试剂仪器设备管理制度

试剂仪器设备管理制度一、总则（一）目的为加强公司试剂仪器设备的管理，确保设备的正常运行，提高使用效率，保证实验结果的准确性和可靠性，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有试剂、仪器设备的采购、验收、使用、维护、校准、报废等全过程管理。（三）职责分工1.采购部门负责试剂仪器设备的采购申请受理、供应商选择、采购合同签订及采购进度跟踪等工作。2.质量部门参与试剂仪器设备的验收工作，负责对设备的质量标准、性能指标等进行审核，确保设备符合相关要求。3.使用部门负责提出试剂仪器设备的需求申请，正确使用设备，做好日常维护保养工作，及时反馈设备故障及维修需求。4.设备管理部门负责建立试剂仪器设备台账，制定设备操作规程，组织设备的安装调试、验收、校准、维修、报废等管理工作，定期对设备进行检查和盘点。5.财务部门负责审核试剂仪器设备的采购预算，办理设备购置资金的支付手续，对设备的折旧、报废等财务处理进行核算。二、采购管理（一）采购申请1.使用部门根据工作需要，填写《试剂仪器设备采购申请表》，详细说明设备名称、规格型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交至设备管理部门。2.设备管理部门对采购申请进行审核，评估其必要性和合理性，审核通过后报公司领导审批。（二）供应商选择1.采购部门根据批准的采购申请，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商名录等。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉状况等，筛选出合格的供应商名单。3.采购部门组织相关人员对合格供应商进行实地考察，了解其生产能力、技术水平、质量管理体系等情况，综合评估后确定最终供应商。（三）采购合同签订1.采购部门与选定的供应商签订采购合同，明确设备名称、规格型号、数量、价格、交货期、质量标准、售后服务等条款。2.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给设备管理部门、使用部门等相关部门，以便跟踪采购进度和做好验收准备。（四）采购进度跟踪1.采购部门负责跟踪采购合同的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保设备按时、按质、按量交付。2.如因特殊原因导致交货延迟，采购部门应及时向设备管理部门和使用部门通报情况，并协商解决方案。三、验收管理（一）验收准备1.设备到货前，设备管理部门组织使用部门、质量部门等相关人员制定验收方案，明确验收标准、验收流程及人员分工。2.使用部门根据验收方案，准备好验收所需的工具、量具、测试软件等。（二）到货验收1.设备到货后，采购部门通知设备管理部门、使用部门、质量部门等相关人员共同进行验收。2.验收人员按照验收方案对设备的数量、规格型号、外观等进行检查，核对设备的随机文件、配件、工具等是否齐全。3.质量部门按照相关标准和规范，对设备的性能指标、精度、可靠性等进行测试和验证，确保设备符合要求。（三）验收报告1.验收完成后，验收人员填写《试剂仪器设备验收报告》，详细记录验收情况，包括验收项目、验收结果、存在问题及整改建议等。2.《试剂仪器设备验收报告》经验收人员签字确认后，报设备管理部门审核。审核通过后，验收报告作为设备入账、使用和维护的依据。（四）验收不合格处理1.如验收过程中发现设备存在质量问题或不符合合同要求，验收人员应及时向采购部门反馈，采购部门负责与供应商协商解决。2.供应商应在规定时间内对设备进行整改或更换，整改或更换完成后重新进行验收。如多次验收仍不合格，采购部门应按照合同约定追究供应商的违约责任。四、使用管理（一）操作规程制定1.设备管理部门根据设备的使用说明书和实际使用情况，组织使用部门制定设备操作规程。2.操作规程应明确设备的操作步骤、操作方法、注意事项、维护要求等内容，确保操作人员能够正确、安全地使用设备。（二）操作人员培训1.使用部门负责对设备操作人员进行培训，确保操作人员熟悉设备的操作规程和性能特点。2.操作人员培训合格后，应取得相应的操作资格证书，方可独立操作设备。（三）设备使用登记1.操作人员每次使用设备前，应填写《试剂仪器设备使用登记表》，记录设备名称、使用时间、使用人员、使用情况等信息。2.使用过程中，操作人员应严格按照操作规程进行操作，不得擅自更改设备参数或进行违规操作。（四）设备使用环境要求1.设备管理部门应根据设备的性能特点，为设备提供适宜的使用环境，包括温度、湿度、通风、防尘、防震等要求。2.使用部门应确保设备使用环境符合要求，避免因环境因素影响设备的正常运行和使用寿命。（五）设备使用监督检查1.设备管理部门定期对设备的使用情况进行监督检查，检查内容包括操作规程执行情况、设备使用登记情况、设备维护保养情况等。2.对发现的问题及时提出整改意见，督促使用部门和操作人员进行整改，确保设备的安全、正常运行。五、维护管理（一）维护计划制定1.设备管理部门根据设备的使用说明书和运行状况，制定设备年度维护计划。2.维护计划应明确维护内容、维护周期、维护人员等信息，确保设备得到及时、有效的维护。（二）日常维护保养1.操作人员负责设备的日常维护保养工作，包括设备的清洁、润滑、紧固、检查等。2.日常维护保养工作应按照操作规程和维护计划进行，确保设备处于良好的运行状态。（三）定期维护保养1.设备管理部门按照维护计划组织专业人员对设备进行定期维护保养，包括设备的全面检查、调试、校准、维修等。2.定期维护保养工作完成后，维护人员应填写《试剂仪器设备维护保养记录》，记录维护内容、维护结果、更换的零部件等信息。（四）故障维修1.设备在使用过程中出现故障，操作人员应及时停止使用，并向设备管理部门报告。2.设备管理部门接到故障报告后，应及时组织维修人员进行故障诊断和维修，分析故障原因，采取有效的维修措施，尽快恢复设备的正常运行。3.维修完成后，维修人员应填写《试剂仪器设备维修记录》，记录故障现象、故障原因、维修过程及维修结果等信息。（五）维护保养费用管理1.设备管理部门根据维护计划和实际维修情况，编制维护保养费用预算，报财务部门审核。2.财务部门按照公司财务管理制度，对维护保养费用进行核算和控制，确保费用支出合理、合规。六、校准管理（一）校准计划制定1.设备管理部门根据设备的使用频率、精度要求、法规要求等，制定设备校准计划。2.校准计划应明确校准周期、校准机构、校准项目等信息，确保设备的计量准确性。（二）校准机构选择1.设备管理部门负责选择具有资质的校准机构对设备进行校准。校准机构应具备相应的计量认证资质和校准能力，能够提供准确、可靠的校准服务。2.在选择校准机构时，应参考校准机构的信誉、服务质量、价格等因素，进行综合评估后确定。（三）校准实施1.设备管理部门按照校准计划，组织将设备送选定的校准机构进行校准。2.校准机构按照相关标准和规范对设备进行校准，并出具校准报告。校准报告应包括校准结果、校准日期、有效期等信息。（四）校准结果确认1.设备管理部门收到校准报告后，组织相关人员对校准结果进行确认。如校准结果符合要求，设备可继续使用；如校准结果不符合要求，应及时采取相应的措施，如调整设备、维修设备或报废设备等。2.校准结果确认后，设备管理部门应将校准报告存档，并更新设备台账中的校准信息。（五）校准证书管理1.设备管理部门负责收集、整理和保管设备的校准证书，建立校准证书档案。2.校准证书档案应包括校准证书原件、校准报告复印件、校准记录等资料，确保校准证书的完整性和可追溯性。七、报废管理（一）报废申请1.设备使用部门或设备管理部门发现设备存在严重故障、损坏无法修复，或技术性能落后、能耗过高、经济效益差等情况，可填写《试剂仪器设备报废申请表》，提出报废申请。2.报废申请应详细说明设备名称、规格型号、购置时间、报废原因等信息，并提交相关证明材料，如维修记录、技术鉴定报告等。（二）报废鉴定1.设备管理部门收到报废申请后，组织质量部门、使用部门等相关人员对设备进行报废鉴定。2.报废鉴定人员根据设备的实际情况，按照相关标准和规定，对设备是否符合报废条件进行评估和判断。（三）报废审批1.经报废鉴定符合报废条件的设备，设备管理部门将《试剂仪器设备报废申请表》及相关材料报公司领导审批。2.公司领导根据报废鉴定意见和公司实际情况，对设备报废申请进行审批。审批通过后，设备方可进行报废处理。（四）报废处理1.设备管理部门负责组织对报废设备进行处理，可采用报废出售、报废拆解、报废捐赠等方式。2.在报废处理过程中，应确保设备的安全、环保，避免造成环境污染和资源浪费。（五）报废资产核销1.财务部门根据公司领导的审批意见和设备管理部门提供的报废处理证明，对报废设备进行资产核销。2.报废资产核销后，财务部门应及时调整相关账目，确保资产账实相符。八、档案管理（一）档案分类1.试剂仪器设备档案分为设备采购档案、验收档案、使用档案、维护档案、校准档案、报废档案等类别。2.各类档案应按照文件形成的时间顺序和逻辑关系进行整理和归档。（二）档案内容1.设备采购档案包括采购申请、采购合同、供应商资质证明等文件。2.验收档案包括验收方案、验收报告、验收记录等文件。3.使用档案包括操作规程、操作资格证书、使用登记表等文件。4.维护档案包括维护计划、维护保养记录、维修记录等文件。5.校准档案包括校准计划、校准报告、校准证书等文件。6.报废档案包括报废申请表、报废鉴定报告、报废处理证明等文件。（三）档案保管1.设备管理部门负责试剂仪器设备档案的保管工作，指定专人负责档案的整理、归档、借阅等管理工作。2.档案应存放在安全、干燥、