公司红头文管理制度

公司红头文管理制度一、总则（一）目的为加强公司红头文件的规范化管理，提高文件处理效率，确保文件传达的准确性和及时性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部以红头文件形式发布的各类正式文件，包括但不限于通知、决定、通报、报告、请示、批复等。（三）红头文件定义公司红头文件是指公司在管理活动中形成的，具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达公司政策、发布工作指令、沟通信息、指导工作、商洽事务、请示答复问题等的重要工具。文件首页使用公司统一格式的红头，标题、文号、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期等要素齐全。（四）管理原则1.准确规范原则：文件内容应准确表达公司意图，符合法律法规和公司相关规定，格式规范统一。2.及时高效原则：文件起草、审核、签发、印发等环节应严格按照规定流程进行，确保文件及时传达，高效执行。3.安全保密原则：严格遵守国家保密法律法规，加强文件的保密管理，防止文件信息泄露。二、红头文件的格式规范（一）文件头1.公司标识：使用公司全称，字体为[具体字体]，颜色为[具体颜色]，位于文件首页顶端居中位置。2.文件编号：由年份、部门代码、文件顺序号组成，如"[年份][部门代码][顺序号]"，年份用公元纪年全称，4位数字表示，部门代码按照公司部门编码规则确定，顺序号为3位数字，编号位于公司标识下方横线处右侧。3.文件一般由发文机关、事由和文种组成，准确概括文件主要内容，字体为[具体字体]，字号为[具体字号]，位于文件编号下方居中位置。标题应避免使用标点符号，除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4.主送单位：顶格书写，使用全称或规范化简称，后加冒号。如涉及多个主送单位，应按照重要程度依次排列，不同主送单位之间用逗号隔开，最后一个主送单位后用冒号。（二）正文1.字体字号：正文一般用[具体字体]，字号为[具体字号]，每自然段首行缩进2个字符，回行顶格。2.段落间距：行距一般为[具体行距]，根据内容多少适当调整。3.层次结构：正文层次结构依次用"一、""（一）""1.""（1）"标注。"一、"为一级标题，字体为[具体字体]，字号为[具体字号]，加粗；"（一）"为二级标题，字体为[具体字体]，字号为[具体字号]，加粗；"1."为三级标题，字体为[具体字体]，字号为[具体字号]，加粗；"（1）"为四级标题，字体为[具体字体]，字号为[具体字号]。（三）附件1.附件标识：如有附件，在正文下空一行左空2字用3号仿宋体字标识"附件"，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如"附件：1.[附件名称]"）；附件名称后不加标点符号。2.附件排版：附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识"附件"，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号）。（四）发文单位1.署名：一般为公司全称或规范化简称，位于正文右下方。2.日期：以公司负责人签发的日期为准，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），位于发文单位下方。（五）页码1.标识位置：用4号半角宋体阿拉伯数字，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。2.特殊情况处理：公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。三、红头文件的起草（一）起草部门及人员1.公司各类红头文件由相关职能部门负责起草，起草人应熟悉公司业务和相关政策法规，具备较强的文字表达能力和逻辑思维能力。2.涉及多个部门的文件，由主办部门负责牵头起草，相关部门配合提供资料和意见。（二）起草要求1.内容准确：文件内容应符合公司实际情况和发展战略，准确传达公司意图，避免模糊不清或歧义性表述。2.结构合理：文件结构应清晰，层次分明，开头说明发文目的，中间阐述主要内容，结尾提出执行要求或明确下一步工作方向。3.语言规范：使用规范的现代汉语，文字简洁明了，避免使用生僻字、错别字和语病。4.格式符合要求：严格按照本制度规定的格式进行起草，确保文件格式规范统一。（三）起草流程1.明确起草任务：根据公司工作安排和实际需要，确定文件起草任务，明确起草部门和起草人。2.收集资料：起草人收集与文件相关的政策法规、公司制度、工作数据、案例等资料，为文件起草提供依据。3.撰写初稿：起草人按照起草要求，结合收集的资料，撰写文件初稿。在撰写过程中，可与相关部门和人员进行沟通交流，广泛征求意见。4.内部审核：初稿完成后，起草部门负责人对初稿进行审核，检查文件内容是否准确、结构是否合理、语言是否规范、格式是否符合要求等，提出修改意见。起草人根据审核意见对初稿进行修改完善，形成送审稿。四、红头文件的审核（一）审核部门及人员1.文件送审稿由公司综合管理部门负责审核，综合管理部门应指定专人对文件进行审核。2.涉及重要事项、重大决策或专业性较强的文件，应组织相关部门和专家进行会审。（二）审核内容1.合法性审核：文件内容是否符合国家法律法规和公司相关规定，是否存在违法违规风险。2.合规性审核：文件是否符合公司内部管理流程和规章制度，是否与公司其他文件相协调。3.准确性审核：文件内容是否准确无误，数据是否真实可靠，表述是否清晰明确。4.格式规范性审核：文件格式是否符合本制度规定，排版是否整齐美观，字体、字号、行距等是否统一。（三）审核流程1.送审：起草部门将送审稿及相关资料一并提交给综合管理部门审核。送审稿应注明起草部门、起草人、文件主题、送审日期等信息。2.初审：综合管理部门审核人员对送审稿进行初审，提出初步审核意见，填写《红头文件审核表》。初审内容包括文件内容的合法性、合规性、准确性和格式规范性等方面。3.会审（如有需要）：对于涉及重要事项、重大决策或专业性较强的文件，综合管理部门组织相关部门和专家进行会审。会审过程中，各部门和专家应充分发表意见，对文件内容进行深入讨论和论证。审核人员根据会审意见对送审稿进行修改完善。4.终审：综合管理部门负责人对审核后的送审稿进行终审，签署审核意见。终审通过的文件方可进入签发环节。五、红头文件的签发（一）签发权限1.公司一般性文件由分管领导签发。2.涉及公司重大事项、重要决策、全局性工作等文件，由公司主要领导签发。（二）签发流程1.送签：审核通过的文件送审稿及《红头文件审核表》一并提交给有权签发人。送签时应注明文件主题、审核情况、送签日期等信息。2.签发：有权签发人对送审稿进行审阅，签署签发意见。签发意见应明确文件是否同意发布，如有修改意见应提出具体修改要求。3.登记：综合管理部门对签发后的文件进行登记，记录文件名称、文号、签发人、签发日期等信息，建立红头文件台账。六、红头文件的印发（一）印发部门及人员1.红头文件由公司综合管理部门负责印发。2.综合管理部门应指定专人负责文件的排版、校对、印刷、分发等工作。（二）印发要求1.排版准确：按照本制度规定的格式进行排版，确保文件格式规范统一。排版过程中应注意字体、字号、行距、页码等细节，保证文件整体美观。2.校对严格：校对人员应对文件内容进行认真细致的校对，确保文字表述准确无误，数据准确可靠，标点符号使用正确。校对过程中应至少进行两次校对，一次为初校，一次为复校，重要文件应增加校对次数。3.印刷清晰：印刷人员应按照排版要求进行印刷，确保文件字迹清晰、图案完整、墨色均匀。印刷质量应符合公司文件印刷标准，避免出现模糊、重影、缺页等问题。4.分发及时：文件印发后，综合管理部门应及时将文件分发给主送单位和抄送单位。分发方式可根据实际情况选择纸质文件邮寄、电子文件发送等方式。对于重要文件，应采用专人送达或机要传递等方式，确保文件安全、及时送达。（三）印发流程1.排版：排版人员根据签发后的文件送审稿进行排版，生成文件电子稿。排版过程中应严格按照本制度规定的格式要求进行操作，确保文件格式规范统一。2.校对：校对人员对排版后的文件电子稿进行校对，检查文件内容是否准确无误，格式是否符合要求。校对过程中发现问题应及时与起草部门或排版人员沟通修改。3.审核：综合管理部门负责人对校对后的文件电子稿进行审核，确认无误后签字同意印刷。4.印刷：印刷人员按照审核后的文件电子稿进行印刷，印刷完成后对文件进行清点、整理，确保文件数量准确、质量合格。5.分发：文件印刷完成后，分发人员根据文件主送单位和抄送单位名单，及时将文件分发给各单位。分发过程中应做好文件发放记录，记录文件名称、文号、发放日期、发放单位、领取人等信息。七、红头文件的归档与保管（一）归档部门及人员1.红头文件由公司综合管理部门负责归档保管。2.综合管理部门应指定专人负责文件的收集、整理、归档、保管等工作。（二）归档范围1.公司内部以红头文件形式发布的各类正式文件，包括但不限于通知、决定、通报、报告、请示、批复等。2.与红头文件相关的附件、补充说明材料等。3.红头文件的起草稿、审核稿、修改稿等过程性文件。（三）归档要求1.分类准确：按照文件的类别、年度、保管期限等进行分类，建立清晰的档案分类体系。2.编号规范：对归档文件进行编号，编号应具有唯一性和系统性，便于查找和管理。3.整理有序：对归档文件进行整理，确保文件排列整齐、目录清晰、装订牢固。4.标识明确：在文件首页右上角加盖"归档"章，注明归档年度、保管期限、件号等信息。（四）保管期限1.红头文件的保管期限分为永久、长期和短期三种。2.涉及公司重大事项、重要决策、历史沿革、产权关系等具有长远查考利用价值的文件，应列为永久保管。3.在一定时期内对公司工作有查考利用价值的文件，可列为长期保管，保管期限一般为16年至50年。4.在较短时间内对公司工作有查考利用价值的文件，可列为短期保管，保管期限一般为5年以下。（五）保管流程1.收集：综合管理部门定期收集各部门已办理完毕的红头文件，确保文件收集齐全、完整。2.整理：对收集到的文件进行整理，按照归档要求进行分类、编号、装订等操作，形成归档文件。3.归档：将整理好的归档文件移交至公司档案室进行归档保管，填写《红头文件归档登记表》，记录文件名称、文号、归档日期、保管期限等信息。4.保管：档案室应妥善保管归档文件，确保文件安全、完整。定期对文件进行检查、清点，发现问题及时处理。同时，应建立健全档案管理制度，严格遵守档案查阅、借阅规定，防止文件丢失、损坏、泄密等情况发生。八、红头文件的查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅红头文件，可向综合管理部门提出申请，经批准后在指定地点查阅。2.涉及公司机密的红头文件，仅限公司相关领导和特定部门人员查阅，查阅前需签订保密协议。（二）查阅流程1.申请：查阅人填写《红头文件查阅申请表》，注明查阅文件名称、文号、查阅目的、查阅时间等信息，提交给综合管理部门。2.审批：综合管理部门对查阅申请进行审核，根据查阅权限和文件保密级别进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖公章。3.查阅：查阅人凭审批通过的申请表到综合管理部门指定地点查阅文件，查阅过程中应遵守查阅规定，不得擅自摘抄、复印、拍照、传播文件内容。4.登记：综合管理部门对查阅情况进行登记，记录查阅人姓名、查阅时间、查阅文件名称、文号等信息。（三）借阅权限1.公司内部员工因特殊原因需要借阅红头文件，可向综合管理部门提出申请，经批准后办理借阅手续。2.借阅期限一般不超过[具体期限]，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.申请：借阅人填写《红头文件借阅申请表》，注明借阅文件名称、文号、借阅目的、借阅时间、预计归还时间等信息，提交给综合管理部门。2.审批：综合管理部门对借阅申请进行审核，根据借阅权限和文件保密级别进行审批。审批通过后，在申请表上签署意见并加盖公章。3.借阅：借阅人凭审批通过的申请表到综合管理部门办理借阅手续，领取借阅文件。借阅时应仔细核对文件数量、内容，确认无误后签字确认。4.归还：借阅人应在规定的借阅期限内归还借阅文件，归还时应确保文件完整、无损坏、无丢失。综合管理部门对归还的文件进行检查，确认无误后办理归还手续。九、红头文件的废止与修订（一）废止1.红头文件在下列情况下应予以废止：已被新的法律法规、政策文件所取代；已完成其历史使命，不再具有实际指导意义；因公司机构调整、业务变更等原因，文件规定的事项已不再适用；文件内容存在严重错误或与公司实际情况不符，无法继续执行。2.废止红头文件应发布废止通知，明确废止文件的名称、文号、废止日期等信息。废止通知应在公司内部发布，并及时通知相关部门和人员。3.废止的红头文件应及时进行清理，从公司档案室和办公系统中删除，防止误查、误用。（二）修订1.红头文件在下列情况下应进行修订：法律法规、政策文件发生变化，需要对文件内容进行相应调整；公司发展战略、经营方针、管理体制等发生重大变化，文件规定的事项需要进行修