公司现金券管理制度

公司现金券管理制度一、总则（一）目的为加强公司现金券的管理，规范现金券的发行、使用、回收等流程，确保现金券的安全与合理使用，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内部发行的所有现金券，包括但不限于促销现金券、员工福利现金券等。（三）基本原则1.合规性原则：现金券的发行、使用等活动应符合国家法律法规及相关财务规定。2.安全性原则：确保现金券在整个生命周期内的安全，防止丢失、被盗用等情况发生。3.可控性原则：对现金券的发行数量、使用范围、有效期等进行严格控制和管理。二、现金券的种类与面值（一）种类1.按用途分类：促销现金券：用于公司产品或服务的促销活动，吸引客户购买。员工福利现金券：作为员工福利的一种形式，可在公司指定的场所消费。2.按发行主体分类：公司总部发行的现金券：面向全公司或特定区域的客户及员工。分公司或部门发行的现金券：在其管辖范围内使用。（二）面值根据公司业务需求和市场情况设定不同的面值，如50元、100元、200元等。三、现金券的发行（一）发行计划1.市场部门根据公司营销计划和促销活动方案，提前制定现金券发行计划，明确发行时间、发行数量、使用范围、有效期等内容。2.发行计划需经公司管理层审批后执行。（二）设计与制作1.现金券的设计应包含公司logo、名称、面值、使用说明、有效期、编号等必要信息。2.选择具有资质的印刷厂家进行制作，确保现金券的质量和安全性，防止伪造。（三）发放方式1.针对客户：在促销活动期间，通过线上平台（如公司官网、电商平台等）、线下门店、合作伙伴等渠道向客户发放现金券。客户可以通过注册会员、参与活动、购买指定产品等方式获取现金券。2.针对员工：由人力资源部门根据公司福利政策，定期向员工发放现金券。发放方式可以是直接发放纸质现金券，也可以通过电子系统将现金券信息发送至员工个人账户。（四）记录与备案1.建立现金券发行台账，详细记录现金券的发行日期、编号、面值、数量、发放对象、发放渠道等信息。2.财务部门对现金券的发行情况进行备案，作为财务核算的依据。四、现金券的使用（一）使用范围1.促销现金券：仅限在公司指定的产品或服务范围内使用，不得用于兑换现金或其他非指定商品及服务。2.员工福利现金券：可在公司内部指定的食堂、超市、便利店、健身房等场所消费，具体使用范围由公司另行规定。（二）使用规则1.现金券应在有效期内使用，逾期作废。2.每次使用现金券的金额不得超过其面值。3.现金券不可找零，如消费金额小于现金券面值，剩余部分不予退还。4.多张现金券可同时使用，但需符合相关规定和商家要求。（三）消费流程1.客户或员工在消费时，向商家出示现金券。2.商家核对现金券的真伪、有效期、面值等信息后，进行消费结算。3.商家留存现金券原件，并在系统中记录使用情况，包括消费日期、金额、现金券编号等。（四）特殊情况处理1.如现金券出现损坏、丢失等情况，客户或员工应及时联系公司相关部门，经核实后可根据具体情况进行补发或处理。2.若商家拒绝接受现金券或在使用过程中出现争议，客户或员工可向公司客服部门投诉，公司将进行协调处理。五、现金券的回收与核销（一）回收1.商家在每日营业结束后，将当日收到的现金券进行整理、清点，并交至公司指定的回收点。2.回收点对现金券进行再次核对，确保回收的现金券真实、有效，数量准确。（二）核销1.财务部门定期对回收的现金券进行核销，与发行台账及商家使用记录进行核对。2.核销过程中发现的问题，如现金券丢失、伪造、使用异常等，应及时进行调查和处理。3.核销后的现金券应妥善保管，以备后续审计和检查。六、现金券的财务管理（一）账务处理1.发行现金券时，财务部门按照面值确认负债，同时记录相关费用或成本。2.使用现金券时，根据实际消费金额冲减负债，并确认相应的收入或成本。3.回收现金券并核销后，冲减相应的负债。（二）审计监督1.公司内部审计部门定期对现金券的管理情况进行审计，检查发行、使用、回收、核销等环节是否合规，账务处理是否准确。2.审计结果应及时反馈给公司管理层，并针对发现的问题提出整改建议。（三）税务处理现金券的发行、使用等涉及的税务问题，按照国家税收法律法规的规定进行处理，确保公司依法纳税。七、现金券的安全管理（一）存储安全1.现金券应存放在安全可靠的场所，配备必要的防盗、防火、防潮等设施。2.设立专门的现金券存储区域，限制无关人员进入。（二）运输安全1.在现金券的运输过程中，应采取必要的安全措施，确保现金券的安全。2.选择具有资质的运输公司进行配送，并对运输过程进行跟踪和监控。（三）销毁处理1.对于过期、作废或不再使用的现金券，应及时进行销毁处理。2.销毁过程应进行记录，包括销毁日期、数量、销毁方式等，并由专人负责监督。八、监督与检查（一）监督部门公司成立现金券管理监督小组，由财务、市场、审计等部门相关人员组成，负责对现金券的管理情况进行全面监督。（二）检查内容1.现金券的发行是否符合规定的计划和流程。2.现金券的使用是否在规定的范围内，是否符合使用规则。3.现金券的回收与核销是否准确、及时。4.现金券的安全管理措施是否落实到位。（三）违规处理1.对于违反本制度规定的行为，视情节轻重给予相关责任人警告、罚款、辞退等处理。2.如因违规行为给公司造成损失的，