贸易公司要账管理制度

贸易公司要账管理制度总则1.目的为加强公司应收账款管理，规范要账工作流程，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及应收账款的业务活动及相关要账工作。3.原则依法合规原则：要账工作必须严格遵守国家法律法规和相关政策。风险控制原则：强化对应收账款风险的识别、评估和控制，确保公司利益不受损失。责任明确原则：明确各部门及人员在应收账款管理和要账工作中的职责，做到责任到人。及时有效原则：及时采取有效措施进行要账，提高账款回收率。应收账款管理职责分工1.销售部门负责客户信用评估，收集客户信息，建立客户信用档案。签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款，并确保合同的有效性和可执行性。负责应收账款的催收工作，定期与客户沟通，跟踪账款回收情况，及时反馈异常信息。2.财务部门负责应收账款的核算与监控，定期编制应收账款账龄分析表，为要账工作提供数据支持。协助销售部门制定要账策略，提供财务专业意见和建议。对应收账款回收情况进行考核，对逾期账款进行重点监控和分析。3.法务部门参与重大销售合同的审核，从法律角度保障公司权益。协助处理应收账款催收过程中的法律事务，提供法律咨询和支持。对于逾期账款，根据需要启动法律程序，维护公司合法权益。客户信用管理1.信用评估销售部门在与客户建立业务关系前，应对客户进行信用评估。评估内容包括客户的基本信息、经营状况、财务状况、信用记录等。可通过实地考察、查阅客户财务报表、查询信用评级机构报告、与客户以往交易记录分析等方式进行信用评估。根据信用评估结果，将客户分为不同信用等级，如A级（信用良好）、B级（信用一般）、C级（信用较差）、D级（信用极差）。2.信用额度设定针对不同信用等级的客户，设定相应的信用额度。信用额度应根据客户的信用状况、经营规模、还款能力等因素综合确定。A级客户可给予较高的信用额度；B级客户信用额度适中；C级客户应严格控制信用额度；D级客户原则上不予赊销，特殊情况需经公司高层审批。信用额度需定期进行评估和调整，如客户经营状况发生重大变化、信用记录出现问题等，应及时调整信用额度。3.信用档案建立销售部门应为每个客户建立独立的信用档案，记录客户的信用评估信息、信用额度、交易记录、还款情况等。信用档案应及时更新，确保信息的准确性和完整性。财务部门和法务部门应根据各自职责权限，有权查阅客户信用档案，以便在应收账款管理和要账工作中进行参考。销售合同管理1.合同签订销售合同应明确双方的权利和义务，包括商品或服务的名称、规格、数量、价格、交货方式、付款方式、付款期限、违约责任等条款。付款方式应明确具体，如现金、支票、银行转账等，并约定逾期付款的违约责任。销售合同签订前，应由销售部门、财务部门、法务部门共同审核，确保合同条款符合公司利益和法律法规要求。合同签订后，应及时将合同副本分发给销售部门、财务部门、法务部门等相关部门，以便各部门按照职责开展后续工作。2.合同执行跟踪销售部门负责合同的执行跟踪，确保按时、按质、按量履行合同义务。定期与客户沟通，了解合同执行情况，及时解决合同履行过程中出现的问题。如发现客户有逾期付款迹象或其他异常情况，应及时反馈给财务部门和法务部门，并采取相应措施。3.合同变更与解除如因市场变化、客户需求变更等原因需要变更合同条款，应按照合同签订流程进行审批，并重新签订合同或签订补充协议。如需解除合同，应按照法律法规和合同约定办理相关手续，确保公司权益不受损失。合同变更或解除后，应及时通知财务部门调整应收账款记录，并对相关业务进行妥善处理。应收账款监控与预警1.监控指标设定财务部门应定期编制应收账款账龄分析表，分析应收账款的账龄结构、金额分布等情况。设定应收账款监控指标，如应收账款周转率、逾期账款率、坏账率等。通过对监控指标的分析，及时发现应收账款管理中存在的问题和风险。2.预警机制建立根据监控指标设定预警值，当指标超过预警值时，发出预警信号。预警信号分为红色预警（高风险）、黄色预警（中风险）、蓝色预警（低风险）。财务部门应及时将预警信息反馈给销售部门和相关领导，以便采取相应措施进行处理。3.定期分析与报告财务部门每月对应收账款情况进行分析，并撰写分析报告，提交给公司管理层。分析报告应包括应收账款的总体情况、账龄分析、逾期账款情况、客户信用状况变化等内容，并提出改进建议和措施。销售部门应根据财务部门的分析报告，制定针对性的要账计划，并组织实施。要账工作流程1.催款通知当账款逾期时，财务部门应及时向销售部门提供逾期账款清单。销售部门根据逾期账款清单，向客户发出催款通知。催款通知应明确账款金额、逾期期限、应付款日期、逾期利息等内容，并要求客户在规定期限内付款。催款通知可通过电话、邮件、信函等方式发送给客户。2.首次沟通销售部门负责与逾期客户进行首次沟通，了解逾期原因。对于因客户自身原因导致逾期的，应向客户强调逾期付款的违约责任，要求客户尽快安排付款。对于因公司自身原因导致逾期的，如交货延迟、质量问题等，应积极与客户协商解决问题，争取客户的理解和支持，尽快收回账款。3.制定要账策略根据首次沟通情况，销售部门会同财务部门、法务部门制定要账策略。要账策略应根据客户信用状况、逾期金额、逾期期限等因素综合确定，包括协商还款、上门催款、法律诉讼等方式。对于信用状况较好、逾期金额较小、逾期期限较短的客户，可先采取协商还款的方式；对于信用状况较差、逾期金额较大、逾期期限较长的客户，应及时采取上门催款或法律诉讼等强硬措施。4.实施要账行动按照制定的要账策略，销售部门组织实施要账行动。协商还款时，应与客户达成具体的还款计划，并要求客户签字确认。上门催款时，应注意方式方法，避免与客户发生冲突。催款人员应携带相关证明材料，如合同、发票、催款通知等，向客户说明情况，要求客户付款。如需启动法律诉讼程序，法务部门应及时收集相关证据，起草诉讼文书，按照法律程序进行起诉。5.要账记录与反馈销售部门应做好要账记录，包括与客户沟通的时间、方式、内容，要账行动的实施情况，客户的还款承诺等。定期向财务部门反馈要账进展情况，财务部门及时更新应收账款台账。对于要账过程中出现的重大问题或重要信息，应及时向公司管理层报告。要账工作中的沟通与协调1.内部沟通销售部门、财务部门、法务部门在要账工作中应保持密切沟通与协作。销售部门负责与客户直接沟通，了解客户需求和意见，及时反馈给财务部门和法务部门。财务部门为要账工作提供财务数据支持和分析，协助制定要账策略。法务部门为要账工作提供法律专业意见和支持，处理法律事务。各部门应定期召开要账工作协调会议，分享信息，共同研究解决要账过程中遇到的问题。2.与客户沟通要账人员在与客户沟通时，应保持礼貌、专业、耐心的态度。认真倾听客户的意见和诉求，客观分析问题，寻求双方都能接受的解决方案。向客户宣传公司的政策和规定，强调逾期付款的后果，争取客户的配合和支持。对于客户提出的合理要求，应及时反馈给公司相关部门，经批准后给予客户答复。3.外部协调如涉及第三方机构，如信用评级机构、律师事务所、会计师事务所等，应加强与外部机构的沟通与协调。及时向外部机构提供相关资料和信息，配合外部机构开展工作。听取外部机构的专业意见和建议，充分利用外部资源，提高要账工作的效率和效果。要账工作绩效考核1.考核指标设定设定要账工作绩效考核指标，包括账款回收率、逾期账款减少率、坏账损失率等。账款回收率=实际收回账款金额/应收账款总额×100%逾期账款减少率=（期初逾期账款金额期末逾期账款金额）/期初逾期账款金额×100%坏账损失率=坏账损失金额/应收账款总额×100%2.考核周期要账工作绩效考核周期为季度或年度。3.考核方式由财务部门负责收集要账工作相关数据，计算考核指标得分。销售部门根据考核指标得分情况，对要账人员进行绩效评价。绩效评价结果与要账人员的薪酬、奖金、晋升等挂钩。4.激励措施对于要账工作成绩突出的部门和个人，给予表彰和奖励。奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等。对于要账工作不力的部门和个人，进行批评教育，并采取相应的惩罚措施。惩罚措施包括扣减绩效奖金、降职、辞退等。坏账管理1.坏账确认对于符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账：债务人破产或死亡，以其破产财产或遗产清偿后，仍无法收回的账款。债务人逾期未履行偿债义务，且有确凿证据表明无法收回或收回的可能性极小的账款。因自然灾害、战争等不可抗力因素导致无法收回的账款。坏账确认应由财务部门提出申请，经公司管理层审批后进行账务处理。2.坏账处理已确认的坏账应及时进行账务处理，冲减应收账款账面价值，并计入坏账损失。对于已核销的坏账，如后期又收回部分或全部账款，应及时进行账务调整，恢复应收账款账面价值，并冲减坏账损失。建立坏账备查账簿，详细记录坏账的形成原因、核销情况、收回情况等。3.坏账责任追究对于因要账人员工作失误、违规操作等原因导致坏账损失的，应追究相关人员的责任。责任追究方式包括