行政日常总务管理制度

行政日常总务管理制度总则1.目的本制度旨在规范公司行政日常总务工作，确保公司各项事务的顺利开展，为员工提供一个良好的工作环境，提高公司整体运营效率。2.适用范围本制度适用于公司全体员工及与公司行政事务相关的外部人员。3.基本原则服务至上原则：以满足公司各部门及员工需求为出发点，提供优质、高效的总务服务。规范管理原则：建立健全各项规章制度，确保行政总务工作的标准化、规范化。勤俭节约原则：合理利用公司资源，降低行政成本，杜绝浪费。办公环境管理1.办公区域规划根据公司组织架构和业务需求，合理划分办公区域，明确各部门的办公地点。办公区域应保持整洁、明亮、通风良好，配备必要的办公家具、设备和设施。2.环境卫生维护制定办公区域环境卫生标准，明确各区域的清洁责任人和清洁频次。定期对办公区域进行清扫、消毒，保持地面、桌面、门窗等清洁卫生。设立专门的垃圾存放点，定期清理垃圾，确保办公环境整洁。3.安全管理建立健全办公区域安全管理制度，加强安全防范措施。配备必要的消防器材和安全设施，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。加强对员工的安全教育，提高员工的安全意识，严禁在办公区域内吸烟、使用明火等。做好办公区域的防盗工作，加强门禁管理，确保公司财产安全。办公用品管理1.办公用品的采购根据公司实际需求，制定办公用品采购计划，明确采购种类、数量和预算。选择合格的供应商，建立供应商档案，定期对供应商进行评估和管理。按照采购流程进行办公用品的采购，确保采购的办公用品符合质量要求，价格合理。2.办公用品的领用设立办公用品领用台账，记录办公用品的领用情况。员工根据工作需要填写办公用品领用申请表，经部门负责人审批后到指定地点领用。办公用品管理人员应按照审批后的申请表发放办公用品，并在台账上做好记录。3.办公用品的使用与节约倡导员工节约使用办公用品，提高办公用品的使用效率。鼓励员工自带水杯、餐具等，减少一次性用品的使用。对于可重复使用的办公用品，如文件夹、文件袋等，应进行回收再利用。固定资产管理1.固定资产的购置根据公司发展战略和业务需求，制定固定资产购置计划，明确购置种类、数量和预算。按照公司采购制度进行固定资产的采购，确保采购的固定资产符合质量要求，价格合理。固定资产购置后，应及时办理验收手续，确保固定资产的数量、规格、型号等与采购合同一致。2.固定资产的登记与入账建立固定资产台账，对固定资产的购置、使用、维修、处置等情况进行详细记录。财务部门应按照相关会计准则对固定资产进行入账处理，确保固定资产的账面价值准确无误。3.固定资产的使用与维护明确固定资产的使用部门和责任人，使用部门应负责固定资产的日常使用和维护。定期对固定资产进行检查和维护，确保固定资产的正常运行。对于发现的问题，应及时进行维修或更换。员工在使用固定资产过程中，应爱护设备，不得擅自拆卸、改装或损坏固定资产。4.固定资产的盘点定期对固定资产进行盘点，确保固定资产的账实相符。盘点工作应由财务部门、资产管理部门和使用部门共同参与，盘点结果应形成书面报告。对于盘盈、盘亏的固定资产，应及时查明原因，并按照相关规定进行处理。5.固定资产的处置固定资产达到报废条件或因其他原因需要处置时，使用部门应填写固定资产处置申请表，经相关部门审批后进行处置。固定资产处置方式包括报废、出售、捐赠等，处置收入应及时上缴公司财务。资产管理部门应建立固定资产处置档案，对处置情况进行详细记录。车辆管理1.车辆配置与使用根据公司业务需求，合理配置公司车辆，明确车辆的使用部门和用途。建立车辆使用管理制度，规范车辆的使用流程。员工因工作需要使用车辆时，应提前填写车辆使用申请表，经部门负责人和车辆管理部门审批后使用。严禁公车私用，如发现公车私用情况，将按照公司相关规定进行严肃处理。2.车辆调度车辆管理部门应根据公司业务情况，合理安排车辆调度，确保车辆的高效使用。对于紧急用车需求，应优先安排车辆，并及时通知驾驶员做好出车准备。3.车辆维护与保养建立车辆维护保养制度，定期对车辆进行维护保养，确保车辆的性能良好。驾驶员应在每次出车前对车辆进行检查，发现问题及时报告并处理。车辆管理部门应按照车辆维护保养计划，定期将车辆送至指定的维修厂进行保养和维修。4.车辆安全管理加强对驾驶员的安全教育，提高驾驶员的安全意识和驾驶技能。驾驶员应严格遵守交通规则，确保行车安全。如发生交通事故，应及时报告车辆管理部门和相关部门，并按照事故处理程序进行处理。车辆管理部门应定期对车辆的安全状况进行检查，确保车辆的安全设施齐全有效。会议管理1.会议分类与组织公司会议分为定期会议和临时会议。定期会议包括周会、月会、季度会等，临时会议根据工作需要随时召开。会议组织部门应提前确定会议主题、时间、地点、参会人员等，并及时通知相关人员。对于重要会议，应提前准备会议资料，如会议议程、报告、文件等。2.会议纪律参会人员应按时参加会议，不得迟到、早退或缺席。如有特殊情况不能参加会议，应提前向会议组织部门请假。参会人员应遵守会议纪律，将手机调至静音或关机状态，不得在会议期间随意走动、交头接耳或从事与会议无关的事情。会议期间应认真听取会议内容，积极参与讨论，不得擅自打断他人发言。3.会议记录与纪要会议组织部门应安排专人负责会议记录，记录会议的主要内容、讨论结果、决议事项等。会议结束后，会议记录人员应及时整理会议记录，形成会议纪要，并发送给参会人员和相关部门。会议纪要应明确会议的主要内容和决议事项，以及责任部门和责任人，确保会议精神得到有效落实。档案管理1.档案分类与归档公司档案分为行政档案、人事档案、财务档案、业务档案等类别。各部门应指定专人负责本部门档案的收集、整理和归档工作，并按照档案管理规定及时将档案移交公司档案室。档案管理人员应按照档案分类标准对档案进行分类整理，确保档案的存放有序，便于查找和利用。2.档案借阅与查阅公司员工因工作需要查阅档案时，应填写档案借阅申请表，经部门负责人和档案管理部门审批后到档案室查阅。档案借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延期借阅，应重新办理审批手续。借阅人员应爱护档案，不得在档案上涂改、标记、抽取、撤换或损坏档案。借阅结束后，应及时归还档案。3.档案保管与保密档案室应配备必要的档案保管设施，如档案柜、防火、防潮、防虫等设备，确保档案的安全保管。档案管理人员应严格遵守档案保密制度，不得擅自泄露档案内容。对于涉及公司机密的档案，应采取特殊的保密措施。定期对档案进行清查和盘点，确保档案的完整性和准确性。对于发现的问题，应及时进行处理。印章管理1.印章种类与使用范围公司印章包括公章、法人章、财务章、合同章等。明确各印章的使用范围，公章用于公司对外发文、签订合同等重要事项；法人章用于公司法定代表人授权的相关事项；财务章用于公司财务结算等业务；合同章用于公司签订合同等业务。2.印章审批与使用流程建立印章审批制度，明确印章使用的审批流程。使用印章时，应填写印章使用申请表，经相关部门负责人和公司领导审批后，到印章管理部门办理盖章手续。印章管理人员应严格按照审批后的申请表使用印章，并在印章使用登记簿上做好记录。3.印章保管与安全设立专门的印章保管岗位，由专人负责印章的保管。印章管理人员应妥善保管印章，确保印章的安全。印章应存放在保险柜等安全设施内，钥匙由印章管理人员专人保管，不得随意转借他人。定期对印章进行检查，如发现印章损坏、丢失等情况，应及时报告公司领导，并采取相应的措施进行处理。通讯与网络管理1.通讯设备管理公司为员工配备必要的通讯设备，如手机、固定电话等。员工应妥善保管通讯设备，不得擅自转借他人或损坏设备。员工因工作需要使用公司通讯设备时，应按照公司规定进行使用，并承担相应的费用。定期对通讯设备进行检查和维护，确保通讯设备的正常运行。2.网络使用管理建立公司网络管理制度，规范员工的网络使用行为。员工应遵守国家法律法规和公司网络规定，不得利用公司网络从事违法违规活动。严禁在公司网络上下载、传播淫秽、暴力、反动等不良信息，不得私自安装未经公司许可的软件或设备。加强对公司网络安全的管理，设置防火墙、杀毒