部门费用统计管理制度

部门费用统计管理制度一、总则（一）目的为加强公司部门费用的统计管理，规范费用统计工作流程，确保费用数据的准确性、及时性和完整性，有效控制部门费用支出，提高公司财务管理水平，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门的费用统计管理工作。（三）基本原则1.真实性原则费用统计数据应如实反映部门实际发生的费用情况，不得虚报、漏报、瞒报。2.及时性原则各部门应按照规定的时间及时报送费用统计数据，确保数据的时效性。3.准确性原则费用统计数据应准确无误，数据计算、分类、汇总等应符合相关规定和要求。4.完整性原则涵盖部门所有费用支出项目，确保统计数据全面、完整。二、费用分类及统计范围（一）办公费用1.办公用品：包括文具、纸张、文件夹、笔记本、笔、墨盒、硒鼓等。2.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、碎纸机等设备的购置、维修、保养费用。3.办公家具：办公桌、办公椅、文件柜等的购置、维修费用。4.水电费：办公室区域的电费、水费、物业费等。5.通讯费：固定电话、移动电话的通讯费用，包括话费套餐费、通话费、短信费、网络费等。（二）差旅费1.交通费用：员工因公务出差乘坐飞机、火车、汽车、轮船等交通工具产生的费用。2.住宿费用：出差期间的酒店、宾馆住宿费用。3.餐饮补贴：按照公司规定标准给予的出差餐饮补贴。4.市内交通费：出差地市内的交通费用，如出租车费、公交车费等。（三）业务招待费1.招待客户的餐饮、住宿、娱乐等费用。2.赠送客户的礼品费用。（四）培训费用1.参加外部培训课程的学费、资料费、差旅费等。2.内部培训的讲师费用、培训教材编写费用、场地租赁费用等。（五）会议费用1.会议场地租赁费用。2.会议设备租赁费用，如投影仪、音响设备等。3.会议资料印刷费用。4.参会人员的餐饮、住宿费用（如有）。（六）营销费用1.广告宣传费用：包括在各类媒体投放广告的费用、制作宣传资料的费用等。2.促销活动费用：举办促销活动的场地租赁、礼品、人员费用等。3.市场调研费用：委托专业机构进行市场调研的费用。（七）其他费用不属于上述分类的其他部门费用支出，如特殊设备的租赁费用、因业务需要临时发生的费用等。三、费用统计流程（一）费用发生记录1.各部门员工在费用发生时，应按照公司财务规定填写相应的费用报销单，并详细注明费用发生的日期、事由、金额、费用类别等信息。2.费用报销单应附上有效的原始凭证，如发票、收据、合同等，确保凭证真实、合法、有效。（二）部门初审1.部门负责人收到员工提交的费用报销单后，应认真审核费用的合理性、必要性以及报销凭证的真实性、完整性。2.对于不符合规定的费用报销，部门负责人应及时与员工沟通，要求其补充或更正相关信息；对于不合理的费用支出，部门负责人有权拒绝报销。3.部门负责人审核通过后，在费用报销单上签字确认，并提交至财务部门。（三）财务审核1.财务部门收到部门提交的费用报销单后，对报销凭证的合法性、合规性以及费用金额的准确性进行审核。2.财务人员依据公司财务制度和相关规定，检查费用是否超出预算、报销标准是否符合要求等。3.对于审核不通过的费用报销，财务人员应及时与部门负责人和报销员工沟通，说明原因并要求其进行调整或补充资料。（四）统计汇总1.财务部门定期（每月或每季度）对审核通过的部门费用进行统计汇总。2.按照费用分类进行详细的数据整理，计算各项费用的总额、人均费用等统计指标。3.编制部门费用统计报表，报表应清晰反映各部门不同费用项目的发生情况、趋势变化等。（五）报表报送1.财务部门将编制好的部门费用统计报表报送至公司管理层、各部门负责人以及相关决策部门。2.报表报送应确保及时、准确，以便管理层能够及时了解公司各部门费用支出情况，做出合理的决策。四、费用统计报表（一）报表种类1.部门月度费用统计表详细记录各部门每月各项费用的发生金额、累计金额等信息。2.部门季度费用分析表对季度内部门费用进行综合分析，包括费用构成、变化趋势、与预算对比情况等。3.年度费用汇总表汇总全年各部门费用数据，全面反映公司年度费用支出情况。（二）报表内容1.表头信息包括报表名称、统计期间、部门名称等。2.费用项目明细按照费用分类详细列出各项费用的本期发生额、上期发生额、增减金额、增减比例等。3.统计指标如费用总额、人均费用、费用占比等。4.备注对特殊费用支出或需要说明的事项进行备注说明。（三）报表格式报表格式应统一、规范，便于数据的汇总、分析和比较。具体格式由财务部门根据公司实际情况制定。五、费用控制与分析（一）费用预算管理1.公司根据各部门的业务特点和工作需求，制定年度费用预算。2.部门应按照公司下达的费用预算指标，合理安排各项费用支出，并将预算分解到月度或季度。3.费用预算一经确定，原则上不得随意突破。如遇特殊情况需要调整预算，应按照公司规定的预算调整流程进行申请和审批。（二）费用控制措施1.建立费用审批制度，明确各级审批权限，严格控制费用支出。2.加强对费用报销的审核，杜绝不合理、不必要的费用支出。3.定期对部门费用进行监控，及时发现费用异常情况并采取措施进行调整。4.鼓励各部门采取节约措施，降低费用消耗，如节约办公用品、合理控制差旅费等。（三）费用分析1.财务部门定期对公司及各部门费用进行分析，撰写费用分析报告。2.费用分析报告应包括费用支出情况、费用变动原因、与预算对比分析、存在问题及改进建议等内容。3.通过费用分析，为公司管理层提供决策依据，以便优化费用结构，提高资金使用效率。六、数据管理与保密（一）数据存储1.财务部门应妥善保管部门费用统计数据，采用电子和纸质双重存储方式。2.电子数据应存储在安全的服务器或存储设备上，并定期进行备份，防止数据丢失。3.纸质数据应分类装订成册，存放在专门的档案柜中，便于查阅和保管。（二）数据查阅1.公司内部人员因工作需要查阅部门费用统计数据时，应按照规定的流程进行申请和审批。2.查阅数据应在指定地点进行，不得擅自复制、传播数据。3.严格限制对数据的访问权限，确保数据安全。（三）数据保密1.参与费用统计管理工作的人员应严格遵守公司的保密制度，对涉及的费用数据予以保密。2.不得向无关人员泄露部门费用统计信息，如有违反，将按照公司规定追究相关人员的责任。七、考核与奖惩（一）考核指标1.费用统计数据的准确性、及时性。2.费用控制情况，是否超出预算指标。3.费用分析报告的质量和对决策的支持作用。（二）考核方式1.由财务部门定期对各部门的费用统计管理工作进行考核评价。2.考核结果以评分形式体现，满分100分。（三）奖励措施1.对于费用统计工作表现优秀的部门，给予一定的奖励，如部门绩效加分、颁发荣誉证书等。2.对在费用控制方面取得显著成效的部门，给予专项奖励，如奖金、奖品等。（四）惩罚措施1.对于费用统计数据不准确、不及时的部门，责令其限期整改，并视情节轻重给予相应的处罚，如部门绩效扣分、警告