酒店资产库存管理制度

酒店资产库存管理制度一、总则1.目的为加强酒店资产库存管理，保障酒店运营的物资供应，提高资产使用效率，降低成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于酒店内所有固定资产、低值易耗品、物料用品等资产库存的管理。3.管理原则准确性原则：确保资产库存数量、金额记录准确无误。及时性原则：及时记录资产的出入库、盘点等信息。安全性原则：保障资产库存的安全，防止损坏、丢失、被盗等情况发生。效益性原则：合理控制库存水平，提高资产使用效益，降低库存成本。二、资产库存分类及定义1.固定资产指单位价值在规定标准以上，使用期限超过一年，并且在使用过程中保持原有物质形态的资产，包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等。2.低值易耗品单位价值较低，使用期限较短，不能作为固定资产核算的各种用具物品，如工具、器具、管理用具、玻璃器皿等。3.物料用品为酒店经营活动所需的各种材料、燃料、包装物、低值易耗品等物资。三、职责分工1.财务部负责制定资产库存管理制度及相关财务核算办法。监督检查资产库存管理情况，进行财务核算和账务处理。参与资产库存的盘点工作，对盘点结果进行审核和分析。2.采购部根据酒店经营需求，编制采购计划，负责资产库存的采购工作。选择合格的供应商，确保采购物资的质量和价格合理。办理采购物资的验收、入库等手续。3.仓库管理部门负责资产库存的日常管理，包括物资的入库、存储、保管、出库等工作。建立资产库存台账，记录物资的收发存情况。定期对资产库存进行盘点，确保账实相符。4.使用部门根据经营需要，提出资产库存的使用申请。负责本部门领用资产的保管和使用，合理使用资产，提高资产使用效率。配合仓库管理部门进行资产库存的盘点工作。四、资产库存采购管理1.采购计划编制各使用部门应于每月末向仓库管理部门提交次月资产库存需求计划，详细注明所需物资的名称、规格、型号、数量等信息。仓库管理部门根据各部门需求计划及现有库存情况，编制资产库存采购计划，报采购部审核。采购部结合采购计划、市场供应情况及资金状况，制定具体的采购方案，经财务部审核、酒店领导审批后组织实施。2.供应商选择与管理采购部应建立合格供应商名录，对供应商的资质、信誉、产品质量、价格、售后服务等进行评估和考核。定期与供应商沟通，了解市场动态和物资供应情况，及时调整采购策略。对于关键物资或金额较大的采购项目，应采取招标、询价、谈判等方式选择供应商，确保采购过程公开、公平、公正。3.采购合同签订采购部应与选定的供应商签订采购合同，明确物资的名称、规格、型号、数量、价格、交货时间、交货地点、质量标准、付款方式等条款。采购合同经财务部审核、酒店领导审批后生效。采购部应跟踪合同执行情况，确保供应商按时、按质、按量交货。4.采购验收采购物资到货后，采购部应及时通知仓库管理部门、使用部门及质量检验部门进行验收。验收人员应按照采购合同及相关标准对物资的数量、质量、规格、型号等进行检验。对于验收合格的物资，办理入库手续；对于验收不合格的物资，应及时与供应商联系，办理退货、换货等事宜。验收过程中发现的问题应及时记录，并由采购部负责协调解决。五、资产库存入库管理1.入库流程采购物资到货后，仓库管理人员应依据采购合同、送货单等凭证，核对物资的名称、规格、型号、数量、质量等信息。对验收合格的物资，仓库管理人员应在送货单上签字确认，并办理入库手续。将物资按照规定的存储位置存放，并在资产库存台账上记录入库日期、物资名称、规格、型号、数量、供应商等信息。对于自制或委托加工的资产库存，相关部门应在完成加工或制作后，及时办理入库手续，并提供入库清单等相关资料。2.入库凭证管理仓库管理人员应妥善保管入库凭证，包括采购合同、送货单、入库单等。入库凭证应按日期、类别等进行分类整理，便于查阅和核对。入库凭证作为资产库存核算的原始依据，应定期装订成册，归档保存。保存期限按照财务档案管理规定执行。六、资产库存存储管理1.存储环境要求仓库应保持干燥、通风、整洁，温度、湿度应符合物资存储要求。对于有特殊存储要求的物资，如易燃易爆物品、易腐食品等，应设置专门的存储区域，并采取相应的防护措施。仓库应划分不同的存储区域，如合格品区、不合格品区、待处理区等，对物资进行分类存放。同类物资应集中存放，并按照物资的规格、型号、批次等进行标识，便于查找和管理。2.库存盘点仓库管理部门应定期对资产库存进行盘点，确保账实相符。盘点周期分为月度小盘点、季度大盘点和年度全面盘点。月度小盘点由仓库管理人员自行组织，对部分重点物资进行抽查盘点。季度大盘点由财务部、仓库管理部门共同组织，对所有资产库存进行全面盘点。年度全面盘点由酒店领导牵头，各相关部门参与，对酒店全部资产库存进行清查盘点。盘点前，仓库管理人员应做好准备工作，包括核对资产库存台账、整理物资、准备盘点表等。盘点过程中，应如实记录物资的实际数量、状态等信息。盘点结束后，应编制盘点报告，对盘点结果进行分析，找出差异原因，并提出处理建议。对于盘盈、盘亏的资产库存，应按照规定的审批程序进行处理。盘盈的资产应及时入账，盘亏的资产应查明原因，属于责任人原因造成的，应追究责任人的责任；属于合理损耗等原因造成的，应按照规定进行核销。3.库存安全管理仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、防盗设备、防虫防鼠设施等，确保资产库存的安全。仓库管理人员应严格遵守安全操作规程，严禁在仓库内吸烟、使用明火等。对于易燃易爆物品，应按照相关规定进行存储和管理。加强仓库的门禁管理，非仓库工作人员未经许可不得进入仓库。仓库管理人员离开仓库时，应关好门窗，切断电源，确保仓库安全。七、资产库存出库管理1.出库流程使用部门根据实际需要填写资产库存领用申请表，注明领用物资的名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经部门负责人签字审批。领用申请表提交仓库管理部门，仓库管理人员根据库存情况进行审核。对于库存充足的物资，予以办理出库手续；对于库存不足的物资，应及时通知采购部补货。仓库管理人员按照领用申请表的内容，从相应存储区域取出物资，并在资产库存台账上记录出库日期、物资名称、规格、型号、数量、领用部门等信息。物资出库时，仓库管理人员应与领用人员共同核对物资的数量、质量等信息，确认无误后，领用人员在出库单上签字确认。2.出库凭证管理仓库管理人员应妥善保管出库凭证，包括领用申请表、出库单等。出库凭证应按日期、类别等进行分类整理，便于查阅和核对。出库凭证作为资产库存核算的原始依据，应定期装订成册，归档保存。保存期限按照财务档案管理规定执行。八、资产库存核算与账务处理1.核算方法财务部按照国家相关会计准则和酒店财务制度，对资产库存进行核算。固定资产采用折旧法进行核算，低值易耗品和物料用品采用一次性摊销或五五摊销法进行核算。资产库存的核算应准确记录物资的采购成本、入库成本、出库成本等信息，确保账实相符、账账相符。2.账务处理采购物资入库时，财务部根据入库凭证，借记"库存商品"、"固定资产"、"低值易耗品"等科目，贷记"应付账款"、"银行存款"等科目。物资出库时，财务部根据出库凭证，借记"主营业务成本"、"管理费用"、"销售费用"等科目，贷记"库存商品"、"固定资产"、"低值易耗品"等科目。对于盘盈、盘亏的资产库存，财务部应根据盘点报告及审批结果，进行相应的账务处理。盘盈的资产，借记"库存商品"、"固定资产"、"低值易耗品"等科目，贷记"待处理财产损溢"科目；经批准后，借记"待处理财产损溢"科目，贷记"营业外收入"等科目。盘亏的资产，借记"待处理财产损溢"科目，贷记"库存商品"、"固定资产"、"低值易耗品"等科目；属于责任人赔偿的部分，借记"其他应收款"科目，贷记"待处理财产损溢"科目；经批准后，借记"管理费用"、"营业外支出"等科目，贷记"待处理财产损溢"科目。九、资产库存盘点结果处理1.差异分析盘点结束后，财务部、仓库管理部门应对盘点结果进行差异分析。找出账实不符的原因，如收发记录错误、物资丢失、损坏、变质等。对于因收发记录错误导致的差异，应及时调整资产库存台账和财务账目；对于因物资丢失、损坏、变质等原因导致的差异，应查明责任，追究相关人员的责任。2.处理措施对于盘盈的资产，应及时入账，并查明原因。如属于多购、错购等原因造成的，应与供应商协商处理；如属于无法查明原因的盘盈，应按照规定计入营业外收入。对于盘亏的资产，应查明原因，属于责任人原因造成的，应责令责任人赔偿；属于自然灾害、意外事故等不可抗力原因造成的，应按照规定进行核销；属于正常损耗的，应按照规定计入相关成本费用。对于库存积压、呆滞的物资，应及时进行清理和处理。可以采取降价促销、退货、报废等方式，减少库存占用资金，提高资产使用效益。十、监督与检查1.内部审计监督酒店内部审计部门应定期对资产库存管理情况进行审计监督，检查资产库存管理制度的执行情况、采购流程的合规性、库存盘点的准确性等。对于审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。