企业发票章管理制度

企业发票章管理制度总则目的为加强公司发票章的管理，规范发票开具行为，确保公司财务安全，根据国家相关法律法规及公司实际情况，特制定本制度。适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及发票开具、使用过程中对发票章的管理。基本原则1.依法合规原则：严格遵守国家税收法律法规及发票管理相关规定，确保发票开具和使用合法合规。2.专人专管原则：明确发票章保管人员，实行专人专管，严禁多人共管或交叉保管。3.安全保密原则：确保发票章的安全存放，防止丢失、被盗用等情况发生，对发票开具信息严格保密。发票章的刻制与启用刻制1.申请：因公司业务需要刻制发票章时，由财务部门提出申请，填写《发票章刻制申请表》，详细说明刻制原因、发票章用途、预计启用时间等信息，并附相关业务证明材料。2.审批：《发票章刻制申请表》经财务负责人审核、公司分管领导审批后，提交至行政管理部门。3.刻制：行政管理部门根据审批后的申请表，选择具有合法资质的印章刻制单位进行发票章刻制。刻制过程中，应严格监督印章质量及样式符合国家规定和公司要求。4.备案：发票章刻制完成后，行政管理部门负责将发票章印模及相关信息报送当地税务机关备案，并留存备案回执复印件。同时，将发票章启用信息及时通知财务部门。启用1.启用通知：财务部门收到行政管理部门的发票章启用通知后，应及时做好相关准备工作，包括更新财务系统中的印章信息、调整发票开具流程等。2.首次使用登记：发票章启用后，首次用于发票开具时，保管人员应在《发票章使用登记簿》上进行详细登记，记录开票日期、发票号码、客户名称、金额等信息。发票章的保管保管人员职责1.专人负责：公司指定财务部门的[具体人员姓名]为发票章保管人员，负责发票章的日常保管工作。保管人员应具备良好的职业道德和责任心，熟悉财务工作流程及发票管理规定。2.安全存放：发票章应存放在专门的保险柜或安全可靠的地方，确保印章存放环境安全，防止印章被盗、丢失或损坏。保险柜钥匙和密码应由保管人员妥善保管，不得随意告知他人。如因特殊原因需要委托他人代管，必须经过财务负责人书面批准，并办理相关交接手续。3.定期检查：保管人员应定期对发票章进行检查，查看印章是否完好无损、字迹是否清晰可辨。如发现问题，应及时报告财务负责人，并采取相应措施进行处理。4.交接手续：发票章保管人员因工作调动、离职等原因需要办理交接手续时，必须严格按照公司规定的交接程序进行。交接时，应由财务负责人或其指定人员监交，交接双方应在《发票章交接清单》上详细记录发票章的名称、数量、启用时间、保管情况等信息，并签字确认。交接清单一式三份，交接双方各执一份，财务部门存档一份。保管场所安全要求1.防火防盗：发票章保管场所应具备防火、防盗设施，如安装火灾报警装置、防盗门、保险柜等。严禁在保管场所存放易燃、易爆、易腐蚀等危险物品。2.防潮防虫：保持保管场所干燥通风，防止发票章受潮生锈或被虫蛀。可放置干燥剂、防虫药品等，但要注意避免对印章造成损害。3.环境整洁：保管场所应保持整洁卫生，定期进行清扫，防止灰尘、杂物等对发票章产生污染。发票章的使用使用范围公司发票章仅限于在对外开具的发票、收款收据等财务票据上加盖，以证明公司对相关经济业务的认可和承担相应的法律责任。严禁将发票章用于其他任何非公司业务范围内的文件、资料或协议等盖章。使用流程1.申请：各部门或员工需要开具发票时，应填写《发票开具申请表》，详细注明开票日期、客户名称、纳税人识别号、地址、电话、开户行及账号、货物或应税劳务名称、规格型号、数量、单价、金额、税额等信息，并经部门负责人审核签字后提交至财务部门。2.审核：财务部门收到《发票开具申请表》后，应认真审核申请内容的真实性、准确性和完整性。审核无误后，在申请表上加盖"发票审核专用章"，并注明审核日期及审核人姓名。如发现申请内容不符合规定或存在疑问，应及时与申请部门或员工沟通核实，待问题解决后再进行审核。3.盖章：经审核通过的发票开具申请，由财务部门指定的发票开具人员根据发票内容，在发票相应位置加盖发票章。盖章时应确保印章清晰、端正，与发票内容一致，不得压线、错格。发票开具人员在盖章后，应在《发票章使用登记簿》上详细记录发票开具信息，包括开票日期、发票号码、客户名称、金额、盖章人等。4.交付：发票开具完成后，发票开具人员应及时将发票交付给客户，并要求客户在《发票签收登记簿》上签字确认。如客户通过邮寄方式收取发票，应做好邮寄记录，包括快递单号、邮寄日期等。使用记录与存档1.使用登记簿：保管人员应建立《发票章使用登记簿》，详细记录发票章每次使用的日期、发票号码、客户名称、金额、用途、盖章人等信息。使用登记簿应妥善保存，以备查阅。2.发票存根联：发票开具人员应按照发票号码顺序整理发票存根联，并定期装订成册。发票存根联应保存至少五年，以备税务机关等相关部门检查。3.相关申请资料：将《发票开具申请表》等相关申请资料与发票存根联一同存档，以便在需要时能够追溯发票开具的全过程。发票章的作废与销毁作废情形1.发票章损坏：发票章因磨损、变形、字迹模糊等原因无法正常使用时，应及时申请作废。2.公司名称变更：公司因名称变更需要重新刻制发票章时，原发票章应及时作废。3.税务登记变更：公司税务登记信息发生变更，涉及发票章样式或内容需要调整时，原发票章应作废处理。作废申请与审批1.申请：发票章保管人员发现发票章需要作废时，应填写《发票章作废申请表》，详细说明作废原因、发票章的基本情况等信息，并提交至财务部门。2.审批：财务部门对《发票章作废申请表》进行审核后，报财务负责人审批。经审批同意后，方可进行发票章的作废处理。销毁1.销毁方式：发票章作废后，应采用适当的方式进行销毁，确保印章信息无法恢复。一般可采用切割、粉碎等物理方法进行销毁。2.销毁记录：在发票章销毁过程中，应由财务部门指定人员进行现场监督，并填写《发票章销毁记录》，详细记录销毁日期、销毁方式、销毁人员等信息。销毁记录应留存存档，以备查阅。监督与检查内部监督1.定期检查：财务部门应定期对发票章的保管、使用情况进行检查，检查内容包括发票章存放是否安全、使用流程是否规范、使用记录是否完整等。发现问题应及时督促整改，并将检查结果向财务负责人报告。2.不定期抽查：公司内部审计部门应不定期对发票章管理情况进行抽查，重点检查发票章管理制度的执行情况、发票开具的真实性和合规性等。对发现的违规问题，应按照公司相关规定进行严肃处理，并提出改进建议。外部监督1.接受税务机关检查：积极配合税务机关对公司发票开具及发票章使用情况的检查，如实提供相关资料和信息。对税务机关提出的问题，应及时整改落实，并将整改情况反馈给税务机关。2.其他部门监督：接受其他相关部门对公司发票章管理情况的监督检查，如财政部门、审计部门等。对监督检查中发现的问题，应认真对待，积极整改，确保公司发票章管理工作符合法律法规及相关政策要求。违规处理违规行为界定1.未按规定保管发票章：如发票章未存放在安全可靠的地方、保管人员擅自离岗未办理交接手续等。2.违规使用发票章：如将发票章用于非规定用途、在空白发票或其他未经审核的文件上盖章、虚开发票等。3.未按规定进行发票章使用登记：如使用发票章后未及时在《发票章使用登记簿》上记录或记录不完整等。4.擅自刻制或变更发票章：未经公司批准私自刻制发票章或擅自变更发票章样式、内容等。处理措施1.批评教育：对于初次发生轻微违规行为的员工，给予批评教育，责令其立即改正，并在公司内部进行通报批评。2.经济处罚：对因违规行为给公司造成经济损失的员工，根据损失大小给予相应的经济处罚，处罚金额从员工工资中扣除。3.纪律处分：对于严重违规行为或多次违规不改的员工，给予警告、记过、记大过、降级、撤职、开除等纪律处分。4.法律责任追究：对于违反国