金龙公司采购管理制度

金龙公司采购管理制度一、总则（一）目的为规范金龙公司（以下简称"公司"）采购管理工作，确保采购活动的合法性、规范性、合理性，提高采购效率，降低采购成本，保证所采购物资和服务的质量，满足公司生产经营需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门涉及的物资采购、工程采购、服务采购等各类采购活动。（三）基本原则1.合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司相关规定。2.公平公正原则：对待所有供应商应一视同仁，确保采购过程公平、公正，维护公司利益。3.效益原则：在保证质量的前提下，追求采购成本最低，提高采购效益。4.归口管理原则：采购工作实行归口管理，明确采购部门职责，确保采购工作有序进行。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购管理委员会，作为采购决策的最高机构。采购管理委员会由公司高层领导、相关部门负责人组成。其职责包括：1.审议公司采购战略、政策和制度。2.审批重大采购项目，包括采购预算、采购方式、供应商选择等。3.协调解决采购过程中的重大问题。（二）采购执行部门公司采购部为采购执行部门，负责具体采购业务的实施。其职责如下：1.制定采购计划和采购方案。2.组织供应商选择、评审和管理。3.执行采购合同，跟踪采购进度，协调解决采购过程中的问题。4.收集、整理采购信息，建立采购档案。5.配合相关部门进行采购物资的验收、付款等工作。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，提供技术规格、质量标准等要求，并参与采购过程中的技术交流、验收等工作。其职责包括：1.根据公司生产经营计划和实际需要，准确及时地提出采购需求。2.对采购物资的技术规格、质量标准等进行明确和细化。3.参与供应商考察、样品检验、到货验收等工作。4.负责采购物资的使用、保管和质量反馈。（四）其他部门1.财务部：负责审核采购预算、采购合同付款条款，办理采购款项的支付和财务核算等工作。2.质量部：负责对采购物资进行质量检验和监督，参与供应商质量管理体系审核，提供质量标准和检验方法等技术支持。3.法务部：负责审查采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应于每年末根据公司年度生产经营计划和业务发展需求，编制本部门下一年度采购预算，明确采购项目、数量、规格、预计采购金额等内容。2.采购部对各部门提交的采购预算进行汇总、审核和平衡，结合公司资金状况和市场价格波动情况，编制公司年度采购预算草案，报采购管理委员会审议。3.经采购管理委员会审议通过后的采购预算，报公司总经理审批后执行。（二）预算执行1.采购部应严格按照批准的采购预算组织采购活动，不得擅自突破预算。如因特殊原因需要调整采购预算，应按照规定的程序进行申报和审批。2.各需求部门应控制采购需求，确保采购项目符合预算要求。对于超预算的采购申请，必须详细说明原因，并经采购管理委员会批准后方可实施。（三）预算监督与考核1.财务部负责对采购预算的执行情况进行监督和检查，定期向采购管理委员会汇报预算执行情况。2.公司将采购预算执行情况纳入部门绩效考核体系，对预算执行良好的部门给予奖励，对预算执行不力的部门进行问责。四、采购流程（一）采购申请1.各需求部门根据实际工作需要，填写《采购申请表》，详细注明采购项目名称、规格型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人对采购申请的必要性、合理性、准确性进行审核，签署意见后报采购部。（二）采购审批1.采购部收到采购申请后，对申请内容进行初审，包括采购项目是否在预算范围内、采购方式是否符合规定等。2.对于金额较小的常规采购项目，由采购部负责人审批；对于金额较大或重要的采购项目，采购部初审后提交采购管理委员会审批。3.经审批通过的采购申请，采购部下达采购任务通知，明确采购要求和时间节点。（三）供应商选择与管理1.供应商开发采购部通过多种渠道收集供应商信息，建立供应商信息库，包括供应商基本情况、资质证书、产品质量、价格水平、售后服务等方面的内容。根据采购需求，从供应商信息库中筛选潜在供应商，或通过市场调研、行业推荐等方式开发新的供应商。2.供应商评估采购部组织相关部门对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的生产能力、质量控制、价格水平、交货期、售后服务等方面。评估方式可采用实地考察、样品检验、问卷调查、供应商业绩评价等多种形式。根据评估结果，对供应商进行分级管理，分为合格供应商、优秀供应商和淘汰供应商。3.供应商选择对于一般采购项目，采购部在合格供应商范围内选择不少于三家供应商进行询价或招标，根据报价、质量、交货期等因素综合比较，选择最优供应商。对于重大采购项目，采购部应组织相关部门进行公开招标，按照法定程序确定中标供应商。4.供应商管理采购部与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。采购部定期对供应商进行评价和考核，根据考核结果调整供应商等级，对于不合格供应商及时进行淘汰，并寻找新的替代供应商。（四）采购合同签订1.采购合同由采购部负责起草，法务部审核合同条款的合法性、合规性。2.采购合同经双方签字盖章后生效，采购部应及时将合同副本分发给相关部门，如需求部门、财务部、质量部等，以便各部门履行相应职责。（五）采购执行与跟踪1.采购部根据采购合同要求，及时向供应商下达订单，明确交货时间、地点、方式等要求。2.采购部跟踪采购订单执行情况，定期与供应商沟通，了解生产进度、质量状况等，及时协调解决出现的问题，确保按时、按质、按量交货。3.对于紧急采购项目，采购部应采取特殊措施，确保采购任务的完成。（六）到货验收1.物资到货前，采购部应通知需求部门和质量部做好验收准备工作。2.质量部按照质量标准和检验规范对采购物资进行检验，需求部门参与验收过程，对物资的数量、规格、型号、外观等进行核对。3.验收合格的物资，由需求部门和质量部在《验收单》上签字确认；验收不合格的物资，采购部应及时与供应商沟通协商，要求供应商采取补货、换货、退货等措施，直至验收合格。（七）付款结算1.采购物资验收合格后，需求部门填写《付款申请表》，附上采购合同、验收单、发票等相关凭证，提交财务部审核。2.财务部按照公司财务制度和采购合同约定，对付款申请进行审核，审核无误后报公司领导审批。3.经审批通过后，财务部办理付款手续，支付采购款项。五、采购方式（一）招标采购1.适用范围：适用于金额较大、技术复杂、有众多潜在供应商可供选择的采购项目，如大型设备采购、工程建设项目等。2.招标方式：包括公开招标和邀请招标。公开招标是指招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标；邀请招标是指招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。3.招标程序：采购部编制招标文件，明确招标项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、评标标准等内容。发布招标公告或投标邀请书，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格预审，确定合格投标人名单。组织投标人踏勘现场，召开投标答疑会。投标人编制投标文件，在规定时间内提交投标文件。开标、评标，确定中标候选人名单。公示中标候选人，如无异议，发出中标通知书。与中标人签订采购合同。（二）询价采购1.适用范围：适用于采购金额较小、规格型号单一、市场货源充足的采购项目，如办公用品、通用耗材等。2.询价程序：采购部向不少于三家合格供应商发出询价通知书，明确采购项目的规格型号、数量、质量要求、交货期等内容。供应商在规定时间内报价，采购部收集整理报价信息。采购部根据报价情况进行比较，选择报价合理、质量可靠、交货期有保障的供应商作为成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判采购1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部制定谈判文件，明确谈判项目的技术规格、数量、质量要求、交货期、谈判程序、评标标准等内容。邀请不少于三家合格供应商参加谈判，向供应商发出谈判邀请书。组织供应商进行谈判，谈判过程中采购部应与供应商就采购项目的价格、技术、质量、服务等条款进行充分沟通和协商。谈判结束后，供应商提交最终报价，采购部根据谈判情况和最终报价确定成交供应商。与成交供应商签订采购合同。（四）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部填写《单一来源采购申请表》，详细说明采购项目的名称、规格型号、数量、质量要求、采购原因等内容，并提交采购管理委员会审批。经采购管理委员会批准后，采购部与单一供应商进行协商谈判，确定采购价格、交货期、质量标准等条款。签订采购合同。六、采购风险管理（一）风险识别1.市场风险：包括市场价格波动、物资供应短缺、供应商垄断等风险，可能导致采购成本增加、采购任务无法按时完成等问题。2.质量风险：采购物资质量不符合要求，可能影响公司生产经营活动，导致产品质量问题、客户投诉等。3.合同风险：采购合同条款不明确、不合理，可能引发合同纠纷，给公司带来经济损失。4.供应商风险：供应商破产、倒闭、违约等，可能导致采购物资无法按时供应，影响公司生产进度。（二）风险评估1.采购部定期对采购风险进行评估，分析风险发生的可能性和影响程度。2.根据风险评估结果，对风险进行分级管理，确定重点风险监控对象。（三）风险应对措施1.市场风险应对建立市场价格监测机制，及时掌握市场价格动态，合理安排采购时机，降低价格波动风险。与多家供应商建立合作关系，避免对单一供应商过度依赖，降低供应短缺和供应商垄断风险。2.质量风险应对加强供应商质量管理，对供应商的质量管理体系进行审核和评估，确保供应商具备稳定的质量控制能力。严格执行到货验收制度，加强对采购物资的质量检验，及时发现和处理质量问题。3.合同风险应对采购合同由法务部审核把关，确保合同条款合法、合规、明确、合理，避免合同纠纷。加强合同执行过程中的监督和管理，及时跟踪合同履行情况，发现问题及时协商解决。4.供应商风险应对对供应商进行定期评估和考核，及时发现供应商存在的问题，采取相应措施进行整改或淘汰。要求供应商提供必要的担保或保证金，降低供应商违约风险。七、采购绩效评估（一）评估指标1.采购成本：包括采购价格、运输费用、仓储费用等，评估采购成本是否控制在预算范围内，是否实现了成本节约。2.采购质量：评估采购物资的质量是否符合要求，是否满足公司生产经营需要。3.采购效率：包括采购周期、订单处理时间、交货准时率等，评估采购工作是否高效完成。4.供应商管理：评估供应商的选择、评价、考核等管理工作是否到位，供应商的满意度和忠诚度如何。（二）评估方法1.定期收集采购数据，包括采购合同执行情况、物资验收情况、付款记录等。2.采用定量分析和定性分析相结合的方法，对采购绩效进行评估。定量分析主要通过计算各项评估指标的数据来进行；定性分析主要通过问卷调查、供应商评价、内部反馈等方式收集相关信息，对采购工作进行综合评价。3.根据评估结果，编制采购绩效评估报告，分