公司外包账户管理制度

公司外包账户管理制度总则目的为规范公司外包账户的管理，确保外包业务资金的安全、准确、高效运作，保障公司利益，特制定本管理制度。适用范围本制度适用于公司所有涉及外包账户的相关业务活动，包括但不限于外包服务供应商的资金收付、账户信息管理等。基本原则1.合法性原则：外包账户的管理应严格遵守国家法律法规及相关金融监管要求。2.安全性原则：确保外包账户资金安全，防范各类资金风险。3.准确性原则：保证账户信息及资金交易记录准确无误。4.效率性原则：优化账户管理流程，提高资金运作效率。外包账户的开立与变更开立申请1.业务部门因外包业务需要开立账户时，应填写《外包账户开立申请表》，详细说明开户原因、预计使用期限、资金往来情况等。2.申请表需经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务审核1.财务部门收到申请表后，对开户必要性、资金预算等进行审核。2.审核通过后，财务部门负责人签字确认，并提交至公司管理层审批。管理层审批公司管理层根据业务需求和财务审核意见，对账户开立申请进行最终审批。账户开立1.经审批同意后，由财务部门指定专人负责办理外包账户的开立手续。2.开立账户时，应选择具有良好信誉、资质合规的银行，并按照银行要求提供相关资料。3.账户开立完成后，及时将账户信息（包括账号、开户行等）反馈给业务部门和财务部门。账户变更1.如需对已开立的外包账户进行变更（如账户信息修改、使用期限延长等），业务部门应填写《外包账户变更申请表》，说明变更内容及原因。2.变更申请表经业务部门负责人、财务部门审核及公司管理层审批后，由财务部门负责办理变更手续。外包账户的资金管理资金收付流程1.收入管理外包服务供应商按照合同约定将款项支付至公司外包账户。业务部门负责通知财务部门款项到账情况，并提供相关业务证明文件。财务部门核对到账金额与业务合同一致后，进行账务处理，并及时通知业务部门。2.支出管理业务部门根据外包业务实际发生情况，填写《外包账户付款申请表》，注明付款事由、金额、收款方等信息。申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务部门对付款申请进行审核，包括资金预算、合同执行情况等。审核通过后，由财务负责人签字确认，并提交至公司管理层审批。经审批同意后，财务部门按照审批金额进行付款操作，并做好付款记录。资金预算控制1.业务部门应根据外包业务年度计划，编制外包账户资金预算表，明确各阶段资金收支情况。2.资金预算表经财务部门审核后，报公司管理层审批。3.实际资金收支应严格控制在预算范围内，如遇特殊情况需要调整预算，业务部门应提前提交预算调整申请，经审批后执行。资金安全保障1.财务部门应定期核对外包账户余额，确保账实相符。2.加强对外包账户的安全管理，设置安全的账户密码，并定期更换。3.严格限制对账户操作的授权，确保资金收付操作由经过授权的人员进行。4.如发现账户资金异常情况，应立即采取措施进行调查处理，并及时向上级报告。外包账户的信息管理账户信息维护1.财务部门负责建立和维护外包账户信息档案，包括账户开户资料、交易记录、对账单等。2.定期更新账户信息，确保信息的准确性和完整性。3.妥善保管账户信息资料，防止信息泄露。信息查询与使用1.业务部门因工作需要查询外包账户信息时，应填写《外包账户信息查询申请表》，经业务部门负责人签字后提交至财务部门。2.财务部门按照规定进行信息查询，并提供相关资料。3.严禁将外包账户信息用于非业务相关目的，如泄露给无关人员或用于非法活动。外包账户的监督与检查内部审计1.公司内部审计部门定期对外包账户管理情况进行审计，检查账户管理制度的执行情况、资金收支的合规性等。2.审计过程中发现的问题，应及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。财务检查1.财务部门定期对外包账户进行自查，确保账户管理规范、资金安全。2.自查内容包括账户余额核对、交易记录审查、授权执行情况等。异常情况处理1.如发现外包账户存在异常交易、资金风险等情况，应立即启动应急处理机制。2.及时采取措施冻结账户、核实情况，并向上级报告。3.配合相关部门进行调查，查明原因，追究责任，并采取措施防止类似情况再次发生。外包账户的销户管理销户申请1.外包业务结束或账户不再使用时，业务部门应填写《外包账户销户申请表》，说明销户原因。2.申请表经业务部门负责人审核签字后，提交至财务部门。财务审核1.财务部门对销户申请进行审核，确认账户余额已结清、无未处理的交易等。2.审核通过后，财务部门负责人签字确认，并提交至公司管理层审批。管理层审批公司管理层根据财务审核意见，对销户申请进行最终审批。账户销户1.经审批同意后，由财务部门负责办理外包账户的销户手续。2.销户完成后，及时将销户情况通知业务部门，并做好相关档案资料的归档工作。责任追究违规责任界定1.对于违反本制度规定，导致外包账户管理出现问题的部门和个人，将视情节轻重追究相应责任。2.责任界定包括但不限于业务部门、财务部门、相关操作人员等。责任追究方式1.责令改正：要求责任人限期改正违规行为。2.警告：对责任人进行口头或书面警告。3.罚款：根据违规情节轻重，对责任人处以一定金额的罚款。4.解除劳动合同：对于严重违规，给公司造成重大损失的责任人，解除劳动合同。5.法律追究：对于触犯法律法规的行为，依法追究法律责任。附则解释权本制度由公司财务部门负责解释。修订与废止1