资料保存管理制度办法

资料保存管理制度办法一、总则（一）目的为加强公司各类资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、使用和长期保存，特制定本管理制度办法。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中产生、收集、整理、保存和使用的各类资料，包括但不限于文件、合同、报表、图纸、数据记录、影像资料等。（三）基本原则1.集中管理原则：公司设立专门的资料管理部门或岗位，对各类资料进行统一收集、整理、存储和保管，确保资料管理的集中化和规范化。2.分类归档原则：根据资料的性质、来源、时间等因素进行分类，建立科学合理的档案分类体系，便于资料的查找和利用。3.安全保密原则：采取必要的安全措施，确保资料的安全存储和保密，防止资料泄露、丢失或损坏。对涉及公司机密的资料，严格按照保密制度进行管理。4.方便利用原则：在确保资料安全和保密的前提下，充分考虑资料的利用需求，提供便捷的查阅和使用服务，提高工作效率。二、资料的分类与编号（一）资料分类1.行政文件类：包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、请示、批复等。2.人事档案类：员工个人基本信息、入职离职资料、考勤记录、培训档案、绩效考核档案等。3.财务资料类：财务报表、账目、凭证、审计报告、税务资料等。4.业务合同类：公司与客户、供应商签订的各类合同、协议、订单等。5.市场营销类：市场调研报告、营销策划方案、宣传资料、客户资料等。6.技术文档类：产品研发资料、技术图纸、工艺文件、质量检验报告等。7.项目管理类：项目计划、进度报告、项目文档、验收报告等。8.其他资料类：不属于以上分类的其他资料，如会议纪要、活动记录、荣誉证书等。（二）编号规则1.为便于资料的识别和管理，对每类资料进行编号。编号采用数字和字母相结合的方式，具有唯一性。2.编号格式如下：[资料类别代码][年份][顺序号]资料类别代码：采用两位大写字母表示，如行政文件类为"xZ"，人事档案类为"RS"等，具体对应关系如下："xZ"行政文件类"RS"人事档案类"CW"财务资料类"HT"业务合同类"SY"市场营销类"JS"技术文档类"xM"项目管理类"QT"其他资料类年份：采用四位数字表示资料产生的年份，如"2023"表示2023年产生的资料。顺序号：采用三位数字表示该类资料在当年的顺序编号，从"001"开始递增。3.例如，一份2023年产生的行政文件，编号为"xZ2023001"；一份2022年的人事档案，编号为"RS2022010"。三、资料的收集与整理（一）收集职责1.各部门负责本部门资料的收集工作，明确专人负责资料的日常收集、整理和保管，并确保资料的完整性和准确性。2.资料产生部门应在资料形成后及时将资料提交给本部门的资料管理人员，不得积压或拖延。对于重要资料，应同时报送一份给公司资料管理部门备案。（二）收集范围1.公司内部形成的各类文件、报告、记录、报表等，包括纸质和电子文档。2.公司与外部单位往来的文件、合同、信函、传真等。3.员工个人提交的各类申请、报告、总结、成果等。4.公司组织的各类会议、活动、培训等形成的资料，如会议纪要、活动方案、培训讲义等。5.公司获得的各类荣誉证书、资质证书、奖励文件等。6.其他与公司业务相关的资料。（三）整理要求1.资料管理人员应按照分类编号规则对收集到的资料进行分类整理，确保资料的类别清晰、编号准确。2.对于纸质资料，应进行装订、编目、上架等处理，使其整齐有序，便于查阅。对于电子资料，应按照文件类别和日期进行文件夹分类存储，并建立相应的索引目录，方便快速查找。3.对每份资料应进行详细的登记，记录资料的名称、编号、日期、来源、保管期限等信息，形成资料台账。四、资料的存储与保管（一）存储方式1.根据资料的性质和重要程度，选择合适的存储方式，包括纸质档案存储和电子档案存储。2.纸质档案应存放在专门的档案柜中，按照档案类别和编号顺序排列，确保档案存放整齐、便于查找。档案柜应具备防火、防潮、防虫、防盗等功能。3.电子档案应存储在专用的服务器或存储设备上，采用磁盘阵列、磁带库等存储方式进行数据备份，确保数据的安全性和可靠性。同时，应建立电子档案的存储目录结构，便于管理和检索。（二）保管期限1.根据国家法律法规、公司规定和资料的实际价值，确定各类资料的保管期限。保管期限分为短期、中期和长期，具体如下：短期保管：保管期限为15年，主要包括一般性的业务文件、临时记录等。中期保管：保管期限为510年，如一般的财务凭证、合同协议等。长期保管：保管期限为10年以上，涉及公司核心业务、重要资产、法律纠纷等方面的资料，如公司章程、重大合同、审计报告等。2.对于超过保管期限的资料，应按照公司规定进行鉴定和销毁处理，确保资料存储的合理性和有效性。（三）安全防护1.加强对资料存储场所的安全管理，设置门禁系统，限制无关人员进入。定期对档案柜、存储设备等进行检查和维护，确保其正常运行。2.采取必要的防火、防潮、防虫、防盗等措施。档案室内应配备灭火设备、除湿机、防虫药品等；对电子存储设备应进行定期备份，并采取加密、访问控制等安全措施，防止数据丢失或泄露。3.对涉及公司机密的资料，应严格按照保密制度进行保管，采取专人专管、加密存储、限制访问等措施，确保机密资料的安全。五、资料的查阅与使用（一）查阅权限1.公司员工因工作需要查阅资料的，应填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息，经所在部门负责人审批后，到公司资料管理部门办理查阅手续。2.对于涉及公司机密的资料，查阅申请人还需经公司保密管理部门审批同意后，方可查阅。3.外部单位因业务往来需要查阅公司资料的，应提交正式的查阅申请函，注明查阅资料的范围、目的等信息，并加盖单位公章。经公司相关部门负责人和分管领导审批后，由公司资料管理部门安排专人陪同查阅。（二）查阅流程1.申请人填写《资料查阅申请表》，提交给所在部门负责人审批。2.部门负责人根据申请内容进行审核，对于一般性资料的查阅申请，签字批准即可；对于涉及重要或机密资料的查阅申请，需报公司分管领导审批。3.申请人持审批通过的《资料查阅申请表》到公司资料管理部门办理查阅手续。资料管理人员根据申请表提供相应的资料，并做好查阅记录，记录查阅人姓名、部门、查阅时间、查阅资料名称等信息。4.查阅人应在规定的查阅地点查阅资料，不得擅自将资料带出查阅场所。如需复印或摘录资料，应经资料管理人员同意，并按照规定进行登记。5.查阅完毕后，查阅人应及时将资料归还资料管理人员，资料管理人员核对无误后，在查阅申请表上注明归还时间，并将申请表存档。（三）使用限制1.查阅人应严格按照查阅目的使用资料，不得擅自扩大查阅范围或用于其他非工作目的。2.未经公司书面授权，查阅人不得将查阅的资料泄露给其他单位或个人，不得擅自复制、传播、转让资料。3.对于涉及公司机密的资料，查阅人应严格遵守公司保密制度，采取必要的保密措施，防止资料泄露。六、资料的借阅与归还（一）借阅申请公司员工因工作需要借阅资料的，应填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限、借阅用途等信息，经所在部门负责人审批后，到公司资料管理部门办理借阅手续。（二）借阅审批1.对于一般性资料的借阅申请，部门负责人签字批准即可；对于涉及重要或机密资料的借阅申请，需报公司分管领导审批。2.资料管理部门根据审批结果，决定是否批准借阅申请。如批准借阅，应向借阅人发放资料，并做好借阅登记，记录借阅人姓名、部门、借阅时间、借阅资料名称、预计归还时间等信息。（三）借阅期限1.资料借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，借阅人应提前[x]个工作日向资料管理部门提出申请，经批准后方可延长。2.对于涉及公司机密的资料，借阅期限应严格按照保密制度执行，原则上不得超过[x]个工作日。（四）归还要求1.借阅人应在规定的借阅期限内归还所借资料。如需续借，应按照上述流程办理续借手续。2.借阅人归还资料时，资料管理人员应认真核对资料的完整性和准确性，检查资料是否有损坏、涂改等情况。如发现问题，应及时向借阅人提出，并做好记录。3.资料管理人员确认资料无误后，在借阅申请表上注明归还时间，并将申请表存档。同时，将归还的资料放回原存储位置。七、资料的销毁（一）销毁范围1.已超过保管期限且无继续保存价值的资料。2.经鉴定确认不再具有使用价值或保密性的资料。3.因公司业务调整、机构变更等原因不再需要保存的资料。（二）销毁鉴定1.每年定期由公司资料管理部门会同相关业务部门，对拟销毁的资料进行鉴定。成立鉴定小组，成员包括资料管理部门负责人、相关业务部门负责人、财务人员等，对资料的保存价值、保密性等进行综合评估，确定是否需要销毁。2.鉴定小组应填写《资料销毁鉴定表》，详细记录拟销毁资料的名称、编号、形成时间、保管期限、鉴定意见等信息，并由鉴定小组成员签字确认。（三）销毁流程1.经鉴定同意销毁的资料，由资料管理部门编制《资料销毁清单》，详细列出销毁资料的名称、编号、数量等信息。2.《资料销毁清单》经资料管理部门负责人审核、公司分管领导审批后，方可进行销毁处理。3.销毁方式可根据资料的性质和数量选择合适的方法，如纸质资料可采用粉碎、焚烧等方式销毁；电子资料可采用格式化、删除等方式进行销毁，并确保数据无法恢复。4.销毁过程应进行现场监督，由资料管理部门指定专人负责，并邀请审计部门或其他相关部门人员参与监督，确保销毁工作的真实性和彻底性。监督人员应在《资料销毁清单》上签字确认销毁情况。5.销毁工作完成后，资料管理部门应将《资料销毁清单》、《资料销毁鉴定表》等相关资料进行归档保存，以备查阅。八、资料管理的监督与检查（一）内部监督1.公司资料管理部门负责对各部门资料管理工作进行日常监督和检查，定期或不定期对资料的收集、整理、存储、保管、查阅、借阅、销毁等环节进行抽查，发现问题及时督促整改。2.各部门应定期对本部门的资料管理工作进行自查，确保资料管理工作符合公司规定和要求。自查结果应形成书面报告，报送公司资料管理部门。（二）外部审计1.公司定期聘请外部审计机构对公司资料管理工作进行审计，检查资料管理的合规性、完整性和准确性，发现问题及时提出整改建议。2.审计机构应出具审计报告，对公司资料管理工作进行评价，并针对存在的问题提出改进措施和建议。公司资料管理部门应根据审计报告的要求，及时进行整改，并将整改