连锁超市金库管理制度

连锁超市金库管理制度一、总则（一）目的为了加强连锁超市金库的管理，确保资金安全、完整，规范金库的操作流程，提高资金使用效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于连锁超市总部及各门店的金库管理。（三）基本原则1.安全第一原则：确保金库内资金、财物不受损失，保障资金安全。2.不相容岗位分离原则：金库管理涉及的收款、付款、保管等岗位应相互分离，形成制约机制。3.规范操作原则：严格按照规定的流程和标准进行金库业务操作，确保操作的准确性和规范性。4.监督制衡原则：建立健全监督机制，对金库管理进行全过程监督，防止违规行为发生。二、金库设置与人员配备（一）金库设置1.总部应设立独立的金库，用于存放现金、票据、有价证券等重要财物。金库应具备防火、防盗、防潮、防虫等安全设施。2.各门店应根据实际情况设立金库或保险箱，用于存放当日营业款等资金。金库或保险箱应放置在安全可靠的位置，并配备必要的安全防护设备。（二）人员配备1.金库管理人员应具备良好的职业道德和专业素质，熟悉财务知识和金库管理流程。2.总部金库管理人员至少应配备两人，实行双人管库制度。一人负责现金收付、整点、保管等工作，另一人负责监督、复核等工作。3.门店金库管理人员可根据实际情况配备一人或多人，但必须确保不相容岗位分离。三、金库日常管理（一）金库钥匙管理1.金库钥匙应实行专人保管，严禁将金库钥匙交由他人代管。2.金库钥匙应分别保管，一把作为日常使用，另一把作为备用钥匙。备用钥匙应密封后交由指定人员保管，并登记备案。3.金库钥匙的使用和交接应进行详细记录，记录内容包括使用时间、使用人、交接时间、交接人等。（二）金库密码管理1.金库密码应定期更换，更换周期不得超过一个月。2.金库密码应由金库管理人员分别设置，严禁相互告知。3.金库密码的使用和保管应严格保密，如有泄露应及时更换密码。（三）金库现金管理1.金库现金应按照规定的范围存放，不得存放与金库业务无关的物品。2.金库现金应及时缴存银行，严禁坐支现金。每日营业终了，门店应将当日营业款全额缴存总部金库或指定银行账户。3.金库现金应定期进行盘点，确保账实相符。总部金库应每周至少进行一次现金盘点，门店金库应每日进行现金盘点。盘点结果应详细记录，并由盘点人员签字确认。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行相应处理。（四）金库票据管理1.金库票据包括支票、汇票、本票、发票等，应按照规定的种类、格式和用途使用。2.金库票据应专人保管，建立票据登记簿，详细记录票据的种类、号码、金额、出票日期、付款日期、领用情况等信息。3.金库票据的领用、使用和核销应严格按照规定的流程进行，确保票据的安全和准确使用。领用票据时，应填写票据领用单，经审批后由专人领取。使用票据时，应按照票据格式和内容填写，确保票据内容真实、准确、完整。票据使用完毕后，应及时进行核销，并将存根联交回金库保管。（五）金库有价证券管理1.金库有价证券包括债券、股票、基金等，应按照规定的种类、格式和用途进行管理。2.金库有价证券应专人保管，建立有价证券登记簿，详细记录有价证券的种类、号码、金额、发行日期、到期日期、保管情况等信息。3.金库有价证券的购买、出售和保管应严格按照规定的流程进行，确保有价证券的安全和准确核算。购买有价证券时，应经审批后由专人办理，确保资金来源合法、合规。出售有价证券时，应按照市场价格进行交易，确保交易价格合理、公正。有价证券保管期间，应定期进行盘点，确保账实相符。四、金库收款管理（一）收款方式1.连锁超市的收款方式主要包括现金收款、银行卡收款、支票收款、电子支付收款等。2.门店应根据实际情况选择合适的收款方式，并向顾客明示。（二）收款流程1.收银员在收款时，应认真核对商品价格、数量等信息，确保收款金额准确无误。2.收取现金时，应仔细辨别真伪，如发现假币应及时没收，并向顾客说明情况。3.收取银行卡时，应按照银行卡操作流程进行操作，确保交易成功。4.收取支票时，应认真核对支票的真实性、有效性和金额等信息，如发现问题应及时与出票人联系。5.收取电子支付款项时，应确保支付信息准确无误，及时确认收款到账情况。6.每日营业终了，收银员应将当日收款金额与销售记录进行核对，确保账实相符。核对无误后，填写收款日报表，将收款金额及相关票据、凭证一并交予门店金库管理人员。（三）收款核对1.门店金库管理人员收到收银员交来的收款日报表及相关票据、凭证后，应及时进行核对。核对内容包括收款金额、票据张数、金额明细等。2.如发现账实不符，应及时与收银员沟通，查明原因，并进行相应处理。如属于收银员操作失误，应要求收银员及时更正；如属于其他原因，应及时向上级报告，并采取措施进行解决。3.核对无误后，门店金库管理人员应在收款日报表上签字确认，并将收款金额存入金库或缴存银行。五、金库付款管理（一）付款审批1.金库付款应严格按照审批流程进行，确保付款事项真实、合法、合规。2.付款申请应由相关部门或人员填写付款申请表，注明付款事由、金额、付款方式等信息，并经部门负责人、财务负责人、总经理等审批签字。3.审批通过后的付款申请表应提交金库管理人员，金库管理人员根据付款申请表进行付款操作。（二）付款流程1.金库管理人员收到付款申请表后，应认真核对付款信息，确保付款金额、付款方式等与申请表一致。2.支付现金时，应按照规定的现金支付流程进行操作，确保现金支付安全、准确。3.支付银行卡时，应按照银行卡操作流程进行操作，确保交易成功。4.支付支票时，应认真填写支票信息，确保支票内容真实、准确、完整。支票使用完毕后，应及时登记支票登记簿，并将支票存根联交回金库保管。5.支付电子支付款项时，应确保支付信息准确无误，及时确认付款到账情况。6.付款完成后，金库管理人员应在付款申请表上签字确认，并将付款凭证等相关资料存档保管。（三）付款监督1.财务部门应定期对金库付款情况进行监督检查，确保付款操作符合规定流程和审批要求。2.如发现付款存在问题，应及时查明原因，并采取措施进行纠正。对违规付款行为，应追究相关人员的责任。六、金库盘点与清查（一）盘点计划1.总部金库应制定年度盘点计划，明确盘点时间、范围、人员等信息。盘点计划应报财务负责人审批后执行。2.门店金库应根据总部要求，结合实际情况制定月度盘点计划，并报总部备案。（二）盘点实施1.盘点人员应包括金库管理人员、财务人员等，实行双人盘点制度。2.盘点前，应做好准备工作，包括清理金库、核对账目、准备盘点工具等。3.盘点过程中，应认真清点现金、票据、有价证券等财物，确保账实相符。如发现账实不符，应及时查明原因，并进行记录。4.盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，详细记录盘点情况、账实差异及原因分析等信息。盘点报告应由盘点人员签字确认后报财务负责人审核。（三）清查处理1.如盘点结果账实相符，应在盘点报告上注明"账实相符"字样，并由财务负责人签字确认。2.如盘点结果账实不符，应根据差异情况进行分析，查明原因，并采取相应措施进行处理。属于正常差异的，应调整账目；属于非正常差异的，如现金短缺、票据丢失等，应及时查明责任人，并追究其责任。同时，应针对问题制定改进措施，防止类似问题再次发生。3.总部应定期对金库盘点与清查情况进行总结分析，针对存在的问题提出改进建议，不断完善金库管理制度。七、金库安全防范（一）安全设施建设1.金库应配备必要的安全设施，如防盗门、防盗窗、保险柜、监控设备、报警装置等。2.安全设施应定期进行检查、维护和更新，确保其正常运行。（二）人员安全管理1.金库管理人员应严格遵守安全操作规程，确保自身安全。2.在金库开启、关闭及现金收付等操作过程中，应注意防范风险，防止发生意外事故。3.如遇突发事件，金库管理人员应保持冷静，按照应急预案进行处理，并及时向上级报告。（三）安全保卫措施1.金库应实行24小时专人值守，严禁无关人员进入金库区域。2.金库值守人员应认真履行职责，加强对金库周边环境的巡查，确保金库安全。3.严格控制金库钥匙、密码的使用和保管，防止钥匙、密码泄露。4.加强对金库监控设备的管理，确保监控设备正常运行，监控资料保存完整。八、金库档案管理（一）档案范围金库档案包括金库管理制度、金库钥匙及密码管理记录、现金盘点记录、票据登记簿、有价证券登记簿、收款日报表、付款申请表及凭证、盘点报告等。（二）档案整理1.金库管理人员应定期对金库档案进行整理，确保档案资料齐全、完整。2.档案应按照类别、时间顺序进行分类整理，并建立档案目录，便于查找和查阅。（三）档案保管1.金库档案应妥善保管，存放于安全、干燥、通风的地方，防止档案资料损坏、丢失。2.金库档案保管期限应按照国家有关规定执行，一般会计凭证、会计账簿等保管期限为15年，其他重要档案保管期限可根据实际情况确定。3.档案保管期满后，应按照规定的程序进行销毁，销毁过程应进行记录，并由相关人员签字确认。九、监督与检查（一）内部监督1.财务部门应定期对金库管理情况进行内部审计和监督检查，确保金库管理制度的执行情况良好。2.内部审计和监督检查应包括金库设置、人员配备、日常管理、收款付款管理、盘点清查、安全防范等方面的内容。3.对检查中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改情况，确保问题得到有效解决。（二）外部监督1.连锁