项目招待烟酒管理制度

项目招待烟酒管理制度一、总则1.目的为规范公司项目招待烟酒的管理，确保招待行为符合公司规定，合理控制费用支出，同时展现公司良好形象，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司所有涉及项目招待活动中烟酒的采购、使用、管理等相关事宜。3.原则必要性原则：招待烟酒应根据项目实际需要，用于与项目相关的业务往来、客户接待等必要场合，避免不必要的浪费。适度原则：招待烟酒的规格和档次应与项目的性质、规模以及客户的重要程度相匹配，既要体现公司诚意，又要防止过度铺张。预算控制原则：严格控制招待烟酒费用支出，纳入公司年度预算管理，确保费用在预算范围内合理使用。合规性原则：所有招待烟酒的采购、使用等行为必须符合国家法律法规及公司相关规定。二、管理职责1.行政部门负责制定招待烟酒采购标准和供应商选择标准，建立合格供应商名录。根据项目需求，审核招待烟酒的采购申请，统筹安排采购工作。负责招待烟酒的验收、入库、保管及发放工作，确保烟酒的质量和安全。定期对招待烟酒的库存进行盘点，及时更新库存信息。2.财务部门负责审核招待烟酒的采购发票，按照公司财务制度进行报销。对招待烟酒费用进行核算和统计，定期提供费用分析报告，为费用控制提供数据支持。3.项目部门根据项目业务需要，提前提交招待烟酒的采购申请，明确招待事由、预计用量等信息。负责招待烟酒的使用管理，按照规定的标准和流程进行招待，并做好使用记录。配合行政部门和财务部门做好招待烟酒的相关管理工作，提供必要的信息和资料。三、采购管理1.采购标准根据项目的性质、客户群体以及招待场合的不同，制定相应的招待烟酒采购标准，明确各类烟酒的品牌、规格、档次等要求。优先选择市场上口碑良好、质量可靠、价格合理的烟酒品牌和产品。2.供应商选择行政部门通过市场调研、供应商推荐、招标等方式，建立招待烟酒合格供应商名录。对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等方面进行综合评估，选择优质供应商合作。定期对供应商进行考核，对于不符合要求的供应商及时进行调整或淘汰。3.采购流程项目部门根据项目招待需求，填写《招待烟酒采购申请表》，详细注明招待事由、预计招待人数、所需烟酒的品牌、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。行政部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实招待事由的真实性和合理性，以及采购数量是否在标准范围内。审核通过后，按照采购标准选择合适的供应商进行采购。行政部门与供应商签订采购合同，明确采购产品的品牌、规格、数量、价格、交货时间、质量标准、付款方式等条款。供应商按照合同要求将招待烟酒送达公司，行政部门负责组织验收。验收内容包括产品的品牌、规格、数量、质量等，确保与合同约定一致。验收合格后，办理入库手续。四、库存管理1.入库管理招待烟酒到货后，行政部门仓库管理人员根据采购合同和送货清单，对烟酒的品牌、规格、数量、质量等进行仔细核对。核对无误后，填写《招待烟酒入库单》，详细记录入库日期、供应商名称、产品名称、规格、数量等信息，并由仓库管理人员和送货人员签字确认。将验收合格的招待烟酒按照类别、规格、批次等进行分类存放，建立库存台账，记录库存数量、出入库时间、领用部门等信息。2.保管要求招待烟酒应存放在专门的仓库或储存区域，保持仓库环境干燥、通风良好，温度和湿度适宜，防止烟酒受潮、变质、损坏。建立严格的仓库管理制度，限制无关人员进入仓库，确保库存安全。定期对库存的招待烟酒进行盘点，检查库存数量与台账记录是否一致，发现问题及时查明原因并进行处理。3.出库管理项目部门因业务需要领用招待烟酒时，填写《招待烟酒领用申请表》，注明领用事由、预计招待人数、所需烟酒的品牌、规格、数量等信息，经部门负责人审核签字后提交至行政部门。行政部门仓库管理人员根据领用申请表，核实领用信息的真实性和合理性，按照库存情况进行发放。发放时，填写《招待烟酒出库单》，详细记录出库日期、领用部门、产品名称、规格、数量等信息，并由仓库管理人员和领用人员签字确认。仓库管理人员根据出库单及时更新库存台账，确保库存数量准确无误。五、使用管理1.使用标准根据不同的招待场合和客户级别，制定明确的招待烟酒使用标准。例如，对于重要客户或大型项目的招待活动，可提供较高档次的烟酒；对于一般性业务往来，应选择符合相应规格的烟酒。严格控制招待烟酒的使用量，避免浪费。在招待过程中，应根据实际招待人数和需求合理安排烟酒的使用，不得超标准、超量使用。2.使用流程项目部门在进行项目招待活动前，按照规定的使用标准填写《招待烟酒使用登记表》，详细记录招待日期、招待事由、招待地点、参与人员、使用烟酒的品牌、规格、数量等信息。在招待活动中，招待人员应按照使用标准和流程进行招待，确保烟酒的使用符合规定。招待活动结束后，招待人员应及时将《招待烟酒使用登记表》提交至项目部门负责人审核，审核通过后交行政部门备案。3.监督检查行政部门定期对各项目部门招待烟酒的使用情况进行监督检查，核实使用记录是否真实、准确，使用标准是否执行到位。对于发现的违规使用招待烟酒的行为，行政部门应及时进行纠正，并按照公司规定进行处理。情节严重的，将追究相关人员的责任。六、费用管理1.预算编制财务部门根据公司年度经营计划和项目预算安排，结合以往招待烟酒费用支出情况，编制年度招待烟酒费用预算。年度招待烟酒费用预算应明确各项费用的明细和金额，并分解到各个季度和月份，确保预算的合理性和可操作性。2.费用报销项目部门在招待活动结束后，应及时整理相关发票和使用记录，按照公司财务制度进行费用报销。报销时，应提供真实、合法、有效的发票，发票内容应与招待烟酒的采购和使用情况相符。同时，附上《招待烟酒采购申请表》、《招待烟酒领用申请表》、《招待烟酒使用登记表》等相关审批文件。财务部门对报销凭证进行审核，核实费用的真实性、合理性和合规性，对不符合要求的报销申请予以退回。审核通过后，按照公司财务流程进行报销付款。3.费用控制财务部门定期对招待烟酒费用支出情况进行统计和分析，与预算进行对比，及时发现费用偏差。对于费用超预算的项目，项目部门应分析原因，提出改进措施，并报公司领导