会计档案室管理制度

会计档案室管理制度一、总则（一）目的为了加强公司会计档案管理，保证会计档案的安全、完整，充分发挥会计档案在公司经济管理中的作用，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》及财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》等有关规定，结合本公司实际情况，制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及所属各分子公司的会计档案管理工作。（三）定义会计档案是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映公司经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。（四）管理职责1.公司财务部门负责会计档案的整理、立卷、归档、保管、查阅和销毁等工作，并对会计档案的真实性、完整性、系统性负责。2.公司档案管理部门负责对会计档案工作进行指导、监督和检查，并提供必要的档案保管条件。3.各部门应积极配合财务部门做好会计档案的收集、整理工作，确保会计档案资料的齐全、完整。二、会计档案的内容（一）会计凭证1.原始凭证，包括发票、收据、入库单、出库单、报销单等各种外来和自制的原始单据。2.记账凭证，包括收款凭证、付款凭证、转账凭证等。（二）会计账簿1.总账，按照会计科目设置，全面记录公司经济业务的总分类账簿。2.明细账，按照明细科目设置，详细记录某一类经济业务的明细分类账簿，如应收账款明细账、应付账款明细账、存货明细账等。3.日记账，包括现金日记账和银行存款日记账，按照经济业务发生的时间顺序逐日逐笔登记。4.固定资产卡片，详细记录公司固定资产的各项信息，包括资产名称、型号、规格、购置时间、原值、折旧等。5.辅助账簿，如备查账簿，用于记录一些在总账和明细账中未能记录的重要经济事项。（三）财务会计报告1.月度财务会计报告，包括资产负债表、利润表、现金流量表及附注等。2.季度财务会计报告，内容与月度报告类似，但更为详细。3.半年度财务会计报告，综合反映公司半年度的财务状况和经营成果。4.年度财务会计报告，是公司年度财务状况和经营成果的全面总结，包括资产负债表、利润表、现金流量表、所有者权益变动表及附注等。（四）其他会计资料1.银行存款余额调节表，用于核对公司银行存款日记账与银行对账单之间的差异，调整未达账项。2.银行对账单，由银行定期提供，反映公司银行账户的收支情况。3.纳税申报表，记录公司各项税费的申报缴纳情况。4.会计档案移交清册，记录会计档案在不同部门或人员之间的移交情况。5.会计档案保管清册，详细记录会计档案的种类、数量、保管期限、存放地点等信息。6.会计档案销毁清册，记录会计档案销毁的时间、种类、数量、原因等信息。7.其他具有保存价值的会计资料，如财务分析报告、审计报告、税务筹划方案等。三、会计档案的整理与立卷（一）整理原则1.会计档案应按照形成时间的先后顺序进行整理，保持其连续性和系统性。2.对于同一类会计档案，应按照一定的标准进行分类，便于查找和管理。3.会计档案应保持整齐、清洁，避免损坏和丢失。（二）凭证整理1.原始凭证应按照经济业务发生的时间顺序，与对应的记账凭证进行匹配，确保凭证内容的一致性。2.对于纸张大小不一致的原始凭证，应进行折叠或粘贴，使其与记账凭证大小相同，并在粘贴处注明原始凭证的张数和金额。3.记账凭证应按照编号顺序排列，检查凭证内容是否完整，包括日期、凭证编号、摘要、会计科目、金额、附件张数等，如有缺漏应及时补充或更正。（三）账簿整理1.总账、明细账、日记账等应按照账簿启用表上的编号顺序排列，检查账簿是否有缺页、破损等情况。2.对于活页式账簿，应去除空白页，并在账簿的右上角编上页码，装订成册。3.固定资产卡片应按照资产编号顺序排列，放入专门的卡片箱或文件夹中。（四）财务会计报告整理1.月度、季度、半年度和年度财务会计报告应分别装订成册，并在封面上注明报告名称、所属期间、单位名称等信息。2.财务会计报告的附注应与主表一起装订，如有单独的审计报告、税务报告等，也应一并整理归档。（五）其他会计资料整理1.银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表等应按照时间顺序排列，分别装订成册。2.会计档案移交清册、保管清册、销毁清册等应按照类别进行整理，单独成册。3.其他具有保存价值的会计资料应根据其性质和内容进行分类整理，如财务分析报告可按照分析的时间段或主题进行分类，审计报告可按照审计机构和审计时间进行分类。（六）立卷要求1.会计档案应按照类别和保管期限进行立卷，每卷厚度不宜超过2厘米。2.卷内资料应排列整齐，编号连续，不得有重号、漏号现象。3.每卷应编制卷内目录，目录内容包括序号、资料名称、日期、页号等，便于查找和核对。4.卷内资料应使用统一规格的纸张，不得使用圆珠笔、铅笔等书写，应使用碳素墨水或蓝黑墨水进行书写。四、会计档案的保管（一）保管期限1.会计凭证的保管期限为30年。2.会计账簿的保管期限为30年，其中固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。3.财务会计报告的保管期限为：月度、季度、半年度财务会计报告保管10年，年度财务会计报告永久保管。4.其他会计资料的保管期限为：银行存款余额调节表、银行对账单保管10年，纳税申报表保管10年，会计档案移交清册保管30年，会计档案保管清册、销毁清册永久保管。（二）保管地点1.公司应设立专门的会计档案室，用于存放会计档案。会计档案室应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全防护措施，确保会计档案的安全。2.会计档案室应保持清洁、干燥、通风良好，温度和湿度应符合档案保管的要求。3.会计档案应按照类别、保管期限和年度顺序进行存放，便于查找和管理。（三）保管要求1.会计档案应妥善保管，不得随意堆放、毁损、散失或泄密。2.对于磁性介质保存的电子会计档案，应定期进行备份，并异地存放，防止数据丢失。3.会计档案管理人员应定期对会计档案进行检查和核对，发现问题及时处理，并做好记录。4.会计档案在保管期限内，未经批准不得擅自销毁或出借。五、会计档案的查阅与借阅（一）查阅规定1.公司内部人员因工作需要查阅会计档案时，应填写《会计档案查阅申请表》，注明查阅目的、查阅内容、查阅时间等信息，经所在部门负责人和财务部门负责人批准后，方可查阅。2.查阅会计档案时，应在会计档案室进行，不得将会计档案带出档案室。如需复印或摘录会计档案资料，应经财务部门负责人批准，并由档案管理人员进行登记。3.查阅人员应爱护会计档案，不得在会计档案上涂画、标记、拆封或抽换。查阅完毕后，应及时将会计档案归还档案管理人员，并办理归还手续。（二）借阅规定1.公司外部单位或个人因特殊原因需要借阅会计档案时，应持单位介绍信或相关证明文件，填写《会计档案借阅申请表》，注明借阅目的、借阅内容、借阅时间、归还时间等信息，经公司财务部门负责人和公司分管领导批准后，方可借阅。2.借阅会计档案时，应办理借阅登记手续，档案管理人员应详细记录借阅单位或个人的名称、地址、联系方式、借阅时间、归还时间等信息。3.借阅期限一般不得超过[x]个工作日，如有特殊情况需要延长借阅期限的，应提前办理续借手续。4.借阅人员应妥善保管会计档案，不得转借他人，不得擅自复制、摘录、外传会计档案内容。如需复印或摘录会计档案资料，应经公司财务部门负责人批准，并由档案管理人员进行登记。5.借阅人员归还会计档案时，档案管理人员应认真检查档案的完整性和准确性，如发现有损坏、丢失或涂改等情况，应及时报告并追究借阅人员的责任。六、会计档案的销毁（一）销毁条件1.会计档案保管期满，且该档案所涉及的经济业务事项已经结清，不再需要继续保存的，可以按照规定程序进行销毁。2.对于保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。3.正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。（二）销毁程序1.由财务部门会同档案管理部门提出会计档案销毁意见，编制《会计档案销毁清册》，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。2.《会计档案销毁清册》经公司财务部门负责人、档案管理部门负责人和公司分管领导审核签字后，报公司总经理审批。3.公司应成立会计档案销毁工作小组，由财务部门、档案管理部门等相关人员组成，负责监督会计档案的销毁过程。4.会计档案销毁时，应由档案管理部门指定专人负责监销。监销人在销毁会计档案前，应当按照《会计档案销毁清册》所列内容进行清点核对；销毁后，应当在《会计档案销毁清册》上签名盖章，并将监销情况报告公司总经理。（三）销毁记录1.会计档案销毁工作完成后，档案管理部门应将《会计档案销毁清册》、审批文件、销毁记录等资料整理归档，永久保存。2.销毁记录应包括销毁时间、地点、销毁方式、销毁人员、监销人员等信息，确保会计档案销毁过程可追溯。七、会计档案信息化管理（一）电子会计档案的收集与整理1.公司应按照国家有关规定，及时将电子会计档案进行收集和整理。电子会计档案应与纸质会计档案同步形成，并保持内容一致。2.电子会计档案应采用符合国家档案管理要求的存储格式和介质，如磁带、光盘、硬盘等，并定期进行备份，确保数据的安全性和完整性。3.电子会计档案应按照会计档案的分类标准进行分类整理，建立电子会计档案目录数据库，便于查询和管理。（二）电子会计档案的保管与维护1.公司应设立专门的电子会计档案存储服务器或存储设备，用于存放电子会计档案。存储设备应具备防火、防潮、防虫、防盗、防鼠等安全防护措施，并定期进行维护和检查。2.电子会计档案应按照保管期限进行分类存储，对于超过保管期限的电子会计档案，应按照规定进行销毁或迁移。3.公司应定期对电子会计档案进行杀毒和维护，确保电子会计档案的正常使用。同时，应建立电子会计档案数据备份制度，定期将电子会计档案数据备份到其他存储介质上，并异地存放。（三）电子会计档案的查阅与利用1.公司内部人员查阅电子会计档案时，应通过公司指定的电子档案管理系统进行查阅，并按照系统设定的权限进行操作。查阅人员应在系统中进行查阅记录，注明查阅时间、查阅内容等信息。2.公司外部单位或个人查阅电子会计档案时，应按照本制度关于查阅的规定办理审批手续，并通过公司指定的电子档案管理系统进行查阅。查阅人员不得擅自复制、摘录、外传电子会计档案内容。如需打印电子会计档案资料，应经公司财务部门负责人批准，并由档案管理人员进行登记。（四）电子会计档案的安全管理1.公司应建立健全电子会计档案安全管理制度，加强对电子会计档案存储设备、传输网络、查阅系统等的安全管理，防止电子会计档案数据泄露、篡改或丢失。2.公司应设置电子会计档案管理系统的访问权限，严格控制不同人员对电子会计档案的访问级别。对于涉及公司机密的电子会计档案，应采取加密存储、访问认证等安全措施。3.公司应定期对电子会计档案安全管理制度的执行情况进行检查和评估，及时发现和解决存在的问题，确保电子会计档案的安全。八、监督与检查（一）内部监督1.公司财务部门应定期对会计档案管理工作进行自查，检查会计档案的整理、保管、查阅、销毁等环节是否符合本制度的规定，发现问题及时整改。2.公司审计部门应定期对会计档案管理工作进行审计监督，检查会计档案管理工作的内部控制制度是否健全有效，会计档案的真实性、完整性、系统性是否得到保证，对发现的问题提