销售物料收发管理制度

销售物料收发管理制度一、总则（一）目的为加强公司销售物料的管理，规范销售物料的收发流程，确保销售物料的安全、准确、及时供应，提高销售工作效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有销售物料的收发管理，包括但不限于产品宣传资料、促销礼品、销售工具、样品等。（三）职责分工1.销售部门负责提出销售物料的需求申请，明确物料的名称、规格、数量、用途等信息。对销售物料的使用情况进行跟踪和反馈，确保物料的合理使用。2.市场部门负责销售物料的设计、制作和审核工作，确保物料的内容准确、形式符合公司品牌形象。协助销售部门进行物料的发放和回收工作。3.仓库管理部门负责销售物料的存储、保管和收发工作，确保物料的安全、完好。定期对库存物料进行盘点，及时更新库存信息。4.财务部门负责对销售物料的采购成本进行核算和控制。对销售物料的收发情况进行监督和审计。二、销售物料的需求管理（一）需求预测1.销售部门应根据市场销售计划、促销活动安排等，提前预测销售物料的需求情况，并填写《销售物料需求预测表》。2.需求预测应考虑历史销售数据、市场趋势、客户需求变化等因素，确保预测的准确性。（二）需求申请1.销售部门根据需求预测结果，在需要使用销售物料前[X]个工作日，填写《销售物料需求申请表》，详细说明物料的名称、规格、数量、用途、预计发放时间等信息。2.《销售物料需求申请表》应经销售部门负责人审核签字后，提交给市场部门。（三）需求审核1.市场部门收到《销售物料需求申请表》后，对需求的合理性、必要性进行审核。2.审核内容包括物料的设计是否符合公司品牌形象、是否满足销售业务需求、数量是否合理等。3.如审核通过，市场部门负责人签字确认后，将申请表转交给仓库管理部门；如审核不通过，市场部门应及时与销售部门沟通，说明原因并提出修改意见。三、销售物料的采购管理（一）采购计划制定1.仓库管理部门根据市场部门审核通过的《销售物料需求申请表》，结合库存情况，制定销售物料的采购计划。2.采购计划应明确物料的名称、规格、数量、采购时间、预计到货时间等信息。（二）供应商选择1.采购部门根据采购计划，选择合格的供应商进行采购。2.选择供应商时，应考虑供应商的信誉、产品质量、价格、交货期等因素，确保采购的物料符合公司要求。3.采购部门应与选定的供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括物料的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式等条款。（三）采购执行1.采购部门按照采购合同的要求，及时向供应商下达采购订单，并跟踪订单的执行情况。2.供应商应按照采购订单的要求，按时、按质、按量将物料送达公司仓库。3.采购部门在收到供应商的送货通知后，应及时通知仓库管理部门进行验收。四、销售物料的验收管理（一）验收准备1.仓库管理部门在收到采购部门的验收通知后，应安排专人负责验收工作，并做好验收准备。2.验收人员应熟悉销售物料的规格、数量、质量标准等要求，准备好验收所需的工具和文件。（二）验收内容1.数量验收：核对物料的实际到货数量与采购订单或送货单上的数量是否一致。2.质量验收：检查物料的外观、包装、规格、性能等是否符合质量标准。3.资料验收：检查物料是否附带相关的产品说明书、合格证、保修卡等资料。（三）验收记录1.验收人员应填写《销售物料验收单》，详细记录验收的情况，包括验收时间、物料名称、规格、数量、质量状况、验收结论等信息。2.《销售物料验收单》应由验收人员签字确认，并经仓库管理部门负责人审核签字。3.如验收合格，仓库管理部门应将物料办理入库手续；如验收不合格，仓库管理部门应及时通知采购部门与供应商协商解决，并做好记录。五、销售物料的存储管理（一）仓库规划1.仓库管理部门应根据销售物料的特点和类别，合理规划仓库存储空间，设置不同的存储区域，如合格品区、不合格品区、待检区、促销物料区等。2.仓库应保持整洁、通风良好，确保物料的存储环境符合要求。（二）物料入库1.验收合格的销售物料应及时办理入库手续，仓库管理人员应根据《销售物料验收单》将物料存放到相应的存储区域，并更新库存台账。2.物料入库时，应按照类别、规格、批次等进行分类存放，便于查找和管理。（三）库存盘点1.仓库管理部门应定期对库存销售物料进行盘点，确保账实相符。2.盘点周期为每月/每季度/每半年进行一次全面盘点，日常可进行不定期抽查。3.盘点结束后，仓库管理人员应填写《库存盘点表》，详细记录盘点情况，包括物料名称、规格、数量、实际库存、账存差异等信息。4.如发现账实不符，仓库管理部门应及时查明原因，并编制《盘盈盘亏报告》，报财务部门和相关领导审批后进行处理。（四）库存安全1.仓库管理部门应加强库存物料的安全管理，采取必要的防火、防盗、防潮、防虫等措施，确保物料的安全。2.仓库应配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护。3.仓库管理人员应严格遵守仓库管理制度，严禁无关人员进入仓库，确保仓库的安全。六、销售物料的发放管理（一）发放申请1.销售部门需要领取销售物料时，应填写《销售物料发放申请表》，注明物料的名称、规格、数量、用途、领取时间等信息。2.《销售物料发放申请表》应经销售部门负责人审核签字后，提交给仓库管理部门。（二）发放审核1.仓库管理部门收到《销售物料发放申请表》后，对申请的合理性、库存情况进行审核。2.审核内容包括物料的用途是否符合销售业务需求、库存数量是否足够等。3.如审核通过，仓库管理部门负责人签字确认后，安排发放物料；如审核不通过，仓库管理部门应及时与销售部门沟通，说明原因并提出处理意见。（三）物料发放1.仓库管理人员根据审核通过的《销售物料发放申请表》，按照先进先出的原则，从库存中提取相应的物料，并办理发放手续。2.发放物料时，仓库管理人员应核对物料的名称、规格、数量等信息，确保发放的物料准确无误。3.仓库管理人员应在《销售物料发放申请表》上签字确认，并更新库存台账。（四）发放记录1.仓库管理部门应建立销售物料发放记录台账，详细记录物料的发放日期、物料名称、规格、数量、领取部门、领取人等信息。2.发放记录台账应定期进行整理和归档，以便于查询和追溯。七、销售物料的使用管理（一）使用规范1.销售部门应按照公司规定的用途和方式使用销售物料，确保物料的合理使用。2.销售物料不得挪作他用，严禁私自将物料出售、赠送或转借他人。3.销售部门在使用销售物料时，应注意物料的节约，避免浪费。（二）使用监督1.市场部门应定期对销售物料的使用情况进行检查和监督，确保物料的使用符合公司要求。2.检查内容包括物料的使用是否与申请用途一致、物料的使用效果是否达到预期目标等。3.如发现销售部门存在违规使用物料的情况，市场部门应及时提出整改意见，并向相关领导汇报。（三）使用反馈1.销售部门在使用销售物料过程中，如发现物料存在质量问题或其他异常情况，应及时向市场部门反馈。2.市场部门应根据销售部门的反馈情况，及时与供应商沟通协调，解决问题。3.销售部门应定期对销售物料的使用效果进行总结和反馈，为市场部门优化物料设计和采购提供参考依据。八、销售物料的回收管理（一）回收范围1.销售活动结束后，剩余的销售物料应及时回收。2.回收范围包括但不限于产品宣传资料、促销礼品、销售工具、样品等。（二）回收要求1.销售部门应负责组织对剩余销售物料的回收工作，确保物料全部收回。2.回收的物料应保持完好、整洁，如有损坏或丢失，应查明原因并进行相应处理。3.销售部门应将回收的物料按照类别、规格、数量等进行整理，并填写《销售物料回收清单》，提交给仓库管理部门。（三）回收验收1.仓库管理部门收到销售部门提交的《销售物料回收清单》后，应对回收的物料进行验收。2.验收内容包括物料的名称、规格、数量、质量状况等是否与清单一致。3.如验收合格，仓库管理部门应办理回收物料的入库手续；如验收不合格，仓库管理部门应及时与销售部门沟通，要求其补充或更换物料。（四）回收处理1.对于回收的可再利用的销售物料，仓库管理部门应进行分类存放，以便下次销售活动使用。2.对于回收的不可再利用的销售物料，仓库管理部门应按照公司相关规定进行处理，如报废、销毁等。3.仓库管理部门应定期对回收物料的处理情况进行记录和总结，确保物料得到合理处置。九、销售物料的盘点与清查（一）定期盘点1.仓库管理部门应按照规定的盘点周期，对销售物料进行全面盘点。2.盘点工作应在规定的时间内完成，确保盘点结果的准确性和及时性。3.盘点结束后，仓库管理人员应编制《库存盘点报告》，详细记录盘点情况，包括账实差异、差异原因分析等信息。（二）不定期清查1.公司财务部门、审计部门等有权对销售物料进行不定期清查。2.清查工作应根据实际需要进行，可采取实地盘点、账目核对等方式。3.清查结束后，相关部门应编制清查报告，对清查中发现的问题提出处理意见和建议。（三）盘点与清查结果处理1.对于盘点与清查中发现的账实不符情况，仓库管理部门应及时查明原因，并进行相应的账务调整和实物处理。2.如发现存在物料丢失、损坏、挪用等违规行为，应追究相关人员的责任，并按照公司规定进行处罚。3.仓库管理部门应根据盘点与清查结果，总结经验教训，完善销售物料管理制度和流程，提高管理水平。十、销售物料的报废与销毁管理（一）报废申请1.对于已损坏、过期、不再使用或无法回收的销售物料，仓库管理部门应填写《销售物料报废申请表》，详细说明物料的名称、规格、数量、报废原因等信息。2.《销售物料报废申请表》应经仓库管理部门负责人审核签字后，提交给财务部门和相关领导审批。（二）报废审批1.财务部门对《销售物料报废申请表》进行审核，主要审核报废物料的成本核算是否准确、报废处理是否符合公司财务制度等。2.相关领导根据财务部门的审核意见，对报废申请进行审批。3.如审批通过，仓库管理部门方可进行报废处理；如审批不通过，仓库管理部门应根据审批意见进行整改或补充相关资料。（三）报废处理1.仓库管理部门根据审批通过的《销售物料报废申请表》，对报废物料进行处理。2.报废处理方式包括但不限于销毁、出售给废品回收公司等。3.对于涉及公司机密或敏感信息的销售物料，应采取严格的销毁措施，确保信息安全。4.仓库管理部门应在报废处理后，及时更新库存台账，并将报废处理情况记录在案。十一、罚则（一）违规行为1.未按规定流程申请、审核、发放或回收销售物料的。2.私自挪用、出售、赠送或转借销售物料的。3.因保管不善导致销售物料丢失、损坏或变质的。4.未如实记录销售物料收发情况的。5.其他违反销售物料