落实外出审批管理制度

落实外出审批管理制度一、总则（一）目的为规范公司员工外出行为，加强公司内部管理，确保工作的正常开展，保障员工的人身安全，特制定本外出审批管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司全体员工，包括正式员工、试用期员工以及各类派遣人员。（三）基本原则1.遵守规定原则：员工外出必须遵守国家法律法规以及公司的各项规章制度。2.事先审批原则：未经批准，员工不得擅自外出。3.保障工作原则：外出安排应确保不影响本职工作的正常进行，如有必要，应做好工作交接和后续工作安排。4.安全第一原则：员工外出期间应注意自身安全，采取必要的安全防范措施，避免发生意外事故。二、外出分类及审批流程（一）因公外出1.定义：因工作需要前往公司外部进行业务洽谈、会议、培训、出差、调研、设备维修、售后服务等活动。2.审批流程填写申请表：员工需提前填写《因公外出申请表》，详细说明外出事由、目的地、预计出发时间、预计返回时间、同行人员等信息。部门负责人审批：部门负责人根据工作实际情况，对申请表进行审核，判断是否确需员工外出，以及外出安排是否合理，并签署审批意见。分管领导审批：对于涉及重要业务、大额费用支出、跨部门合作等事项，需报分管领导审批。分管领导应从公司整体利益出发，对申请进行全面评估，决定是否批准。行政部门备案：经批准后的申请表交行政部门备案，行政部门负责记录员工外出信息，以便查询和统计。（二）因私外出1.定义：员工因个人事务需要离开工作岗位，如请假、休假、处理家庭突发事件等。2.审批流程填写请假单：员工应根据请假类型填写相应的请假单，如病假、事假、年假、婚假、产假、陪产假、丧假等。请假单需注明请假原因、请假起止时间、预计工作交接情况等。部门负责人审批：部门负责人根据工作安排和员工实际情况，对请假申请进行审批。对于请假时间较短且不影响工作正常开展的，部门负责人可直接批准；对于请假时间较长或可能对工作造成较大影响的，部门负责人应与员工沟通，了解其工作交接情况，并征求其他相关人员意见后再做审批决定。分管领导审批：请假3天及以上的，需报分管领导审批。分管领导应综合考虑部门工作状况和员工请假必要性，做出审批决策。人力资源部门备案：请假申请经批准后，交人力资源部门备案。人力资源部门负责核算员工的考勤情况，并根据公司相关规定处理请假期间的工资、福利等事宜。（三）特殊情况外出1.定义：因突发紧急事件或不可抗力因素导致员工需要临时外出，无法按照正常审批流程提前申请。2.处理流程及时报备：员工应在外出前尽快通过电话、短信等方式向部门负责人和行政部门报备外出事由、预计返回时间等关键信息。事后补办手续：在外出结束后2个工作日内，员工需补齐相应的审批手续，填写《外出申请表》或《请假单》，并按照正常审批流程完成审批。三、外出期间的工作要求（一）工作交接1.员工外出前，应与直接上级和相关同事进行充分的工作交接。交接内容包括未完成的工作任务、重要文件资料、客户信息、工作进展情况等，确保接手人员能够清楚了解工作内容和要求，保证工作的连续性。2.交接过程应形成书面记录，由交接双方签字确认，并交部门负责人留存一份备案。（二）保持沟通1.员工外出期间应保持手机畅通，确保能够及时接收和回复公司的工作信息、指令。如有必要，应每天至少与部门负责人或相关同事沟通一次，汇报工作进展情况或反馈遇到的问题。2.对于涉及公司重要业务或紧急事项的外出人员，应随时保持与公司的密切联系，根据公司要求及时调整工作安排或返回公司处理相关事务。（三）按时完成工作1.员工应按照原定工作计划和时间节点，在外出期间完成相应的工作任务。如需延期或变更工作安排，应提前向部门负责人说明原因，并获得批准。2.员工外出归来后，应及时将外出期间完成的工作成果提交给部门负责人，并对工作进行总结汇报。对于需要与其他部门协作完成的工作，应及时与相关部门沟通协调，确保工作顺利推进。四、外出期间的安全管理（一）交通安全1.员工因公外出如需乘坐公共交通工具，应选择正规、安全的交通方式，遵守交通规则，注意自身安全。2.员工因私外出自驾车时，应确保车辆性能良好，具备有效的驾驶证和行驶证，遵守交通法规，谨慎驾驶。严禁酒后驾车、疲劳驾驶等违规行为。（二）人身安全1.员工在外出期间应增强自我保护意识，注意个人人身安全。避免前往治安状况较差的地区，尽量减少夜间单独外出。2.如遇突发事件或危险情况，员工应保持冷静，及时采取必要的应对措施，并尽快与公司或当地相关部门取得联系，寻求帮助。（三）财产安全1.员工应妥善保管好个人财物，避免携带大量现金和贵重物品外出。在公共场所要注意防范盗窃、抢劫等安全风险。2.因公外出需携带公司财物（如笔记本电脑、重要文件资料等）时，应按照公司规定进行妥善保管和使用，确保财物安全无损。如有遗失或损坏，应及时向公司报告，并承担相应的责任。五、审批权限及责任界定（一）审批权限1.部门负责人负责审批本部门员工请假1天以内（含1天）的因私外出申请，以及一般性的因公外出申请。2.分管领导负责审批本部门员工请假3天及以上的因私外出申请，以及涉及重要业务、大额费用支出、跨部门合作等事项的因公外出申请。3.总经理负责审批特殊情况的外出申请，以及请假时间较长或对公司整体工作有重大影响的因私外出申请。（二）责任界定1.审批人责任：审批人应认真履行审批职责，对审批事项的真实性、合理性和必要性进行严格审查。如因审批不当导致公司利益受损或工作出现失误，审批人应承担相应的责任。2.外出员工责任：员工应严格按照本制度规定办理外出审批手续，并如实填写相关申请表和请假单。外出期间应遵守公司的各项规章制度和安全规定，认真履行工作职责。如因个人原因违反规定，导致公司遭受损失或产生不良影响，员工应承担相应的赔偿责任和纪律处分。3.部门负责人责任：部门负责人应合理安排员工工作，严格把控员工外出审批关，确保部门工作不受影响。同时，应关注外出员工的工作进展情况，及时协调解决工作中出现的问题。如因部门管理不善导致员工外出频繁影响工作，部门负责人应承担相应的管理责任。六、监督与检查（一）定期检查1.行政部门会同人力资源部门定期对员工外出审批情况进行检查，核实员工是否按照规定办理审批手续，外出时间与审批时间是否相符，工作交接是否到位等。2.检查方式包括查阅审批记录、与部门负责人及员工本人进行沟通核实等。对于发现的问题，应及时督促相关人员进行整改。（二）不定期抽查1.公司领导或相关部门可根据工作需要，不定期对员工外出情况进行抽查。抽查内容包括员工是否在外出地点从事与工作相关的活动，是否遵守公司的各项规定等。2.对于抽查中发现的违规行为，应严肃处理，并按照公司相关规定追究责任。（三）考勤管理1.人力资源部门负责对员工的考勤情况进行统计和管理，依据员工的外出审批记录和实际出勤情况，核算员工的工资、奖金、福利等。2.对于未按规定办理外出审批手续或擅自离岗的员工，按照公司考勤制度进行处理，情节严重的给予相应的纪律处分。七、违规处理（一）警告1.对于首次违反外出审批管理制度，未造成严重后果的员工，给予警告处分，并进行批评教育。2.警告处分应记录在员工个人档案中，作为绩效考核和晋升的参考依据。（二）罚款1.对于违反外出审批管理制度，影响工作正常开展或给公司造成一定经济损失的员工，视情节轻重给予一定金额的罚款。2.罚款金额根据违规行为的严重程度确定，最低不少于50元，最高不超过当月工资的20%。罚款从员工当月工资中扣除。（三）纪律处分1.对于多次违反外出审批管理制度，或违规行为情节严重，给公司造成较大损失或不良影响的员工，给予纪律处分，包括但不限于降职、降薪、辞退等。2.纪律处分应按照公司相