酒店行业出纳管理制度

酒店行业出纳管理制度一、总则（一）目的为加强酒店财务管理，规范出纳工作流程，确保酒店资金的安全与正常流转，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于酒店内所有涉及现金收付、银行结算等出纳相关业务的操作与管理。（三）职责分工1.出纳岗位负责酒店现金、银行存款的收付业务，确保收付款项的准确性和及时性。严格按照财务制度和操作规程办理各项收支业务，对所经手的收付款凭证进行审核，确保凭证真实、合法、有效。负责登记现金日记账和银行存款日记账，做到日清月结，账款相符。保管库存现金、有价证券、空白支票和有关印章，确保其安全完整。定期盘点库存现金，编制现金盘点表，与会计核对账目，发现问题及时报告并处理。协助会计做好其他财务相关工作，如编制财务报表、提供财务数据等。2.财务主管对出纳工作进行监督和指导，确保出纳工作符合财务制度和相关法律法规的要求。审核出纳编制的收付款凭证、现金盘点表等财务资料，对重大资金收支事项进行审批。协调出纳与其他部门之间的工作关系，确保财务工作的顺利开展。定期对出纳工作进行检查和评估，提出改进意见和建议，促进出纳工作质量的提高。3.会计负责与出纳核对账目，对出纳传递过来的收付款凭证进行账务处理，确保财务数据的准确性和完整性。协助财务主管对出纳工作进行监督和检查，提供相关财务分析和建议。参与酒店财务管理制度的制定和完善，为出纳工作提供制度支持和指导。二、现金管理制度（一）现金收入管理1.酒店各部门收取的现金款项，如客房收入、餐饮收入、会议收入等，必须及时足额上缴给出纳。严禁任何部门或个人截留、挪用现金收入。2.出纳在收取现金时，应认真核对款项的金额、来源、票据等信息，确保收款的准确性。对于现金收入，必须开具收款收据，并加盖酒店财务专用章。收款收据应一式三联，一联交缴款人，一联留存记账，一联交会计记账。3.每日营业结束后，出纳应及时清点当日收取的现金，核对现金收入与收款收据存根是否一致。如有差异，应及时查明原因并进行处理。清点无误后，将现金存入酒店指定的银行账户，并编制现金交款单。（二）现金支出管理1.酒店的现金支出必须严格按照审批程序进行。所有现金支出均需由相关部门负责人审核签字，经财务主管审批后，方可办理支付手续。2.现金支出应遵循"一事一借、前款不清、后款不借"的原则。借款人必须填写借款单，注明借款事由、金额、预计还款日期等信息，经审批后到出纳处领取现金。借款后应及时报账，如有特殊情况需要延期还款，必须提前向财务主管说明原因并办理延期手续。3.出纳在支付现金时，应认真审核付款凭证的真实性、合法性和完整性。付款凭证必须有审核人、审批人签字，对于不符合规定的付款凭证，出纳有权拒绝支付。4.现金支出应尽量通过银行转账方式进行支付，减少现金的使用。对于确实需要支付现金的款项，如小额办公用品采购、员工差旅费等，应严格控制支付金额，确保现金支付的安全性。（三）库存现金管理1.酒店应根据日常经营需要，合理核定库存现金限额。库存现金限额一般按照酒店35天的日常零星开支确定。2.出纳应严格遵守库存现金限额规定，不得超限额存放现金。超过库存现金限额的部分，应及时存入银行。3.库存现金应存放在保险柜内，保险柜应设置密码和钥匙，密码和钥匙应由出纳分别保管。出纳应定期更换保险柜密码，确保库存现金的安全。4.酒店应建立库存现金定期盘点制度。出纳应每日营业结束后自行盘点库存现金，编制现金盘点表，并与现金日记账余额进行核对，确保账款相符。财务主管应定期对库存现金进行实地盘点，检查库存现金的真实性和安全性。如发现账实不符，应及时查明原因并进行处理。三、银行存款管理制度（一）银行账户管理1.酒店应按照国家有关规定，在银行开立基本存款账户、一般存款账户等银行账户。银行账户的开立、变更和撤销，必须经财务主管审核，报酒店总经理批准后办理相关手续。2.出纳应妥善保管银行账户开户许可证、银行预留印鉴等重要资料。银行预留印鉴应分别由财务主管和出纳保管，严禁一人保管支付款项所需的全部印章。3.酒店应定期与银行核对银行账户余额，编制银行存款余额调节表。每月末，出纳应取得银行对账单，并与银行存款日记账进行逐笔核对。如有未达账项，应编制银行存款余额调节表，调节后的银行存款余额应与银行对账单余额一致。如发现银行对账单与银行存款日记账余额不一致，应及时查明原因并进行处理。（二）银行存款收付管理1.酒店的银行存款收付业务，必须严格按照银行结算制度的规定办理。出纳应根据审核无误的收付款凭证，及时办理银行存款的收付手续。2.对于银行存款收入，出纳应在收到银行收款通知后，及时核对款项的金额、来源等信息，并与相关业务部门进行确认。确认无误后，编制收款凭证，并登记银行存款日记账。3.对于银行存款支出，出纳应根据审批后的付款凭证，填写支票、电汇凭证等银行结算凭证，并加盖银行预留印鉴。银行结算凭证应填写清晰、准确，确保款项支付的准确性和及时性。付款后，应及时取得银行回单，并登记银行存款日记账。4.严禁签发空头支票、远期支票和空白支票。如因特殊情况需要开具空白支票，必须经财务主管批准，并在支票上注明收款单位名称、款项用途、金额限额等信息。领用空白支票的人员应在规定时间内报账，如发现支票丢失或被盗，应立即向银行挂失，并向财务主管报告。四、票据及印章管理制度（一）票据管理1.酒店涉及的票据主要包括发票、收款收据、支票、汇票、本票等。出纳应负责票据的购买、保管、使用和核销工作。2.票据的购买应按照国家税务部门和银行的相关规定办理。出纳应到正规渠道购买票据，并妥善保管票据的购买凭证。3.票据应存放在保险柜内，按照票据种类、号码顺序进行分类存放。出纳应建立票据登记簿，详细记录票据的购买、领用、使用、作废、核销等情况。4.票据的使用应严格按照规定的用途和范围进行。发票应按照税务部门的规定开具，收款收据应加盖酒店财务专用章。支票、汇票、本票等票据的使用应填写清晰、准确，确保款项支付的安全性。5.对于作废的票据，出纳应加盖"作废"戳记，并将作废票据的所有联次妥善保管，定期进行核销。核销后的作废票据应按照会计档案管理的规定进行归档保存。6.酒店应定期对票据进行盘点，确保票据的数量、金额与票据登记簿记录一致。如发现票据丢失、被盗或其他异常情况，应及时查明原因并进行处理。（二）印章管理1.酒店涉及的印章主要包括财务专用章、法人章、发票专用章等。印章的刻制、启用、停用、销毁等必须按照酒店规定的程序办理。2.财务专用章由财务主管保管，法人章由出纳保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。3.印章的使用必须经过审批。使用印章时，应填写印章使用申请表，注明使用事由、金额、日期等信息，经财务主管或总经理审批后，方可使用印章。印章使用申请表应与相关业务凭证一并作为记账依据。4.印章应妥善保管，不得随意放置。如因工作需要携带印章外出，必须经财务主管批准，并办理登记手续。印章使用完毕后，应及时交回保管人保管。5.酒店应定期对印章进行检查，确保印章的安全使用。如发现印章磨损、损坏或其他异常情况，应及时办理更换或销毁手续。五、财务报销制度（一）报销流程1.员工报销费用时，应填写费用报销单，并将相关发票、收据等原始凭证粘贴在费用报销单后面。费用报销单应注明报销部门、报销日期、报销事由、金额等信息。2.报销人应将填写完整的费用报销单提交给所在部门负责人审核。部门负责人应根据实际情况对报销事项的真实性、合理性进行审核，并签署审核意见。3.经部门负责人审核后的费用报销单，应提交给财务主管审批。财务主管应审核报销凭证的合法性、合规性以及报销金额的准确性，并签署审批意见。4.审批通过后的费用报销单，出纳应根据报销金额的大小和支付方式进行支付。对于现金支付的报销款项，出纳应在费用报销单上加盖"现金付讫"章；对于银行转账支付的报销款项，出纳应及时办理转账手续，并在费用报销单上加盖"银行付讫"章。5.报销人领取报销款项后，应在费用报销单上签字确认。出纳应将报销凭证整理装订成册，按照会计档案管理的规定进行保管。（二）报销标准1.酒店应制定明确的费用报销标准，包括差旅费、业务招待费、办公用品费、通讯费等各项费用的报销标准。报销标准应根据酒店的实际情况和相关法律法规的要求进行制定，并定期进行调整。2.差旅费报销标准应包括住宿费、交通费、伙食补助费等方面的标准。员工出差应按照规定的标准乘坐交通工具、住宿和用餐，超出标准的部分自理。3.业务招待费报销应严格控制，不得超过酒店规定的限额。业务招待费报销应注明招待对象、事由、金额等信息，并提供相关的招待凭证。4.办公用品费报销应按照酒店的采购制度进行，采购的办公用品应符合酒店的使用需求，并取得正规发票。5.通讯费报销应按照酒店规定的标准执行，员工应提供有效的通讯费用发票。（三）报销审批权限1.酒店应根据费用金额的大小，设定不同的报销审批权限。一般情况下，小额费用报销由部门负责人审批；较大金额的费用报销由财务主管审批；重大金额的费用报销由酒店总经理审批。2.具体的报销审批权限如下：单次报销金额在[X]元以下的，由部门负责人审批。单次报销金额在[X]元至[X]元之间的，由财务主管审批。单次报销金额在[X]元以上的，由酒店总经理审批。六、财务盘点制度（一）现金盘点1.出纳应每日营业结束后自行盘点库存现金，编制现金盘点表，并与现金日记账余额进行核对，确保账款相符。现金盘点表应包括现金账面余额、实际盘点金额、差异金额等信息。2.财务主管应定期对库存现金进行实地盘点，检查库存现金的真实性和安全性。财务主管应在每月末对库存现金进行盘点，并编制现金盘点报告。现金盘点报告应包括盘点时间、盘点人员、盘点结果、差异原因及处理建议等内容。3.如发现现金账实不符，应及时查明原因并进行处理。属于记账错误的，应及时更正；属于现金短缺或溢余的，应按照酒店规定的审批程序进行处理。现金短缺或溢余金额较大的，应及时向酒店管理层报告。（二）银行存款盘点1.出纳应每月末取得银行对账单，并与银行存款日记账进行逐笔核对。如有未达账项，应编制银行存款余额调节表，调节后的银行存款余额应与银行对账单余额一致。2.财务主管应定期对银行存款余额调节表进行审核，检查银行存款余额调节表的编制是否正确，未达账项的真实性和合理性。财务主管应在每季度末对银行存款余额调节表进行审核，并签署审核意见。3.酒店应定期与银行进行对账，确保银行存款账户的安全。如发现银行存款账户存在异常情况，如账户余额不符、资金被盗用等，应及时与银行联系，查明原因并采取相应的措施进行处理。（三）财产物资盘点1.酒店应定期对财产物资进行盘点，包括固定资产、低值易耗品、库存商品等。财产物资盘点应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员等信息。2.盘点人员应认真核对财产物资的数量、规格、型号、状态等信息，并与财产物资台账进行核对。对于盘盈、盘亏的财产物资，应填写财产物资盘点表，并注明盘盈、盘亏的原因。3.财产物资盘点结束后，应编制财产物资盘点报告。财产物资盘点报告应包括盘点时间、盘点人员、盘点结果、盘盈盘亏原因及处理建议等内容。盘盈、盘亏的财产物资应按照酒店规定的审批程序进行处理。4.酒店应建立财产物资盘点档案，将财产物资盘点计划、盘点表、盘点报告等资料进行归档保存。财产物资盘点档案应作为酒店财务档案的重要组成部分，按照会计档案管理的规定进行保管。七、财务档案管理制度（一）档案范围1.酒店财务档案包括会计凭证、会计账簿、财务报表、税务资料、银行对账单、发票存根、收款收据存根、财务审批文件、财务分析报告等与财务工作相关的各类资料。2.会计凭证应包括原始凭证和记账凭证。原始凭证是记录经济业务发生或完成情况的书面证明，如发票、收据、报销单等；记账凭证是根据原始凭证编制的，用以记录经济业务的会计分录。3.会计账簿应包括总账、明细账、日记账等。总账是按照会计科目分类登记的账簿，反映酒店的总分类账情况；明细账是按照明细科目分类登记的账簿，详细记录酒店各项经济业务的发生情况；日记账是按照时间顺序登记的账簿，如现金日记账、银行存款日记账等。4.财务报表应包括资产负债表、利润表、现金流量表等。资产负债表反映酒店在某一特定日期的财务状况；利润表反映酒店在一定会计期间的经营成果；现金流量表反映酒店在一定会计期间内现金的流入和流出情况。（二）档案整理1.财务档案应按照类别、年度、月份等进行分类整理。同类档案应按照时间顺序排列，以便于查阅和管理。2.会计凭证应按照记账凭证的编号顺序进行整理，将原始凭证粘贴在记账凭证后面，并在记账凭证上注明附件张数。会计凭证应装订成册，并在封面上注明年度、月份、凭证种类、起止号码、凭证张数等信息。3.会计账簿应按照账簿的种类进行整理，将账页按照顺序编号，并在账簿封面注明账簿名称、年度、月份等信息。会计账簿应定期打印，并装订成册。4.财务报表应按照年度、月份进行整理，将报表打印出来，并加盖酒店财务专用章。财务报表应按照规定的格式和内容进行编制，确保数据的准确性和完整性。（三）档案保管1.酒店应设立专门的财务档案室，配备必要的档案保管设备，如档案柜、保险柜等，确保财务档案的安全保管。2.财务档案应按照会计档案管理的规定进行保管。会计凭证、会计账簿、财务报表等档案的保管期限应按照国家有关规定执行，一般为10年或30年。税务资料、银行对账单、发票存根、收款收据存根等档案的保管期限应根据实际情况确定，一般为5年或10年。3.财务档案的保管人员应定期对档案进行