公司签字章管理制度

公司签字章管理制度一、总则（一）目的为加强公司签字章的管理，规范签字盖章行为，维护公司的合法权益，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在涉及公司各类文件、合同、协议、报表、证明等相关事务中使用签字章的行为。（三）签字章定义本制度所指签字章是公司为处理各类业务、文件签署等专门设立的具有法律效力的印章，包括但不限于公司公章、法定代表人章、合同专用章、财务专用章等。二、签字章的刻制、启用与废止（一）刻制1.公司各类签字章的刻制必须由公司指定的部门统一办理，一般由行政部门负责。2.刻制签字章需填写《签字章刻制申请表》，详细注明印章名称、规格、材质、用途等信息，并经公司相关领导审批。3.刻制签字章应选择具有公安部门指定资质的正规印章制作单位，确保印章质量和安全性。（二）启用1.新刻制的签字章启用前，行政部门应填写《签字章启用申请表》，明确启用日期、使用范围等，并附上印章印模。2.经公司领导批准后，行政部门负责将签字章启用信息通知到公司各相关部门及员工。3.签字章启用后，应在公司印章使用登记簿上进行详细登记，记录印章启用时间、保管人等信息。（三）废止1.签字章因磨损、遗失、变更等原因需要废止时，使用部门或保管人应及时填写《签字章废止申请表》，说明废止原因。2.经公司领导审批后，行政部门负责将废止的签字章收回，并进行妥善保管或按规定程序销毁。3.签字章废止后，应在公司印章使用登记簿上注明废止日期，并做好相关记录。三、签字章的保管（一）保管原则1.签字章的保管应遵循"专人专管、安全保密"的原则，确保印章的安全存放和正确使用。2.严禁将签字章交由非授权人员保管或使用。（二）保管人职责1.签字章保管人应妥善保管印章，确保印章存放安全，防止印章被盗、遗失或损坏。2.严格按照公司规定的使用范围和审批程序使用签字章，对每一次印章使用进行详细登记。3.定期对保管的签字章进行检查，如发现印章有损坏、变形等情况，应及时报告并申请更换。4.在工作调动、离职等情况下，应将所保管的签字章及时移交给公司指定的接收人员，并办理交接手续。（三）保管地点1.公司公章、法定代表人章等重要签字章一般应存放在公司保险柜内，由专人负责保管。2.合同专用章、财务专用章等可根据工作需要，在规定的安全区域内保管，但必须确保印章存放安全。四、签字章的使用（一）使用范围1.公司公章：用于公司各类重要文件、报告、决议、证明等的签署，代表公司对外行使权利和承担义务。2.法定代表人章：用于公司法定代表人授权范围内的文件签署、合同签订等。3.合同专用章：专门用于公司对外签订的各类合同、协议等法律文件的签署。4.财务专用章：用于公司财务收支、会计核算、资金结算等相关业务的印章使用。5.其他签字章：根据公司实际情况和业务需要，明确其具体使用范围。（二）使用流程1.用章申请各部门或员工因工作需要使用签字章时，应填写《签字章使用申请表》，详细注明用章事由、用章文件名称、用章时间、用章份数等信息。申请部门负责人对用章申请进行审核，确保用章事项真实、合法、合规，并签字确认。2.审批流程根据用章性质和金额大小，按照公司规定的审批权限进行审批。一般事项由部门负责人、分管领导审批；重要事项或涉及金额较大的事项需经总经理或董事长审批。审批人应认真审查用章申请内容，对不符合规定或存在疑问的用章申请，应及时与申请部门沟通并提出修改意见或不予批准。3.用章登记经审批通过后，用章申请人将《签字章使用申请表》交至签字章保管人处。签字章保管人对用章申请进行再次核对，确认无误后，按照规定的使用范围和要求在用章文件上加盖相应印章，并在公司印章使用登记簿上详细记录用章时间、用章文件名称、用章份数、用章申请人、审批人等信息。4.用章监督在加盖签字章过程中，保管人应严格遵守用章规定，确保印章加盖位置准确、清晰，不得在空白纸张或文件上预先加盖印章。如因特殊情况需要在空白纸张上加盖印章，必须经公司领导批准，并由保管人全程监督用章过程，确保用章安全。（三）特殊情况处理1.紧急情况下需使用签字章，但无法按照正常审批流程进行审批时，用章申请人应通过电话、短信等方式向公司相关领导汇报，经领导口头同意后，可先行用章，但事后必须及时补办审批手续。2.涉及公司重大决策、重要合同等特殊事项的签字盖章，应按照公司专项规定或相关法律要求执行，确保签字盖章行为合法、有效。五、签字章的借用（一）借用原则1.签字章原则上不得外借，如因特殊情况确需外借的，必须经过严格的审批程序。2.借用签字章必须确保用于公司业务范围内的合法事项，不得转借他人或用于非公司业务用途。（二）借用流程1.借用申请因工作需要借用签字章的部门或员工，应填写《签字章借用申请表》，详细说明借用原因、借用期限、借用章种等信息。申请部门负责人对借用申请进行审核并签字确认。2.审批流程根据借用章种和借用期限，按照公司规定的审批权限进行审批。一般借用由部门负责人、分管领导审批；借用期限较长或涉及重要事项的借用需经总经理或董事长审批。3.借用登记经审批通过后，借用申请人到签字章保管人处办理借用手续，保管人在公司印章借用登记簿上详细记录借用时间、借用章种、借用期限、借用申请人、审批人等信息，并将签字章借给借用申请人。4.归还签字章借用期限届满，借用申请人应及时将签字章归还签字章保管人。保管人应对归还的签字章进行检查，确认印章完好无损、使用记录完整后，在公司印章借用登记簿上注明归还时间，并办理归还手续。如发现借用期间签字章有损坏、遗失等情况，借用申请人应立即向公司报告，并承担相应的责任。六、签字章的监督与检查（一）内部监督1.公司行政部门负责定期对签字章的保管和使用情况进行检查，确保签字章管理规范、使用合法。2.审计部门有权对签字章的使用情况进行审计监督，如发现违规使用签字章的行为，应及时提出整改意见，并追究相关人员的责任。（二）外部监督1.接受上级主管部门、政府相关部门及其他外部机构对公司签字章管理情况的监督检查，积极配合提供相关资料和信息。2.根据外部监督检查意见，及时对签字章管理制度进行完善和改进，确保公司签字章管理工作符合法律法规和监管要求。七、违规责任追究（一）违规行为界定1.未经批准擅自使用签字章。2.超越签字章使用范围使用印章。3.在空白纸张或文件上预先加盖签字章。4.未按规定程序审批使用签字章。5.将签字章转借他人或用于非公司业务用途。6.因保管不善导致签字章被盗、遗失或损坏。7.其他违反签字章管理制度的行为。（二）责任追究方式1.对于违规使用签字章的行为，公司将视情节轻重给予相关责任人批评教育、警告、罚款、降职、撤职等处分。2.因违规使用签字章给公司造成经济损失的，