量的前提下，尽量降低材料消耗。2.对于维修成本较高的项目，应进行专项分析，找出成本控制的关键点，并采取相应的措施进行改进。3.行政部门应定期对维修材料的使用情况进行统计分析，向公司领导汇报材料消耗情况，为成本控制提供决策依据。六、报废管理（一）报废鉴定1.对于损坏严重、无法修复或已达到报废年限的维修材料，使用部门应填写《材料报废申请表》，详细说明材料名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，并提交给行政部门。2.行政部门组织质量检验部门、财务部门等相关人员对申请报废的材料进行鉴定，确定是否符合报废条件。（二）报废审批1.经鉴定符合报废条件的材料，由行政部门填写《材料报废审批表》，报公司领导审批。2.公司领导根据审批权限对报废申请进行审批，批准后材料方可进行报废处理。（三）报废处理1.报废材料经批准后，仓库管理人员应按照公司相关规定进行处理。对于有回收价值的报废材料，应进行回收再利用；对于无回收价值的报废材料，应按照环保要求进行妥善处理，如报废金属材料可交由有资质的回收公司回收，报废电子设备等应按照相关规定进行拆解处理，避免环境污染。2.仓库管理人员应在库存台账上记录报废材料的处理情况，包括报废日期、处理方式、处理去向等信息。七、监督与考核（一）监督检查1.行政部门应定期对维修材料的采购、库存、使用等情况进行监督检查，发现问题及时督促相关部门和人员进行整改。2.财务部门应加强对维修材料费用的核算和监督，确保费用支出的合理性和合规性。3.公司内部审计部门应定期对维修材料管理情况进行审计，对发现的违规问题进行严肃处理。（二）考核办法1.建立维修材料管理考核制度，对各部门和相关人员在维修材料管理工作中的表现进行考核。