部门员工保密管理制度

部门员工保密管理制度一、总则（一）目的为规范公司部门员工的保密行为，保护公司的商业秘密和敏感信息，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门全体员工，包括正式员工、试用期员工、兼职人员、临时工作人员以及其他因工作关系接触公司秘密的人员。（三）定义1.商业秘密：指不为公众所知悉、能为公司带来经济利益、具有实用性并经公司采取保密措施的技术信息和经营信息。包括但不限于产品配方、工艺流程、技术诀窍、客户名单、销售渠道、财务信息、战略规划等。2.敏感信息：虽不属于商业秘密范畴，但可能对公司声誉、运营或利益产生重大影响的信息，如尚未公开的重大决策、内部管理文件、重要会议记录等。3.保密措施：指公司为防止商业秘密和敏感信息泄露而采取的各种合理措施，包括但不限于订立保密协议、加强员工教育、设置保密标识、限制访问权限等。二、保密职责（一）公司管理层职责1.公司高级管理人员负责全面领导和监督公司的保密工作，确定保密工作方针和策略。2.审批重要的保密制度、措施和方案，确保公司保密工作的有效开展。3.对涉及公司重大利益的保密事项进行决策，并协调解决保密工作中的重大问题。（二）部门负责人职责1.负责本部门保密工作的组织和实施，确保部门员工了解并遵守公司保密制度。2.对本部门涉及的保密事项进行审查和管理，采取必要措施防止信息泄露。3.定期组织本部门员工进行保密培训和教育，提高员工保密意识。4.及时向公司保密管理部门报告本部门发生的保密事件或隐患。（三）员工职责1.严格遵守公司保密制度，履行保密义务，不泄露公司秘密和敏感信息。2.妥善保管公司发放的保密文件、资料和物品，未经许可不得私自复制、传播或带出公司。3.在工作中产生的涉及公司秘密的文件、资料和记录，应按照公司规定进行妥善处理，不得随意丢弃。4.发现公司秘密和敏感信息可能泄露时，应及时采取措施并向公司报告。5.离职时，应将所保管的公司保密文件、资料和物品全部归还公司，并办理相关保密交接手续。三、保密范围（一）技术信息1.产品设计、开发资料，包括图纸、技术方案、工艺流程、实验数据等。2.技术创新成果，如专利、软件著作权、商标等相关技术文档。3.未公开的技术诀窍、技术秘密和技术改进措施。（二）经营信息1.客户名单，包括客户名称、联系方式、交易记录、需求偏好等。2.销售渠道、市场策略、营销计划、价格体系等。3.财务信息，如财务报表、预算方案、成本数据、资金状况等。4.公司战略规划、投资计划、合作协议等重要经营决策文件。（三）管理信息1.公司组织架构、人员编制、薪酬福利、绩效考核等内部管理文件。2.尚未公开的重大决策、会议纪要、工作安排等。3.公司内部规章制度、流程规范、操作手册等。（四）其他敏感信息1.涉及公司商业伙伴、供应商的敏感信息，如合作协议、商业信誉等。2.公司参与的尚未公开的项目、活动的相关信息。3.可能对公司声誉、形象产生不利影响的信息。四、保密措施（一）保密协议1.公司与新员工签订保密协议，明确员工的保密义务、保密范围、保密期限以及违约责任等。2.保密协议应涵盖员工在工作期间及离职后的一定期限内（一般为[X]年）对公司秘密的保密责任。3.对于涉及公司核心商业秘密的员工，可签订竞业限制协议，约定员工在离职后的一定期限内（最长不超过[X]年）不得在与公司有竞争关系的单位工作或从事相关业务。（二）文件管理1.对涉及公司秘密的文件、资料进行分类管理，明确标识密级，如绝密、机密、秘密。2.设立专门的保密文件存放场所，配备必要的安全设施，如保险柜、门禁系统等。3.严格控制文件的借阅、复印、分发等环节，借阅需经部门负责人或保密管理部门批准，并登记备案；复印、分发应按照规定的份数进行，不得擅自扩大范围。4.定期对保密文件进行清查、核对，确保文件的完整性和准确性。（三）计算机与网络管理1.公司为员工配备的办公计算机应安装必要的安全防护软件，设置开机密码和屏幕保护密码。2.对涉及公司秘密的电子文件进行加密存储，严格限制访问权限，只有经过授权的人员才能访问。3.禁止员工在连接互联网的计算机上处理、存储公司秘密信息。如需处理，应使用公司内部网络或经过安全认证的专用网络。4.加强对公司网络系统的安全管理，设置防火墙、入侵检测系统等，防止外部非法入侵。5.员工不得私自将存储公司秘密信息的移动存储设备带出公司，如有特殊需要，需经部门负责人或保密管理部门批准，并进行加密处理。（四）会议管理1.对于涉及公司秘密的会议，应选择安全保密的会议场所，采取必要的保密措施，如关闭手机信号屏蔽器等。2.会议资料应妥善保管，会议结束后及时收回，不得随意放置或带出会议场所。3.严格控制会议参加人员范围，无关人员不得进入会议现场。4.会议内容如需传达，应按照规定的渠道和方式进行，不得私自传播。（五）对外交流与合作管理1.公司员工在对外交流与合作过程中，如需涉及公司秘密信息，应事先经过公司批准，并按照公司规定签订保密协议。2.在与外部单位交流合作时，应注意保护公司秘密，不得随意透露公司的敏感信息。3.对于来访的外部人员，应安排专人陪同，并告知其公司的保密规定。（六）保密培训与教育1.公司定期组织员工进行保密培训和教育，提高员工的保密意识和技能。培训内容包括保密法律法规、公司保密制度、保密技术等。2.新员工入职时，应接受专门的保密培训，了解公司保密制度和保密要求，并签订保密协议。3.根据公司业务发展和保密工作需要，适时开展针对性的保密培训和教育活动，如保密专题讲座、案例分析等。五、保密监督与检查（一）监督部门公司设立保密管理部门，负责对公司保密工作进行统一监督和管理。保密管理部门可由人力资源部、法务部等相关部门人员组成。（二）监督检查方式1.定期检查：保密管理部门定期对公司各部门的保密工作进行检查，包括保密制度执行情况、文件管理、计算机与网络安全等方面。2.不定期抽查：保密管理部门不定期对公司重点部门、关键岗位进行保密抽查，及时发现和解决保密工作中存在的问题。3.专项检查：针对公司重大项目、重要活动或涉及敏感信息的事项，开展专项保密检查，确保保密措施落实到位。（三）检查内容1.保密制度的执行情况，包括员工对保密制度的知晓程度、遵守情况等。2.保密文件、资料的管理情况，如文件的标识、存放、借阅、销毁等环节是否符合规定。3.计算机与网络安全情况，包括信息存储、访问权限设置、安全防护措施等是否有效。4.员工保密意识和行为规范情况，如是否存在违规泄露公司秘密的行为等。（四）问题整改1.对于监督检查中发现的问题，保密管理部门应及时向责任部门发出整改通知，要求限期整改。2.责任部门应针对问题制定具体的整改措施，并认真组织实施，确保问题得到彻底解决。3.整改完成后，责任部门应向保密管理部门提交整改报告，保密管理部门对整改情况进行复查，确保整改效果。六、保密事件处理（一）事件报告1.员工发现公司秘密和敏感信息可能泄露或已经泄露时，应立即向所在部门负责人报告。2.部门负责人接到报告后，应及时向公司保密管理部门报告，并采取必要措施防止事件进一步扩大。3.保密管理部门在接到报告后，应迅速组织相关人员进行调查，了解事件的详细情况，并及时向公司管理层报告。（二）调查处理1.公司成立专门的保密事件调查小组，对事件进行全面调查，查明事件发生的原因、经过、涉及人员、造成的损失等情况。2.根据调查结果，对涉及保密违规的人员进行责任认定，并按照公司规定给予相应的处罚，包括警告、罚款、解除劳动合同等。3.对于因保密事件给公司造成经济损失的，公司有权要求相关责任人承担赔偿责任。4.同时，针对保密事件暴露的问题，公司应及时完善保密制度和措施，加强管理，防止类似事件再次发生。（三）信息发布1.在保密事件调查处理过程中，未经公司授权，任何员工不得擅自对外发布与事件相关的信息。2.如需对外发布信息，应按照公司信息发布管理规定