公司办公费管理制度

公司办公费管理制度一、总则（一）目的为了加强公司办公费的管理，合理控制办公费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工。（三）基本原则1.预算控制原则严格按照年度预算安排办公费用支出，确保各项费用支出在预算范围内。2.节约高效原则倡导节约意识，优化资源配置，提高办公费用使用效率，杜绝浪费。3.规范透明原则明确办公费用的开支范围、标准和审批流程，确保费用支出公开、公正、透明。二、办公费开支范围（一）办公用品1.办公文具：如纸张、笔、笔记本、文件夹、订书机、胶水等。2.办公设备耗材：如打印机墨盒、硒鼓、复印机碳粉、传真机墨盒等。3.办公家具：如办公桌、办公椅、文件柜等的维修、保养及零部件更换费用。（二）办公设备购置与维修1.办公设备：如电脑、打印机、复印机、传真机、投影仪、碎纸机等的购置费用。2.办公设备的维修、保养费用，包括定期维护、故障维修、软件升级等。（三）通讯费用1.固定电话费用：包括办公固定电话的月租费、通话费、长途费等。2.移动通讯费用：员工因工作需要使用的手机费用，按照公司规定的标准给予报销。（四）差旅费员工因公务出差发生的交通、住宿、餐饮等费用，按照公司差旅费管理制度执行。（五）业务招待费公司因业务需要发生的招待客户的费用，包括餐饮、住宿、礼品等，按照公司业务招待费管理制度执行。（六）水电费公司办公场所发生的水电费。（七）物业管理费公司办公场所的物业管理费用，包括保洁、保安、绿化等费用。（八）其他费用1.办公室清洁用品费用，如扫帚、拖把、清洁剂等。2.办公室绿植租赁费用。3.经公司批准的其他与办公相关的费用。三、办公用品管理（一）采购管理1.办公用品由行政部门统一采购，各部门根据实际需求每月定期提交办公用品申购清单至行政部门。2.行政部门根据申购清单进行汇总整理，结合库存情况编制办公用品采购计划，经部门负责人审核、分管领导审批后实施采购。3.采购人员应选择具有良好信誉的供应商，按照性价比原则进行采购，确保所采购的办公用品质量合格、价格合理。4.对于批量采购的办公用品，应签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括产品规格、数量、价格、交货期、售后服务等条款。（二）库存管理1.行政部门应设立办公用品仓库，对采购回来的办公用品进行分类存放、登记造册，建立库存台账，详细记录办公用品的出入库情况。2.定期对库存办公用品进行盘点，确保账实相符。如发现库存短缺或损坏等情况，应及时查明原因并进行处理。3.办公用品仓库应保持整洁、通风良好，做好防火、防潮、防虫等工作，确保办公用品的质量不受影响。（三）领用管理1.各部门员工根据工作需要到行政部门办公用品仓库领用办公用品，领用时需填写办公用品领用登记表，注明领用日期、部门、姓名、办公用品名称、规格、数量等信息。2.行政部门仓库管理人员应按照领用登记表及时发放办公用品，并在库存台账上记录领用情况。3.对于价值较高或限量领用的办公用品，如电脑、打印机等，需经部门负责人审批后领用。四、办公设备管理（一）购置管理1.各部门因工作需要购置办公设备，应提前填写办公设备购置申请表，详细说明购置设备的名称、型号、数量、用途、预算金额等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门，行政部门进行汇总整理，结合公司实际情况和预算安排，提出审核意见，报分管领导审批。3.经审批同意购置的办公设备，由行政部门负责组织采购。采购过程中应遵循公开、公平、公正的原则，选择合适的供应商和采购方式，确保设备质量和价格合理。4.办公设备购置后，行政部门应及时组织验收，检查设备的规格、型号、数量、质量等是否与采购合同一致。验收合格后，办理入库手续，并按照固定资产管理规定进行登记入账。（二）使用与维护管理1.办公设备由专人负责使用和管理，使用人员应严格按照操作规程进行操作，确保设备正常运行。2.使用部门应定期对办公设备进行清洁、保养，做好日常维护工作，如发现设备故障应及时通知行政部门维修人员进行维修。3.行政部门应建立办公设备维修档案，记录设备的维修情况，包括维修时间、故障原因、维修内容、维修费用等信息。4.对于办公设备的软件升级，应根据公司信息安全管理规定进行操作，确保系统安全稳定运行。（三）报废管理1.办公设备因使用年限已久、技术落后、损坏严重等原因无法继续使用时，由使用部门填写办公设备报废申请表，详细说明设备报废原因、购置时间、使用情况等信息，并提交部门负责人审核。2.部门负责人审核通过后，将申请表提交至行政部门，行政部门组织相关人员进行鉴定，确认设备确实无法继续使用后，报分管领导审批。3.经审批同意报废的办公设备，由行政部门负责组织处置，处置方式包括变卖、捐赠、报废销毁等，处置收入应及时上缴公司财务。五、通讯费用管理（一）固定电话费用管理1.公司办公固定电话实行定额管理，各部门根据实际工作需要合理使用。2.行政部门负责定期对固定电话费用进行统计、分析，如发现费用异常，应及时查明原因并采取措施进行控制。（二）移动通讯费用管理1.员工因工作需要使用手机的，应按照公司规定的标准报销通讯费用。具体标准由公司根据不同岗位和业务需求另行制定。2.员工应将手机号码报行政部门备案，行政部门负责对员工通讯费用报销情况进行审核，确保报销费用符合公司规定标准。3.员工报销移动通讯费用时，应提供正规发票，并注明手机号码、使用时间等信息。六、差旅费管理公司差旅费管理按照公司制定的差旅费管理制度执行，具体内容包括出差审批、交通费用标准、住宿费用标准、餐饮补贴标准等方面的规定。七、业务招待费管理公司业务招待费管理按照公司制定的业务招待费管理制度执行，具体内容包括招待费审批流程、招待标准、招待范围等方面的规定。八、水电费管理（一）抄表与核算1.物业公司每月定期对公司办公场所的水电费进行抄表，并将抄表数据提供给公司行政部门。2.行政部门根据抄表数据核算水电费金额，并与物业公司核对无误后，生成水电费账单。（二）费用支付1.行政部门将水电费账单提交至财务部门，财务部门审核后按照合同约定及时支付水电费。2.财务部门应定期对水电费支出情况进行分析，如发现费用异常，应及时与物业公司沟通核实。九、物业管理费管理（一）合同签订行政部门负责与物业公司签订物业管理服务合同，明确双方的权利和义务，包括服务内容、服务标准、费用标准、付款方式等条款。（二）费用支付1.物业公司按照合同约定提供物业管理服务后，行政部门应根据服务质量考核情况审核物业管理费用，并提交财务部门支付。2.财务部门应严格按照合同约定和公司财务制度支付物业管理费，确保费用支付准确无误。十、费用报销与审批（一）报销流程1.员工发生办公费用支出后，应及时整理相关票据，按照公司财务报销制度的要求填写费用报销单，并附上发票、清单等原始凭证。2.将填写好的费用报销单提交至部门负责人审核，部门负责人应根据工作实际情况对费用的合理性、真实性进行审核，并签署审核意见。3.部门负责人审核通过后，将费用报销单提交至财务部门，财务部门对报销票据的合法性、合规性进行审核，如发现问题应及时与报销人沟通核实。4.财务部门审核通过后，将费用报销单提交至分管领导审批，分管领导根据公司相关规定和预算安排对费用进行审批。5.分管领导审批通过后，财务部门根据审批结果进行报销支付。（二）审批权限1.办公费用支出在[x]元以下的，由部门负责人审核、财务部门审核后即可报销支付。2.办公费用支出在[x]元至[x]元之间的，由部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审批后报销支付。3.办公费用支出在[x]元以上的，由部门负责人审核、财务部门审核、分管领导审核后报总经理审批报销支付。十一、预算管理（一）预算编制1.每年年底，行政部门应根据公司下一年度的工作计划和业务发展需求，结合历史办公费用支出情况，编制下一年度办公费预算草案。2.办公费预算草案应包括办公用品、办公设备购置与维修、通讯费用、差旅费、业务招待费、水电费、物业管理费等各项费用的预算金额，并详细说明预算依据和计算方法。3.行政部门将编制好的办公费预算草案提交至财务部门，财务部门进行汇总、审核后，结合公司整体预算安排，对预算草案进行调整和完善，形成年度办公费预算方案。（二）预算执行与控制1.各部门应严格按照年度办公费预算执行，确保各项费用支出在预算范围内。如因工作需要确需调整预算的，应按照预算编制程序进行申报和审批。2.财务部门应定期对办公费预算执行情况进行监控和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并采取措施进行调整和控制。3.行政部门应配合财务部门做好办公费预算执行情况的统计和分析工作，为公司预算管理提供准确的数据支持。十二、监督与检查（一）内部审计监督公司内部审计部门定期对办公费管理情况进行审计监督，检查办公费用的开支是否符合公司相关制度规定，预算执行情况是否良好，报销流程是否规范等。（二）日常检查行政部门和财务部门定期对办公费管理情况进行日常检查，检查内容包括办公用品库存管理、办公设备使用与