行政物品采购管理制度

行政物品采购管理制度一、总则（一）目的为加强公司行政物品采购管理，规范采购流程，提高采购效率，确保所采购物品符合公司需求，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有行政物品的采购活动，包括但不限于办公用品、办公设备、劳保用品、礼品等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据公司实际需求进行采购，避免盲目采购和浪费。2.质量优先原则：优先采购质量可靠、性能稳定的物品，确保满足工作需要。3.性价比原则：在保证质量的前提下，充分比较市场价格，选择性价比高的产品和供应商。4.归口管理原则：行政物品采购工作归口行政部门统一管理，明确职责分工，确保采购工作有序进行。二、采购计划与预算（一）采购计划1.各部门应根据工作需要，提前制定行政物品采购计划，并提交至行政部门。采购计划应详细列出所需物品的名称、规格、数量、预计采购时间等信息。2.行政部门对各部门提交的采购计划进行汇总、审核，结合公司库存情况，制定公司整体行政物品采购计划。（二）采购预算1.根据采购计划，行政部门编制行政物品采购预算，报公司财务部门审核。采购预算应明确各项采购费用的预算金额，并确保预算的合理性和准确性。2.财务部门根据公司财务状况和业务需求，对采购预算进行审核，并报公司领导审批。采购预算一经批准，应严格执行，不得随意突破。三、采购流程（一）采购申请1.各部门根据已批准的采购计划，填写《行政物品采购申请表》，详细说明采购物品的名称、规格、数量、用途、预算金额等信息，并经部门负责人签字确认后提交至行政部门。2.紧急采购申请应在申请表中注明紧急原因，并经部门负责人和分管领导签字同意后提交至行政部门。（二）采购审批1.行政部门收到采购申请后，对申请内容进行审核，核实采购物品是否在采购计划范围内，预算金额是否合理等。2.对于金额较小的采购申请（具体金额标准由公司根据实际情况确定），行政部门负责人审批后即可组织采购；对于金额较大的采购申请，应提交公司领导审批。（三）供应商选择与管理1.行政部门根据采购物品的特点和需求，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。2.对潜在供应商进行评估，评估内容包括供应商的信誉、产品质量、价格水平、售后服务等方面。可以通过查阅供应商的营业执照、税务登记证、业绩证明等资料，实地考察供应商的生产经营场所，与供应商进行沟通交流等方式进行评估。3.根据评估结果，建立合格供应商名录。对于列入合格供应商名录的供应商，行政部门应定期进行复查和评估，确保其持续满足公司要求。4.在采购过程中，应优先选择合格供应商名录中的供应商进行采购。如因特殊原因需要从名录外采购，应经行政部门负责人批准，并对供应商进行严格的审核和评估。（四）采购实施1.行政部门采购人员根据审批后的采购申请，向选定的供应商发送采购订单或采购合同，明确采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、付款方式等条款。2.采购人员应跟踪采购订单的执行情况，及时与供应商沟通协调，确保供应商按时、按质、按量交货。如遇供应商交货延迟、产品质量问题等情况，采购人员应及时采取措施解决，并向行政部门负责人汇报。3.对于需要验收的行政物品，采购人员应提前通知相关部门和人员做好验收准备。验收人员应按照合同要求和相关标准对采购物品进行验收，确保物品符合要求。验收合格后，验收人员应在验收报告上签字确认。（五）付款结算1.采购物品验收合格后，采购人员应及时整理相关票据和资料，填写付款申请单，经行政部门负责人审核、公司财务部门审核、公司领导审批后，办理付款手续。2.财务部门应按照合同约定的付款方式和时间，及时支付货款。对于有质保金的采购项目，应在质保期届满且无质量问题后支付质保金。四、采购合同管理（一）合同签订1.对于金额较大或采购周期较长的行政物品采购项目，应签订书面采购合同。采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、售后服务、付款方式等条款。2.采购合同由行政部门负责起草，经公司法律顾问审核后，报公司领导审批。审批通过后，由行政部门与供应商签订合同。（二）合同执行与监督1.采购合同签订后，双方应严格按照合同约定执行。行政部门采购人员应跟踪合同执行情况，及时协调解决合同履行过程中出现的问题。2.如遇合同变更、解除等情况，应按照合同约定的程序进行处理，并签订相关补充协议或解除合同协议。行政部门应将合同变更、解除等情况及时通知公司财务部门和相关部门。（三）合同归档采购合同履行完毕后，行政部门应将合同原件及相关资料整理归档，妥善保管。合同档案应包括合同文本、采购申请、审批文件、验收报告、付款凭证等资料，以便日后查阅和审计。五、库存管理（一）库存盘点1.行政部门应定期对行政物品库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次全面盘点，平时可进行不定期抽查。2.盘点结束后，盘点人员应编制库存盘点报告，详细记录盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，及时调整库存账目，并提出处理意见。（二）库存补货1.根据库存盘点情况和采购计划，行政部门及时提出库存补货申请。补货申请应明确补货物品的名称、规格、数量等信息，并经行政部门负责人审批后组织采购。2.在库存补货过程中，应注意控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。（三）库存报废1.对于已损坏、过期、闲置等无法使用的行政物品，行政部门应及时清理，并填写《行政物品报废申请表》，详细说明报废物品的名称、规格、数量、报废原因等信息。2.《行政物品报废申请表》经部门负责人签字、行政部门审核、公司领导审批后，办理报废手续。报废物品应妥善处理，可采用变卖、捐赠等方式进行处置，处置收入应及时上缴公司财务部门。六、采购监督与审计（一）内部监督1.公司内部审计部门应定期对行政物品采购活动进行审计监督，检查采购流程是否合规、采购合同是否履行、采购资金使用是否合理等情况。2.行政部门应建立健全内部监督机制，加强对采购人员的日常管理和监督，确保采购工作的公正、透明。（二）供应商反馈1.行政部门应定期收集供应商的反馈意见，了解供应商对公司采购工作的评价和建议。对于供应商提出的问题和意见，应及时进行处理和改进。2.建立供应商评价机制，根据供应商的交货情况、产品质量、售后服务等方面的表现，对供应商进行评价，并将评价结果作为供应商选择和管理的重要依据。七、责任追究（一）违规责任1.对于在行政物品采购过程中违反本制度规定的行为，如违规采购、收受回扣、弄虚作假等，公司将视情节轻重，给予相关责任人警告、罚款、降职、撤职等处分。2.如因违规行为给公司造成经济损失的，相关责任人应承担相应的赔偿责任。构成犯罪的，依法追究刑事责任。（二）赔偿责任1.因采购人员疏忽、失误等原因导致采购物品不符合要求或给公司造成经济损失的，采购人员应承担相应的赔偿责任。2.如因供应商原因导致采购物品出现质量问题、交货延迟等情况，给公司造成经济损失的，公司有权向供应商追偿，并要求供应商承担相应的违约责任。