公司管理制度及档案

公司管理制度及档案一、总则（一）目的为规范公司管理，确保各项工作有序开展，提高工作效率，保障公司和员工的合法权益，特制定本管理制度及档案。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工及公司各项工作、业务活动。（三）基本原则1.合法性原则：遵守国家法律法规及相关政策要求。2.公平公正原则：对待所有员工一视同仁，各项考核、奖惩等制度公平合理。3.实用性原则：制度具有可操作性，符合公司实际情况，能有效解决实际问题。4.与时俱进原则：根据公司发展、市场变化等适时修订完善制度。二、公司基本制度（一）组织架构与职责1.明确公司各部门的设置、职责范围和工作流程。绘制组织架构图，详细说明各部门之间的汇报关系和协作机制。2.规定各部门负责人的职责、权限，确保其在授权范围内履行管理职责。（二）考勤制度1.工作时间规定明确公司正常的上下班时间，如上午[具体时间]下午[具体时间]，午休时长等。对于特殊岗位或因工作需要实行弹性工作时间的，需明确相关规定和审批流程。2.考勤方式介绍公司采用的考勤方式，如打卡考勤、指纹考勤、人脸识别考勤等，并说明考勤设备的使用方法和注意事项。规定员工请假、迟到、早退、旷工等不同考勤情况的定义和标准。3.请假流程详细说明员工请假的类别，如病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等。针对不同类型的请假，制定相应的申请流程，包括需要提交的证明材料、审批层级等。例如，病假需提供医院诊断证明，事假需提前[x]天申请并说明原因，年假根据员工工作年限按规定天数享受，申请时需提前[x]天提交申请等。（三）薪酬福利制度1.薪酬结构介绍公司薪酬的构成，如基本工资、绩效工资、奖金、津贴等。说明各部分薪酬的占比和确定方式，例如基本工资根据岗位价值和市场行情确定，绩效工资与员工的工作业绩考核结果挂钩，奖金根据公司业绩和个人表现发放等。2.薪酬计算与发放规定薪酬的计算周期，如每月[具体日期]至次月[具体日期]。明确工资发放时间，如每月[具体日期]发放上月工资。遇节假日提前或顺延的规定说明。介绍工资发放方式，如银行代发等，并提醒员工注意查收工资条，如有疑问及时反馈。3.福利政策列举公司提供的各项福利，如五险一金、带薪年假、节日福利、生日福利、培训机会、团建活动等。说明各项福利的具体标准和享受条件，例如五险一金按照国家规定和公司实际情况缴纳；带薪年假根据员工工作年限确定天数；节日福利包括实物礼品或节日礼金等，在特定节日发放；生日福利为生日当天发放生日礼金或礼品等。（四）财务制度1.费用报销规定明确公司费用报销的范围，如差旅费、办公用品费、业务招待费、通讯费等。制定费用报销的流程，包括填写报销单的规范要求、粘贴票据的方法、审批流程等。例如，报销单需如实填写各项信息，附上相关发票、收据等原始凭证，按照费用金额大小由不同层级领导审批，一般费用由部门负责人初审、财务审核、分管领导终审，大额费用还需总经理审批等。规定费用报销的时间限制，如应在费用发生后[x]个工作日内提交报销申请，逾期不予受理（特殊情况除外）。2.预算管理制度介绍公司预算管理的原则和目标，即合理规划资源，确保公司各项工作按计划开展，控制成本费用。说明预算编制的流程，包括各部门根据年度工作计划编制本部门预算，财务部门汇总审核后形成公司年度预算草案，提交公司管理层审议通过等环节。强调预算执行过程中的监控和调整机制，各部门需严格按照预算执行，如遇特殊情况需要调整预算，需按照规定的审批流程进行申请和审批。三、公司一般制度（一）会议制度1.会议类型列举公司常见的会议类型，如周会、月会、季度总结会、年度总结会、专项工作会议等。说明各类会议的召开频率和时间安排，例如周会每周[具体日期]召开，月会每月[具体日期]召开，季度总结会在每季度末召开，年度总结会在年底召开等。2.会议组织明确会议组织的责任部门，如周会、月会等由行政部门负责组织安排，专项工作会议由相关业务部门负责组织。规定会议组织的流程，包括提前确定会议主题、时间、地点、参会人员，准备会议资料，通知参会人员等。3.会议要求要求参会人员提前做好准备，按时参加会议，遵守会议纪律，不得迟到、早退、无故缺席。规定会议期间的发言规范，如发言应简洁明了、围绕主题，尊重他人发言等。强调会议记录的要求，记录人要准确记录会议内容、决议等，会后及时整理会议纪要并发送给参会人员。（二）办公用品管理制度1.办公用品采购规定办公用品采购的流程，由各部门根据实际需求填写办公用品申购单，经部门负责人审批后提交行政部门汇总。行政部门根据申购情况进行市场调研，选择合适的供应商进行采购。明确采购的审批权限，如采购金额在[x]元以下由行政部门负责人审批，超过[x]元需分管领导审批等。2.办公用品发放行政部门建立办公用品库存台账，记录办公用品的出入库情况。根据各部门需求，按照规定的标准发放办公用品，如每月为员工发放一定数量的笔、本子、文件夹等常用办公用品，特殊办公用品按需领用，领用人需在领用登记表上签字确认。3.办公用品使用与保管要求员工爱护办公用品，合理使用，避免浪费。如发现办公用品损坏或丢失，需说明原因并按规定赔偿。规定办公用品的保管责任，各部门负责本部门办公用品的保管，保持办公区域整洁有序。（三）车辆管理制度1.车辆使用申请员工因工作需要使用公司车辆，需提前填写车辆使用申请表，注明使用时间、地点、事由等信息。申请表经部门负责人审批后提交给车辆管理部门（如行政部门）。车辆管理部门根据车辆使用情况进行调度安排，优先保障重要工作和紧急任务用车。2.车辆调度与安排车辆管理部门建立车辆调度台账，记录车辆的使用情况和状态。根据申请情况合理安排车辆，如有多辆车可供选择，优先安排距离目的地较近、车况较好的车辆。对于长途用车或特殊任务用车，提前做好车辆检查和准备工作。3.车辆维护与保养规定车辆定期维护保养的时间和内容，如每月进行一次常规检查，每季度进行一次全面保养等。车辆出现故障或需要维修时，驾驶员应及时报告车辆管理部门，由车辆管理部门安排维修事宜。维修费用需经审批后报销，维修记录要存档。4.车辆安全管理强调驾驶员的安全责任，要求驾驶员遵守交通规则，定期参加安全培训，确保行车安全。车辆管理部门定期对车辆进行安全检查，如检查车辆的制动系统、轮胎、灯光等，发现安全隐患及时整改。四、人事考核（一）考核原则1.客观公正原则：考核过程和结果基于客观事实，不受主观因素影响，对所有员工一视同仁。2.全面考核原则：从工作业绩、工作能力、工作态度等多个维度对员工进行全面评价。3.沟通反馈原则：考核过程中与员工保持沟通，及时反馈考核情况，帮助员工改进工作。（二）考核周期1.月度考核：对员工当月工作表现进行考核，于次月[具体日期]前完成。2.季度考核：每季度对员工工作进行综合考核，考核时间为每季度末月[具体日期]。3.年度考核：每年末对员工进行全面年度考核，考核时间为次年[具体日期]前。（三）考核内容1.工作业绩根据员工所在岗位的职责和工作目标，制定具体的业绩考核指标，如销售业绩、生产产量、项目完成进度、工作质量等。明确各项业绩指标的权重和考核标准，例如销售业绩以销售额、销售利润、新客户开发数量等为考核指标，设定不同指标的权重，根据实际完成情况与目标对比进行评分。2.工作能力包括专业技能、沟通能力、团队协作能力、问题解决能力等方面。针对不同能力维度制定相应的考核标准和评价方法，如专业技能通过实际工作成果、专业知识测试等方式考核；沟通能力通过与同事、客户的沟通表现、沟通效果等进行评价；团队协作能力根据在团队项目中的贡献、协作配合情况等打分；问题解决能力通过处理工作中遇到的问题的效率和效果来评估。3.工作态度考核员工的责任心、敬业精神、工作积极性、遵守规章制度等方面。设定工作态度的考核要点，如是否按时完成工作任务、是否主动承担工作、是否遵守公司各项规章制度等，通过上级评价、同事评价、自我评估等方式综合确定工作态度得分。（四）考核流程1.员工自评：员工根据考核周期内的工作表现，对照考核标准进行自我评估，填写自评表，阐述自己的工作业绩、能力提升、工作态度等方面的情况，并分析存在的问题和改进措施。2.上级评价：员工上级领导根据平时对员工的观察、工作汇报、工作成果等，对员工进行全面评价，填写上级评价表，给出评价意见和考核分数。3.同事互评（如有需要）：对于部分岗位或团队合作项目较多的情况，可组织同事之间进行互评。同事根据对被考核员工的了解，从不同角度进行评价，填写同事互评表。4.综合评定：考核负责人（一般为人力资源部门人员）收集员工自评表、上级评价表、同事互评表（如有）等资料，进行综合分析和评定，计算出员工的最终考核得分。5.结果反馈：考核负责人将考核结果反馈给员工本人，与员工进行沟通面谈，肯定成绩，指出不足，共同制定改进计划。同时，将考核结果反馈给员工上级领导，作为员工薪酬调整、晋升、奖励等的依据。（五）考核结果应用1.薪酬调整：根据考核结果，对员工薪酬进行相应调整。考核优秀的员工给予较大幅度的薪酬提升，良好的员工给予适当调薪，合格的员工维持原薪酬水平，不合格的员工可能会降低薪酬。2.晋升与降职：连续多次考核优秀的员工在职位晋升、岗位调整等方面具有优先考虑权；考核不合格且经培训或调岗后仍不能胜任工作的员工，可能会面临降职处理。3.奖励与惩罚：对考核优秀的员工给予表彰、奖励，如颁发荣誉证书、奖金、奖品等；对考核不合格的员工进行批评教育、警告、扣发绩效奖金等惩罚措施。4.培训与发展：根据考核结果分析员工的能力短板，为员工制定个性化的培训计划，帮助员工提升能力，实现职业发展。五、档案管理（一）档案分类1.员工档案个人基本信息：包括员工的姓名、性别、出生日期、身份证号码、学历、毕业院校、专业、入职时间、联系方式等。劳动合同：记录员工与公司签订的劳动合同的详细内容，包括合同期限、工作岗位、薪酬待遇、福利待遇、劳动保护、劳动条件、职业危害防护等条款。考核资料：历次考核的考核表、考核结果、考核反馈记录等。培训记录：参加公司内部培训、外部培训的培训证书、培训总结、培训评估等资料。薪酬福利记录：工资条、奖金发放记录、福利领取记录等。考勤记录：考勤打卡记录、请假申请及审批记录、迟到早退旷工记录等。奖惩记录：获得的奖励证书、表彰文件、惩罚通知等。岗位变动记录：岗位晋升、调动、降职等相关文件和审批记录。离职资料：离职申请、离职审批表、离职交接清单等。2.公司文件档案行政文件：公司发布的各项规章制度、通知、公告、决定、报告等行政类文件。财务文件：财务报表、预算报告、审计报告、费用报销凭证、发票等财务资料。业务文件：业务合同、项目文档、市场调研报告、销售数据统计等与公司业务相关的文件。会议文件：会议通知、会议纪要、会议决议等各类会议相关文件。（二）档案收集与整理1.档案收集明确各部门在档案收集工作中的职责，如人力资源部门负责收集员工档案相关资料，行政部门负责收集公司行政文件档案，财务部门负责收集财务文件档案等。规定档案收集的时间节点，如每月末各部门将本月产生的应归档文件整理后提交给档案管理部门。对于重要文件或紧急文件，要求相关部门及时送交档案管理部门进行归档。2.档案整理档案管理部门收到各部门提交的档案资料后，按照档案分类标准进行整理。对每份档案进行编号、编目，建立档案目录索引，方便查找和管理。对电子档案进行分类存储，建立电子档案数据库，确保电子档案的安全性和可访问性。同时，定期对电子档案进行备份，防止数据丢失。（三）档案保管与借阅1.档案保管设立专门的档案保管场所，配备必要的档案保管设备，如档案柜、防火防潮防虫设施等，确保档案的安全存放。制定档案保管制度，规定档案的存放方式、排列顺序、保管期限等。例如，按照档案类别和时间顺序依次排列存放，定期对档案进行清查盘点，确保档案的完整性。对于重要档案和机密档案，实行专人专柜保管，严格限制查阅权限。2.档案借阅建立档案借阅登记制度，明确借阅档案的流程和审批权限。员工因工作需要借阅档案，需填写档案借阅申请表，注明借阅原因、借阅档案名称、预计归还时间等信息。申请表经部门负责人审批后提交给档案管理部门。档案管理部门根据申请情况进行审核，符合借阅条件的，办理借阅手续，登记借阅人姓名、部门、借阅时间、归还时间等信息，并将档案借出。规定档案借阅期限，一般不得超过[x]个工作日，如需延期归还，需提前办理续借手续。借阅人应妥善保管档案，不得转借、涂改、损坏、丢失档案，归还时档案管理部门要进行认真检查，如发现问题，追究借阅人的责任