行政人事档案管理制度

行政人事档案管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政人事档案的科学管理，有效地保护和利用档案，提高公司人力资源管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工的行政人事档案管理。（三）基本原则1.真实性原则：档案内容必须真实、准确地反映员工的实际情况。2.完整性原则：全面收集员工在工作过程中形成的各类相关材料，确保档案的完整性。3.保密性原则：严格遵守档案管理的保密规定，防止档案信息泄露。4.及时性原则：及时更新和整理档案内容，保证档案信息的时效性。二、档案内容（一）员工基本信息1.个人简历，包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、政治面貌、婚姻状况等。2.身份证复印件、学历证书复印件、学位证书复印件、专业技术资格证书复印件等相关证明材料。3.近期免冠一寸照片。（二）入职资料1.应聘登记表，详细记录应聘岗位、应聘渠道、期望薪资等信息。2.面试评估表，包含面试过程中对应聘者各项能力的评估意见。3.背景调查材料，如有需要对员工过往工作经历、学历等进行背景调查的相关记录。4.入职体检报告。（三）劳动合同劳动合同文本及续签、变更、解除等相关记录。（四）培训与发展1.参加公司内部培训、外部培训的记录，包括培训课程名称、培训时间、培训成绩等。2.员工职业发展规划材料。（五）绩效考核1.各年度、季度、月度绩效考核表及结果反馈记录。2.绩效改进计划及实施情况记录。（六）薪酬福利1.工资调整记录，包括调薪原因、调薪幅度等。2.奖金发放记录，如绩效奖金、年终奖金等。3.福利享受情况记录，如社保、公积金缴纳情况，各类补贴发放记录等。（七）考勤管理1.考勤记录，包括出勤、迟到、早退、请假、旷工等情况。2.加班申请及加班补贴发放记录。（八）奖惩情况1.获得公司或上级表彰、奖励的相关文件及证书复印件。2.违反公司规章制度受到处罚的相关决定及记录。（九）岗位变动1.岗位调动申请表、审批表及相关说明。2.晋升、降职记录及相关文件。（十）离职手续1.离职申请表、审批表。2.离职面谈记录。3.工作交接清单及完成情况记录。4.离职证明。三、档案建立与收集（一）档案建立1.新员工入职时，人力资源部门负责指导员工填写应聘登记表等相关入职资料，并收集其身份证、学历证书等复印件。2.按照档案内容分类，为新员工建立个人行政人事档案，确保档案资料的齐全、完整。（二）档案收集1.人力资源部门各模块工作人员负责定期收集各自工作范围内产生的员工档案材料。例如，培训专员负责收集培训相关资料，绩效专员负责收集绩效考核资料等。2.各部门应积极配合人力资源部门，及时将涉及本部门员工的相关材料移交至人力资源部门。如员工的奖惩材料由所在部门提供。3.对于员工个人提交的与工作相关的重要材料，如发表的专业文章、获得的专利等，员工应主动交至人力资源部门归档。四、档案整理与分类（一）整理原则1.遵循档案内容的形成规律和内在联系，保持档案的系统性和完整性。2.便于档案的保管、查阅和利用。（二）分类方法1.采用年度类别分类法，即先按年度划分，再在每个年度内按照档案内容的类别进行细分。2.具体类别包括员工基本信息、入职资料、劳动合同、培训与发展、绩效考核、薪酬福利、考勤管理、奖惩情况、岗位变动、离职手续等。（三）整理步骤1.对收集到的档案材料进行甄别，剔除重复、无效的材料。2.按照分类方法，将各类档案材料进行排序、编号，确保每份材料都有唯一的标识。3.编制档案目录，详细记录档案材料的名称、编号、日期、所在页码等信息，以便快速查找。五、档案保管（一）保管方式1.设立专门的档案库房，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火设备、防潮设备、防虫设备等，确保档案的安全存放。2.采用电子档案与纸质档案相结合的保管方式。对于重要的档案材料，同时保存纸质和电子版本，并确保两者内容一致。电子档案应进行备份，存储在不同的介质上，如硬盘、光盘等，并定期进行检查和更新。（二）保管期限1.员工行政人事档案的保管期限根据档案内容的重要性和性质确定。2.一般情况下，员工基本信息、入职资料、劳动合同等长期保存；培训与发展、绩效考核、薪酬福利等档案保存期限为自员工离职或档案形成之日起[x]年；考勤管理、奖惩情况、岗位变动等档案保存期限为自相关事件发生之日起[x]年；离职手续档案保存期限为自员工离职之日起[x]年。3.对于涉及公司商业秘密、知识产权等重要信息的档案，应按照相关法律法规和公司规定，延长保管期限或进行永久性保存。（三）档案清查1.定期对档案进行清查，每年至少进行一次全面清查，确保档案的完整性和准确性。2.清查过程中，如发现档案丢失、损坏或信息错误等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。3.对清查结果进行记录，形成档案清查报告，报告内容包括档案数量、保管状况、存在问题及整改措施等。六、档案查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部人员因工作需要查阅档案的，需填写《档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容等信息，经所在部门负责人签字同意后，提交至人力资源部门审批。2.人力资源部门负责人根据申请内容进行审批，对于涉及员工个人隐私、公司机密等敏感信息的查阅申请，需经公司分管领导批准。3.一般情况下，查阅档案应在人力资源部门指定的地点进行，查阅人员不得擅自将档案带出指定地点。（二）查阅范围1.根据查阅目的和审批情况，确定查阅人员可查阅的档案范围。一般应严格限制在与工作相关的必要信息范围内。2.查阅人员应按照审批的查阅内容进行查阅，不得擅自翻阅其他无关材料。（三）借阅权限1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅公司员工档案的，必须持有单位正式介绍信，并填写《档案借阅申请表》，详细说明借阅目的、借阅期限等，经公司分管领导批准后，方可办理借阅手续。2.公司内部人员因特殊情况需要借阅档案的，需经所在部门负责人和人力资源部门负责人签字同意，并明确借阅期限。借阅期限一般不得超过[x]个工作日。（四）借阅要求1.借阅人员必须妥善保管所借阅的档案，不得转借他人，不得擅自涂改、抽取、撤换档案材料。2.借阅期限届满，借阅人员应按时归还档案。如需延期借阅，应提前办理续借手续。3.借阅人员归还档案时，人力资源部门应对档案进行检查，如发现档案有损坏、丢失等情况，应及时查明原因，并要求借阅人员承担相应责任。七、档案保密与安全（一）保密制度1.档案管理人员应严格遵守保密规定，不得泄露档案内容。2.严禁在非工作场所谈论档案内容，不得向无关人员透露档案信息。3.对于涉及公司商业秘密、员工个人隐私等敏感信息的档案，应采取加密存储、限制访问等特殊保密措施。（二）安全措施1.加强档案库房的安全管理，配备必要的安全设施，如监控设备、防盗报警装置等，确保档案库房的安全。2.定期对档案保管设备进行检查和维护，确保设备正常运行，防止因设备故障导致档案损坏。3.做好档案的防火、防潮、防虫、防鼠等工作，采取相应的防护措施，如配备灭火器、干燥剂、防虫药品等。八、档案信息化管理（一）信息化系统建设1.建立公司行政人事档案信息化管理系统，实现档案信息的电子化录入、存储、查询和统计分析。2.信息化管理系统应具备完善的权限管理功能，根据不同人员的工作职责和权限，设置相应的系统访问级别，确保档案信息的安全。（二）数据录入与维护1.档案管理人员负责将纸质档案中的信息准确录入信息化管理系统，并及时更新系统中的档案数据。2.定期对信息化管理系统中的档案数据进行备份，确保数据的安全性和完整性。如发现数据错误或丢失，应及时进行修复和补充。（三）信息查询与利用1.公司内部人员可通过信息化管理系统按照规定的权限查询档案信息，提高档案查阅的效率和便捷性。2.利用信息化管理系统的统计分析功能，对档案数据进行多角度分析，为公司人力资源决策提供数据支持。例如，分析员工年龄结构、学历分布、绩效情况等。九、档案销毁（一）销毁条件1.档案保管期限届满，且已无保存价值的档案，可进行销毁处理。2.因其他原因需要销毁的档案，如档案内容涉及违法违规、已失去真实性等，需经公司相关部门审核批准后进行销毁。（二）销毁程序1.由档案管理人员提出档案销毁申请，填写《档案销毁申请表》，详细说明拟销毁档案的名称、数量、保管期限、销毁原因等信息。2.经所在部门负责人、人力资源部门负责人和公司分管领导签字同意后，确定档案销毁清单。3.档案销毁清单应包括档案名称、编号、日期、保管期限等详细信息，并由申请部门、人力资源部门和监销部门相关人员签字确认。4.按照规定的程序进行档案销毁，可采用粉碎、焚烧等方式，