规范财务印章管理制度

规范财务印章管理制度总则目的为加强公司财务印章管理，规范财务印章的刻制、使用、保管等行为，防范财务风险，确保公司资金安全与财务工作的正常运转，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司总部及各下属子公司、分公司涉及财务印章的管理活动。基本原则1.合法性原则：财务印章的刻制、使用、保管等必须符合国家法律法规及公司相关规定。2.安全性原则：确保财务印章的安全存放与使用，防止印章被盗用、冒用等情况发生。3.专人负责原则：明确专人负责财务印章的具体管理工作，做到责任清晰。4.审批规范原则：严格执行印章使用审批流程，未经审批不得擅自使用印章。财务印章的种类及用途财务专用章用于公司各类款项收付、票据背书、财务报表签章等财务相关业务。法定代表人印章用于办理银行结算、重要财务文件签署等需要法定代表人签章确认的事项。发票专用章用于公司开具各类发票时加盖。其他财务印章根据公司财务工作实际需要刻制的其他专用印章，如资金收付专用章、合同财务专用章等，各自用于特定的财务业务。财务印章的刻制与启用刻制流程1.申请：因业务需要刻制财务印章时，由使用部门填写《财务印章刻制申请表》，详细说明印章名称、用途、刻制数量等信息，并经部门负责人签字确认后，报财务负责人审核。2.审核：财务负责人对申请进行审核，重点审查印章刻制的必要性、用途的合理性等，审核通过后报公司总经理审批。3.审批：总经理根据公司实际情况进行审批，批准后由行政部门负责联系具有资质的印章刻制单位进行刻制。启用程序1.交接：印章刻制完成后，行政部门应及时与刻制单位办理交接手续，并将印章移交至财务部门。财务部门指定专人接收印章，并填写《财务印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、启用日期等信息，交接双方签字确认。2.备案：财务部门将新启用的财务印章相关信息报公司档案管理部门备案，同时在公司内部进行公告，明确印章的启用时间、用途及保管责任人等。财务印章的使用使用范围1.各类款项收付业务，如支票、汇票、本票等的签发。2.财务报表、财务报告、纳税申报表等文件的签章。3.发票的开具与盖章。4.银行账户的开立、变更、销户等相关文件的签署。5.其他需要加盖财务印章的财务事项。使用审批1.一般业务审批：对于日常的财务款项收付、发票开具等常规业务，由财务部门负责人按照公司财务审批流程进行审批。审批通过后，方可加盖相应财务印章。2.重大事项审批：涉及金额较大、风险较高或重要财务决策等重大事项，如对外投资、融资担保、重大合同签订等，除经财务部门负责人审批外，还需报公司总经理或董事长审批。在审批文件上明确注明印章使用的具体事项、金额、期限等信息，并由审批人签字确认。使用登记1.建立《财务印章使用登记簿》，详细记录每次印章使用的日期、事由、金额、批准人、经办人等信息。2.印章使用完毕后，经办人应及时在登记簿上签字确认，并将登记簿交财务印章保管人存档。使用要求1.专人使用：财务印章必须由专人负责使用，不得交由他人代盖。2.当面盖章：印章使用时，保管人应在现场监督，确保印章加盖在正确的文件上，且盖章位置准确、清晰。3.严禁空白盖章：严禁在空白的支票、汇票、合同等文件上预先加盖财务印章。如因业务需要确需开具空白支票等，必须在支票上注明用途、限额等信息，并严格按照公司规定的审批流程进行审批。财务印章的保管保管方式1.专人保管：财务专用章、法定代表人印章等重要财务印章应指定专人分别保管，不得由一人同时保管两枚及以上重要印章。2.分地存放：为确保印章安全，财务印章应分地存放。财务专用章、发票专用章等可存放在财务部门保险柜内，法定代表人印章可由法定代表人或其授权的专人保管。保管职责1.保管人职责：负责财务印章的日常保管工作，确保印章存放安全，未经批准不得擅自将印章带出办公区域。定期检查印章的保管情况，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告并采取相应措施。2.监督职责：财务部门负责人对财务印章的保管情况进行定期监督检查，确保保管人严格履行保管职责。如发现保管人存在违规行为，应及时进行纠正，并视情节轻重给予相应处罚。保管环境要求1.财务印章应存放在安全、干燥、通风良好的保险柜内，保险柜应设置密码和钥匙，密码由保管人妥善保管，钥匙应随身携带。2.不得将财务印章存放在易被盗窃、潮湿、高温或有腐蚀性物质的环境中。财务印章的交接与挂失交接1.岗位变动交接：财务印章保管人因岗位变动等原因需要交接印章时，应提前向财务部门负责人提出申请。经批准后，办理印章交接手续。交接双方应填写《财务印章交接清单》，详细记录印章名称、规格、数量、交接日期等信息，并由交接双方及监交人签字确认。监交人一般由财务部门负责人担任。2.临时交接：保管人因出差、请假等原因需要临时交接财务印章时，应经财务部门负责人批准，并指定临时保管人。临时保管人应在交接期间妥善保管印章，确保印章安全。交接完成后，原保管人返回工作岗位时，应及时办理印章归还手续。挂失1.若发现财务印章丢失或被盗，保管人应立即向财务部门负责人报告，并及时采取措施防止印章被冒用。同时，向公安机关报案，并在公司内部发布公告，声明印章作废。2.财务部门应及时按照本制度规定的刻制流程重新刻制印章，并办理相关启用手续。同时，对印章丢失或被盗事件进行调查，追究相关责任人的责任。财务印章的停用与销毁停用1.因公司名称变更、业务调整、印章损坏等原因，导致财务印章不再使用时，由财务部门填写《财务印章停用申请表》，详细说明停用原因、印章名称、规格、数量等信息，并经财务部门负责人审核、公司总经理审批后，办理印章停用手续。2.印章停用后，保管人应将印章妥善保管，不得随意丢弃或销毁。销毁1.对于已停用且无需留存的财务印章，由财务部门填写《财务印章销毁申请表》，经财务部门负责人审核、公司总经理审批后，安排专人进行销毁。2.销毁时，应至少有两名监销人在场，确保印章被彻底销毁。销毁完成后，监销人应在《财务印章销毁清单》上签字确认，并将销毁清单交财务部门存档。监督与检查内部审计监督1.公司内部审计部门定期对财务印章管理制度的执行情况进行审计检查，重点审查印章的刻制、使用、保管、交接、挂失、停用与销毁等环节是否符合规定。2.对于审计检查中发现的问题，内部审计部门应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到妥善解决。日常监督检查1.财务部门负责人应加强对财务印章使用和保管情况的日常监督检查，定期检查《财务印章使用登记簿》、《财务印章交接清单》等记录是否完整、准确，印章保管是否安全。2.如发现违规使用或保管印章的情况，应及时制止并进行纠正，同时按照公司规定追究相关责任人的责任。违规处理违规行为界定1.未经审批擅自使用财务印章。2.超越审批范围使用财务印章。3.将财务印章交由他人代盖。4.在空白文件上预先加盖财务印章。5.未按规定保管财务印章，导致印章丢失、被盗或损坏。6.未按规定办理财务印章的交接、挂失、停用与销毁等手续。处理措施1.对于违规使用财务印章的行为，一经发现，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。