行政会计支出管理制度

行政会计支出管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政会计支出管理，规范支出行为，提高资金使用效益，保障公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部各部门的行政费用支出，包括但不限于办公用品采购、差旅费、业务招待费、会议费、车辆使用费等各项费用的管理。（三）基本原则1.合法性原则：各项支出必须符合国家法律法规和公司相关规定。2.合理性原则：支出应与公司业务活动相关，具有合理的必要性和效益性。3.真实性原则：支出凭证必须真实、准确、完整，如实反映经济业务内容。4.审批规范原则：严格按照规定的审批流程进行审核和批准，确保支出的合规性。二、支出预算管理（一）预算编制1.各部门应根据年度工作计划和业务需求，于每年[具体时间]前编制下一年度行政费用支出预算。2.预算内容应详细、具体，包括费用项目、金额、支出时间等，并说明支出的必要性和预期效果。3.行政部门负责汇总各部门预算，结合公司整体战略目标和财务状况，编制公司年度行政会计支出预算草案，提交公司管理层审核。（二）预算审批1.公司管理层对年度行政会计支出预算草案进行审议，根据公司实际情况进行调整和完善，形成正式的年度预算方案。2.年度预算方案经公司董事会批准后执行，各部门必须严格按照预算控制支出。（三）预算执行与调整1.各部门应按照批准的预算执行，合理安排支出进度，确保各项工作的顺利进行。2.如因特殊情况需要调整预算，应提前向行政部门提出书面申请，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排。3.行政部门对预算调整申请进行审核，提出意见后报公司管理层审批。经批准的预算调整方案作为预算执行的依据。三、办公用品采购管理（一）需求申报1.各部门根据工作需要，每月[具体时间]前向行政部门提交办公用品需求清单，详细注明办公用品的名称、规格、数量等信息。2.行政部门对各部门的需求清单进行汇总整理，结合库存情况，制定办公用品采购计划。（二）采购流程1.行政部门根据采购计划，选择合格的供应商进行询价、比价和议价，确定最终采购供应商和采购价格。2.采购人员与供应商签订采购合同，明确采购物品的规格、数量、价格、交货时间、质量标准等条款。3.供应商按照合同约定将办公用品送达公司，采购人员负责组织验收。验收合格后，办理入库手续，填写入库单。（三）库存管理1.行政部门设立办公用品仓库，指定专人负责库存管理。2.库存管理人员应定期对办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或损坏，应及时查明原因并进行处理。3.各部门领用办公用品时，应填写领用单，经部门负责人签字后到仓库领取。仓库管理人员根据领用单发放办公用品，并做好登记。（四）费用结算1.采购人员根据采购合同和验收单，及时与供应商进行费用结算。2.费用结算凭证应包括采购合同、发票、验收单、入库单等，确保凭证真实、完整、有效。3.财务部门对费用结算凭证进行审核，审核无误后办理付款手续。四、差旅费管理（一）出差审批1.员工因工作需要出差，应提前填写出差申请表，注明出差事由、目的地、预计出差时间、费用预算等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据工作需要对出差申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.分管领导批准后，出差申请表交行政部门备案。（二）差旅费标准1.交通费用乘坐飞机应严格按照公司规定的舱位等级乘坐，特殊情况需乘坐高等级舱位的，须经分管领导批准。乘坐火车（动车、高铁），原则上应乘坐二等座，因工作需要乘坐一等座的，须经分管领导批准。长途汽车、轮船等交通工具的乘坐标准按照公司相关规定执行。2.住宿费用出差人员应根据实际需要选择合适的住宿酒店，住宿费用标准按照公司规定的地区分类执行。两人以上（含两人）一同出差的，应根据同性人员住宿标准合并安排住宿，原则上不得超过标准。3.伙食补贴出差期间的伙食补贴按照公司规定的标准执行，按实际出差天数计算。出差人员由接待单位统一安排用餐的，应扣除相应的伙食补贴。（三）费用报销1.出差人员应在出差结束后[规定时间]内办理差旅费报销手续，填写差旅费报销单，并附上出差申请表、机票、车票、住宿发票、餐饮发票等相关凭证。2.行政部门对差旅费报销凭证进行审核，重点审核出差事由、行程安排、费用标准等是否符合规定。3.财务部门对报销凭证进行复审，审核无误后按照公司财务制度进行报销。五、业务招待费管理（一）招待审批1.因业务需要进行招待的，应提前填写业务招待申请表，注明招待对象、事由、预计费用等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据业务情况对招待申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.招待费用超过一定金额的，须报公司总经理审批。（二）招待标准1.业务招待应本着勤俭节约、合理适度的原则进行，严格控制招待费用支出。2.招待用餐应根据招待对象和业务情况选择合适的餐厅，原则上不得安排高档豪华宴请。3.招待用酒应根据实际情况合理选择，不得超标准使用高档酒水。（三）费用报销1.招待结束后，经办人应及时填写业务招待费报销单，并附上业务招待申请表、发票、消费清单等相关凭证。2.行政部门对业务招待费报销凭证进行审核，重点审核招待事由、招待对象、费用标准等是否符合规定。3.财务部门对报销凭证进行复审，审核无误后按照公司财务制度进行报销。六、会议费管理（一）会议审批1.召开会议应提前填写会议申请表，注明会议名称、时间、地点、参会人员、会议议程、费用预算等信息，报部门负责人审批。2.部门负责人根据会议重要性和必要性对会议申请进行审核，签署意见后报分管领导审批。3.会议费用超过一定金额的，须报公司总经理审批。（二）会议预算1.会议主办部门应根据会议规模和要求，合理编制会议预算，包括场地租赁、餐饮、住宿、交通、资料印刷等费用。2.会议预算应详细、准确，不得虚报、冒报费用。（三）费用报销1.会议结束后，会议主办部门应及时办理会议费报销手续，填写会议费报销单，并附上会议申请表、发票、费用清单等相关凭证。2.行政部门对会议费报销凭证进行审核，重点审核会议实际发生费用与预算是否相符、各项费用支出是否合理等。3.财务部门对报销凭证进行复审，审核无误后按照公司财务制度进行报销。七、车辆使用费管理（一）车辆调度1.行政部门负责公司车辆的统一调度和管理，根据工作需要合理安排车辆使用。2.各部门因工作需要使用车辆，应提前填写用车申请表，注明用车事由、目的地、预计用车时间等信息，报行政部门调度。3.行政部门根据车辆使用情况和优先级，统筹安排车辆，并及时通知驾驶员。（二）车辆维修与保养1.驾驶员应定期对车辆进行检查和保养，发现问题及时报告行政部门。2.车辆需要维修时，驾驶员应填写车辆维修申请表，注明维修项目、预计费用等信息，报行政部门审核。3.行政部门对车辆维修申请进行审核，选择合格的维修厂进行维修，并监督维修质量和费用结算。（三）油耗管理1.行政部门应建立车辆油耗台账，记录每辆车的油耗情况。2.驾驶员应严格按照规定的油耗标准使用车辆，节约用油。如发现油耗异常，应及时查明原因并报告行政部门。（四）费用报销1.车辆维修、保养、加油等费用，驾驶员应及时收集发票和相关凭证，填写费用报销单，报行政部门审核。2.行政部门对费用报销凭证进行审核，重点审核维修项目、费用合理性、发票真实性等。3.财务部门对报销凭证进行复审，审核无误后按照公司财务制度进行报销。八、费用报销审批流程（一）报销人填写报销单报销人应按照公司规定的格式填写费用报销单，将相关报销凭证整齐粘贴在报销单后面，并在报销单上注明费用明细、金额、报销事由等信息。（二）部门负责人审核部门负责人对本部门员工的报销事项进行审核，重点审核报销事项是否与本部门业务相关、费用支出是否合理、报销凭证是否真实有效等。审核通过后，在报销单上签署意见并签字。（三）财务部门审核财务部门对报销凭证进行复审，主要审核报销凭证的合法性、合规性、完整性，以及费用计算是否准确、报销金额是否符合公司规定等。审核无误后，在报销单上签署意见。（四）分管领导审批根据公司授权，分管领导对报销金额较大或涉及重要事项的报销进行审批。审批通过后，在报销单上签字。（五）总经理审批对于重大费用支出或特殊事项的报销，需报公司总经理审批。总经理审批通过后，报销单方可生效。（六）报销付款经各级审批通过的报销单，由财务部门按照公司财务制度办理付款手续。付款方式可根据实际情况选择现金支付、银行转账等。九、支出监督与审计（一）内部监督1.行政部门负责对公司行政会计支出进行日常监督，定期检查各部门费用支出情况，确保支出符合规定。2.财务部门应加强对费用报销的审核，严格把关，对发现的问题及时提出整改意见。（二）审计监督1.公司审计部门定期对行政会计支出进行审计，检查费用支出的真实性、合法性、合理性，以及内部控制制度的执行情况。2.审计部门应出具审计报告，对审计中发现的问题提出处理意见和建议，并督促相关部门进行整改。十、违规处理（一）对违反本制度的部门和个人，视情节轻