通航公司采购管理制度

通航公司采购管理制度一、总则1.目的本制度旨在规范通航公司的采购行为，确保采购活动的合法性、规范性和经济性，满足公司运营和发展的物资需求，提高采购效率，降低采购成本，保证采购物资的质量，维护公司利益。2.适用范围本制度适用于通航公司总部及所属各部门、子公司、分公司的采购活动，包括但不限于飞机及零部件、航材、油料、设备、办公用品、维修服务等各类物资和服务的采购。3.采购原则合法性原则：采购活动必须遵守国家法律法规和公司内部规定，确保采购行为合法合规。经济性原则：在保证物资质量和满足需求的前提下，通过合理的采购策略和谈判技巧，降低采购成本，提高采购效益。质量优先原则：优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购物资和服务符合公司要求和行业标准。公开透明原则：采购过程应公开、公正、透明，接受公司内部监督和相关部门的审计。诚信合作原则：与供应商建立良好的合作关系，诚实守信，共同发展。二、采购组织与职责1.采购部门采购部是公司采购活动的归口管理部门，负责制定采购管理制度、流程和标准，组织实施采购活动，建立和维护供应商管理体系，监督采购合同的执行情况。采购部设采购经理、采购专员等岗位，明确各岗位的职责和分工。采购经理负责采购部的整体管理和采购项目的统筹协调；采购专员负责具体采购任务的执行，包括供应商开发、询价、谈判、合同签订等。2.需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物资或服务的规格、型号、数量、质量要求、交货时间等详细信息，并对需求的合理性和准确性负责。需求部门应指定专人与采购部沟通协调采购事宜，及时提供采购所需的技术文件、图纸等资料，配合采购部进行供应商选择、样品确认、到货验收等工作。3.其他相关部门财务部负责审核采购预算、采购合同付款条款，监督采购资金的使用，进行采购成本核算和财务分析。质量部负责对采购物资的质量进行检验和验收，参与供应商质量管理体系的评估，对不合格物资提出处理意见。法务部负责审核采购合同的合法性、合规性，提供法律咨询和支持，处理采购过程中的法律纠纷。三、采购流程1.采购申请需求部门根据公司业务需要和库存情况，填写《采购申请表》，详细说明采购物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量要求、交货时间、用途等信息，并经部门负责人审核签字后提交给采购部。对于紧急采购需求，需求部门应在《采购申请表》上注明"紧急采购"字样，并说明紧急原因，经公司分管领导批准后直接提交给采购部。2.采购审批采购部收到《采购申请表》后，对采购需求进行初步审核，包括需求的合理性、预算的符合性等。对于不符合要求的采购申请，采购部应及时与需求部门沟通，提出修改意见或拒绝采购申请。经采购部初步审核通过的采购申请，按照公司采购审批权限规定，提交相关领导审批。审批通过后，采购部方可组织实施采购活动。3.供应商选择与管理采购部根据采购需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行资格预审，审查其营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、信誉状况等资质文件，筛选出合格的供应商名单。采购部组织对合格供应商进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量管理体系、售后服务等情况，评估其综合实力。根据考察结果，建立供应商档案，对供应商进行分类管理，如分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。采购部定期对供应商进行评估和考核，根据供应商的交货质量、交货期、售后服务、价格水平等表现，调整供应商类别和合作策略。对于表现优秀的供应商，给予优先合作机会和奖励；对于表现不佳的供应商，进行警告、限期整改或终止合作。4.采购询价与谈判采购部向选定的供应商发送《询价单》，要求供应商提供采购物资或服务的报价、交货期、付款方式、售后服务等详细信息。同时，采购部应向供应商明确采购要求和技术标准，确保供应商报价的准确性和可比性。采购部收集各供应商的报价后，进行综合分析和比较，选择报价合理、质量可靠、信誉良好的供应商进行谈判。谈判过程中，采购部应与供应商就价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款进行协商，争取达成双方满意的采购合同条款。采购谈判应至少有两名采购人员参与，并做好谈判记录。谈判记录应包括谈判时间、地点、参与人员、谈判内容、谈判结果等信息，经双方签字确认后存档。5.采购合同签订采购谈判达成一致意见后，采购部起草采购合同，明确双方的权利和义务，包括物资或服务的名称、规格、型号、数量、质量标准、价格、交货期、交货地点、付款方式、售后服务等条款。采购合同应符合国家法律法规和公司内部规定，确保合同的合法性和有效性。采购合同初稿完成后，提交给法务部审核。法务部对合同条款进行合法性审查，提出修改意见或建议。采购部根据法务部的审核意见，对合同进行修改完善，确保合同条款合法合规、明确清晰。采购合同经法务部审核通过后，由采购部与供应商签订。签订后的采购合同应加盖公司合同专用章，并由双方授权代表签字确认。采购合同一式多份，分别由采购部、需求部门、财务部、法务部等部门存档。6.采购合同执行与跟踪采购部负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按照合同约定的时间、地点、质量标准等要求交付物资或服务。需求部门应配合采购部做好采购合同执行过程中的相关工作，如提前做好收货准备、及时验收物资等。对于采购过程中出现的问题或变更，需求部门应及时通知采购部，采购部应与供应商协商解决，并办理相关变更手续。财务部按照采购合同约定的付款方式和时间，审核支付申请，办理付款手续。在付款前，财务部应核实采购物资或服务的到货情况、验收情况及发票开具情况等，确保付款依据充分、合规。7.采购验收采购物资到货前，需求部门应通知质量部做好验收准备。质量部根据采购合同和相关标准，制定验收方案，明确验收方法、验收标准、验收人员等。采购物资到货后，由需求部门和质量部共同进行验收。验收内容包括物资的名称、规格、型号、数量、质量标准、外观等。对于技术含量较高的物资，还应进行性能测试、功能验证等。验收合格的物资，由质量部出具《验收报告》，需求部门签字确认后办理入库手续。对于验收不合格的物资，质量部应及时通知采购部，采购部与供应商协商处理，如退货、换货、补货、降价等。处理结果应记录在案，并跟踪落实。四、采购预算管理1.采购预算编制采购部会同财务部、各需求部门，根据公司年度经营计划和发展战略，结合上一年度采购实际情况，编制年度采购预算。年度采购预算应明确采购项目、采购金额、采购时间等内容，并按照公司预算管理要求进行审批。各需求部门应根据年度采购预算，结合本部门业务需求，编制季度和月度采购计划，并提交给采购部。采购部汇总各需求部门的采购计划，形成公司季度和月度采购预算执行计划，报公司领导审批后组织实施。2.采购预算执行采购部应严格按照批准的采购预算执行采购活动，控制采购成本，确保采购支出不超出预算范围。对于超出预算的采购项目，采购部应及时向公司领导汇报，并说明原因和解决方案，经批准后方可实施采购。财务部负责对采购预算执行情况进行监控和分析，定期向公司领导汇报采购预算执行情况，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。如发现预算执行偏差较大，应会同采购部、需求部门等进行原因分析，采取有效措施进行调整和纠正。3.采购预算调整在采购预算执行过程中，如因市场价格波动、业务需求变化、政策调整等原因，需要对采购预算进行调整的，由需求部门提出书面申请，详细说明调整原因、调整内容、调整金额等，并附上相关证明材料。采购部对需求部门提交的采购预算调整申请进行审核，审核通过后报财务部。财务部根据公司预算管理规定，对采购预算调整申请进行审批。审批通过后，采购部按照调整后的采购预算组织实施采购活动。五、采购风险管理1.风险识别与评估采购部会同法务部、财务部、质量部等相关部门，对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如供应商违约风险、质量风险、价格风险、合同风险、法律风险等。针对识别出的风险，分析其发生的可能性和影响程度，确定风险等级。对于高风险等级的采购项目，应制定专门的风险应对措施。2.风险应对措施针对供应商违约风险，采购部应加强供应商管理，选择信誉良好、实力较强的供应商，签订详细、明确的采购合同，并要求供应商提供履约保证金或担保。同时，加强对供应商的跟踪和监督，及时发现和解决供应商违约问题。针对质量风险，质量部应加强采购物资的质量检验和验收工作，严格按照质量标准进行验收，确保采购物资符合要求。同时，要求供应商提供质量保证文件和售后服务承诺，对质量不合格的物资及时进行处理。针对价格风险，采购部应加强市场调研和价格分析，掌握市场价格动态，通过谈判、招标、询价等多种方式，选择合理的采购价格。同时，建立价格预警机制，及时发现价格异常波动情况，并采取相应的应对措施。针对合同风险，法务部应加强采购合同的审核和管理，确保合同条款合法合规、明确清晰。在合同签订过程中，严格按照合同审批流程进行审批，避免合同漏洞和风险。同时，加强对合同执行情况的跟踪和监督，及时处理合同纠纷。针对法律风险，法务部应加强对采购法律法规的学习和研究，为采购活动提供法律咨询和支持。在采购过程中，严格遵守国家法律法规，确保采购行为合法合规。同时，加强对采购合同的法律审查，防范法律风险。六、采购监督与审计1.内部监督公司内部审计部门定期对采购活动进行审计监督，检查采购管理制度的执行情况、采购流程的合规性、采购合同的签订与执行情况、采购资金的使用情况等。审计部门应根据审计结果，出具审计报告，对发现的问题提出整改意见和建议。采购部及相关部门应按照审计报告要求，及时进行整改，完善采购管理工作。公司纪检监察部门对采购活动进行纪律监督，严肃查处采购过程中的违规违纪行为，维护公司利益和采购秩序。2.外部审计公司定期聘请外部审计机构对采购活动进行审计，接受政府有关部门、行业协会等的监督检查。外部审计机构应按