规范档案设备管理制度

规范档案设备管理制度一、总则（一）目的为加强公司档案设备管理，确保档案设备的正常运行，提高档案管理工作效率，保障档案的完整性、安全性和保密性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有档案设备的管理，包括但不限于档案库房的温湿度调控设备、消防设备、防虫防鼠设备、存储设备（如档案柜、货架、光盘库等）、检索设备（如计算机、服务器、档案管理软件等）以及其他与档案管理相关的设备。（三）管理原则1.统一管理原则：公司档案设备由行政部门统一归口管理，负责制定设备管理制度、调配设备资源、监督设备使用情况等。2.专人负责原则：每台档案设备指定专人负责日常维护、保养和管理，确保设备正常运行。3.安全第一原则：确保档案设备的安全使用，防止因设备故障或操作不当导致档案损坏、丢失或泄露。4.效益优先原则：合理配置档案设备资源，提高设备利用率，降低设备使用成本，实现档案管理工作的高效益。二、档案设备的采购与配置（一）需求调研1.行政部门应定期对公司档案管理工作进行调研，了解档案数量、种类、存储期限等变化情况，以及档案管理工作流程中对设备的实际需求。2.各部门根据本部门档案管理工作实际情况，向行政部门提出档案设备需求建议，包括设备名称、型号、数量、功能要求等。（二）采购计划制定行政部门根据需求调研结果和公司实际情况，制定档案设备采购计划。采购计划应明确设备名称、型号、数量、预算金额、采购时间等内容，并报公司领导审批。（三）采购实施1.采购计划经审批通过后，行政部门按照公司采购管理相关规定组织实施采购。采购过程中应严格遵循采购程序，选择具有良好信誉和资质的供应商，确保采购设备的质量和性能符合要求。2.对于大型或复杂的档案设备采购，可组织相关部门和专业人员进行技术论证和评估，确保采购设备满足公司档案管理工作的长期发展需求。（四）验收与入库1.档案设备到货后，行政部门应组织相关人员按照采购合同和设备技术标准进行验收。验收内容包括设备的数量、规格、型号、外观、性能等。2.验收合格的档案设备，由行政部门办理入库手续，并填写《档案设备入库登记表》，详细记录设备名称、型号、数量、入库时间、供应商等信息。3.验收不合格的档案设备，行政部门应及时与供应商沟通协商，要求其限期更换或整改。如因供应商原因导致设备无法正常使用，行政部门有权按照合同约定追究其责任。三、档案设备的使用与操作（一）使用登记1.档案设备使用前，使用部门应填写《档案设备使用申请表》，注明设备名称、型号、使用时间、使用用途等信息，并经部门负责人签字同意后，交行政部门备案。2.行政部门根据使用申请表，为使用部门安排相应的档案设备，并办理设备领用手续。领用人员应在《档案设备领用登记表》上签字确认。（二）操作培训1.新购置的档案设备或使用新功能的档案设备，行政部门应组织相关使用人员进行操作培训，确保其熟悉设备的性能、操作方法和注意事项。2.操作培训可采用集中培训、现场演示、实际操作等方式进行，培训结束后应对使用人员进行考核，考核合格后方可上岗操作。（三）使用规范1.档案设备使用人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备参数和设置。2.在使用档案设备过程中，如发现设备出现异常情况或故障，应立即停止使用，并及时报告行政部门。行政部门应安排专业人员进行维修和处理，严禁使用人员自行拆卸或维修设备。3.档案设备使用完毕后，使用人员应及时清理设备，关闭电源，并将设备归还行政部门。行政部门应检查设备是否完好，如发现设备有损坏或丢失，应追究使用人员的责任。（四）使用安全1.使用档案设备时，应注意安全用电，避免因电气故障引发火灾等安全事故。2.对于涉及档案存储和处理的设备，如存储设备、检索设备等，应采取必要的安全防护措施，防止档案信息泄露。3.在档案库房内使用温湿度调控设备、消防设备等，应严格按照相关设备的操作规程进行操作，确保设备正常运行，保障档案库房的安全。四、档案设备的维护与保养（一）日常维护1.档案设备使用人员负责设备的日常清洁、检查和简单维护工作，确保设备表面干净整洁，各部件连接牢固，运行正常。2.行政部门定期对档案设备进行巡检，检查设备的运行状况、使用记录等，及时发现和解决设备存在的问题。（二）定期保养1.行政部门根据档案设备的使用情况和性能特点，制定设备定期保养计划。定期保养计划应明确保养内容、保养时间、保养责任人等信息。2.按照定期保养计划，行政部门组织专业人员或邀请设备供应商对档案设备进行全面保养，包括设备的内部清洁、零部件更换、性能检测等。3.定期保养结束后，应填写《档案设备保养记录》，详细记录保养时间、保养内容、保养人员等信息，并将保养记录归档保存。（三）故障维修1.档案设备出现故障时，使用人员应及时报告行政部门。行政部门根据故障情况，判断是否需要联系设备供应商或专业维修人员进行维修。2.对于一般性故障，行政部门可安排内部技术人员进行维修。维修人员应填写《档案设备维修记录》，记录故障现象、维修过程、维修结果等信息。3.对于复杂故障或内部技术人员无法解决的故障，行政部门应及时联系设备供应商或专业维修人员进行维修。维修完成后，应要求维修人员提供维修报告，并对维修费用进行审核和结算。（四）维护保养档案行政部门应建立档案设备维护保养档案，将设备的采购合同、使用说明书、操作手册、维修记录、保养记录等相关资料进行整理归档。维护保养档案应妥善保管，以备查阅和参考。五、档案设备的存储与保管（一）存储环境要求1.档案库房应保持清洁、干燥、通风良好，温度控制在14℃24℃之间，相对湿度控制在45%60%之间。2.档案库房应配备防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防尘等设施，确保档案设备和档案的安全存储。3.档案设备应分类存放，标识清晰，便于查找和管理。存储设备应按照档案类别、保管期限等进行合理排列，检索设备应放置在便于操作的位置。（二）设备保管责任1.行政部门负责档案设备的统一保管，指定专人负责库房的日常管理工作。库房管理人员应定期对档案设备进行检查和盘点，确保设备完好无损。2.档案设备保管人员应严格遵守库房管理制度，不得擅自允许无关人员进入库房。如因工作需要进入库房，必须经过行政部门批准，并在库房管理人员的陪同下进行。3.对于长期闲置不用的档案设备，行政部门应定期进行通电检查和维护，确保设备处于良好的备用状态。（三）盘点与清查1.行政部门应定期对档案设备进行盘点，每年至少进行一次全面盘点。盘点内容包括设备的数量、规格、型号、存放位置、使用状况等。2.在盘点过程中，如发现设备有损坏、丢失或账实不符等情况，应及时查明原因，并填写《档案设备盘点清查报告》，报公司领导审批后进行处理。3.对于因自然灾害、意外事故等不可抗力因素导致档案设备损坏或丢失的，行政部门应及时采取措施进行补救，并按照公司相关规定进行处理。六、档案设备的报废与处置（一）报废条件1.档案设备已超过规定使用年限，且技术性能落后，无法满足档案管理工作需要的。2.档案设备因损坏严重，无法修复或修复成本过高，已无使用价值的。3.因公司业务调整、档案管理方式改变等原因，导致档案设备不再使用的。（二）报废申请1.档案设备使用部门或行政部门根据设备报废条件，填写《档案设备报废申请表》，详细说明设备名称、型号、购置时间、报废原因等信息，并附设备现状照片和相关证明材料。2.《档案设备报废申请表》经部门负责人签字同意后，报行政部门审核。行政部门审核通过后，提交公司领导审批。（三）报废鉴定1.对于价值较高或技术复杂的档案设备，公司领导审批同意后，行政部门应组织相关专业人员或邀请外部专家进行报废鉴定。报废鉴定应出具鉴定报告，明确设备是否符合报废条件。2.报废鉴定报告作为档案设备报废处置的重要依据，与《档案设备报废申请表》一并归档保存。（四）报废处置1.档案设备报废申请经公司领导批准后，行政部门负责组织实施报废处置工作。报废处置方式包括报废变卖、报废回收等。2.对于报废变卖的档案设备，行政部门应按照公司资产管理相关规定，通过公开招标、拍卖等方式进行处理，确保资产处置的公开、公平、公正。3.对于报废回收的档案设备，行政部门应联系有资质的回收单位进行处理，并要求回收单位出具回收证明。回收证明应作为档案设备报废处置的凭证，与相关资料一并归档保存。七、档案设备的信息化管理（一）设备信息录入1.行政部门应建立档案设备信息化管理系统，将每台档案设备的基本信息（包括设备名称、型号、规格、购置时间、供应商、使用部门、维护保养记录等）录入系统，实现档案设备信息的动态管理。2.档案设备信息录入应准确、完整、及时，确保系统数据与实际设备情况一致。录入人员应认真核对录入信息，避免因信息错误导致管理混乱。（二）设备状态跟踪1.通过档案设备信息化管理系统，行政部门可以实时跟踪设备的使用状态、维护保养情况、维修记录等信息，及时掌握设备的运行状况。2.当档案设备出现异常情况或需要进行维护保养时，系统应自动发出提醒信息，通知相关人员进行处理。（三）数据分析与利用1.行政部门定期对档案设备信息化管理系统中的数据进行分析，了解设备的使用频率、故障率、维修成本等情况，为档案设备的采购、配置、维护保养等工作提供决策依据。2.利用数据分析结果，行政部门可以优化档案设备资源配置，提高设备利用率，降低设备使用成本，提升档案管理工作的效益。八、监督与检查（一）内部监督1.行政部门负责对公司档案设备管理工作进行内部监督检查，定期或不定期对档案设备的采购、配置、使用、维护保养、存储保管、报废处置等环节进行检查，确保各项管理制度的有效执行。2.内部监督检查可采用现场检查、查阅资料、问卷调查等方式进行。检查结束后，应形成检查报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）审计监督公司审计部门负责对档案设备管理工作进行审计监督，定期对档案设备的采购、使用、维护保养、报废处置等情况进行审计，检查设备管理的合规性、合理性和效益性。审计部门应根据审计结果出具审计报告，对发现的问题