公司证件章管理制度

公司证件章管理制度一、总则（一）目的为加强公司各类证件、印章的管理，确保其安全、规范使用，维护公司的合法权益，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分支机构、子公司的所有证件、印章的管理。（三）定义1.公司证件：指由政府相关部门颁发的、证明公司合法经营资格和能力的各类证照，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证、资质证书、许可证等。2.公司印章：指公司在对外交往及对内管理中使用的具有法律效力的各类印章，包括公章、合同专用章、财务专用章、法人章、部门章、业务专用章等。二、证件管理（一）证件的申请与办理1.公司各部门因业务需要申请办理相关证件时，应填写《公司证件办理申请表》，详细说明申请证件的名称、用途、办理依据等内容，并提交相关证明材料。2.《公司证件办理申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.公司办公室负责按照审批意见，准备齐全相关申请资料，并安排专人前往政府相关部门办理证件。办理过程中，应及时跟踪进度，确保证件按时、顺利办理。（二）证件的领取与保管1.证件办理完成后，办公室指定专人负责领取。领取时，应仔细核对证件内容，确保无误。2.领取后的证件应及时存放在公司专门的证件保管柜中，由专人负责保管。保管柜应具备安全防护措施，如门锁、密码锁等，确保证件安全。3.保管人员应建立《公司证件管理台账》，详细记录证件的名称、颁发部门、颁发日期、有效期、保管人等信息，并定期进行核对，确保账证相符。（三）证件的使用1.公司内部各部门因工作需要使用证件时，应填写《公司证件使用申请表》，注明使用证件的名称、用途、使用期限等内容，并经部门负责人签字确认。2.《公司证件使用申请表》报公司分管领导审批后，方可到办公室领取证件。3.使用人员在使用证件过程中，应妥善保管，不得转借、涂改、伪造证件。使用完毕后，应及时将证件归还办公室保管人员，并在《公司证件管理台账》上签字确认。（四）证件的年检与换证1.办公室负责定期梳理公司各类证件的有效期，提前制定年检与换证计划，并通知相关部门准备资料。2.各部门应按照要求及时提供年检与换证所需的资料，配合办公室完成相关工作。3.对于需要现场办理年检与换证手续的，办公室应安排专人负责，确保按时完成。年检与换证完成后，应及时更新《公司证件管理台账》。（五）证件的遗失与补办1.如发现公司证件遗失，使用部门或保管人员应立即向办公室报告，并采取必要的挂失措施，如在相关媒体上刊登遗失声明等。2.办公室根据遗失情况，填写《公司证件补办申请表》，并按照证件申请与办理的流程，重新办理证件。3.因证件遗失造成的一切损失，由遗失责任人承担相应责任。三、印章管理（一）印章的刻制1.公司因业务需要刻制印章时，由使用部门填写《公司印章刻制申请表》，详细说明印章的名称、规格、用途等内容，并提交相关证明材料。2.《公司印章刻制申请表》经部门负责人审核签字后，报公司分管领导审批。3.审批通过后，办公室统一到公安机关指定的印章刻制单位刻制印章。刻制完成后，应及时将印章交付使用部门，并在《公司印章管理台账》上进行登记。（二）印章的领取与保管1.印章刻制完成后，由办公室专人负责领取。领取时，应检查印章的质量、规格是否符合要求，并与《公司印章刻制申请表》进行核对。2.领取后的印章应立即存放在公司专门的印章保管箱中，由专人负责保管。保管箱应具备安全防护措施，如门锁、密码锁等，确保印章安全。3.保管人员应建立《公司印章管理台账》，详细记录印章的名称、规格、启用日期、保管人等信息，并定期进行核对，确保账章相符。（三）印章的使用1.公司内部各部门因工作需要使用印章时，应填写《公司印章使用申请表》，注明使用印章的名称、用途、使用期限、文件名称及编号等内容，并经部门负责人签字确认。2.《公司印章使用申请表》报公司分管领导审批后，方可到办公室领取印章。3.使用人员在使用印章过程中，应严格按照审批内容进行盖章，不得擅自更改盖章内容。盖章位置应准确、清晰，确保印章与文件内容相匹配。4.使用完毕后，使用人员应及时将印章归还办公室保管人员，并在《公司印章管理台账》上签字确认。（四）印章的停用与销毁1.因公司机构调整、业务变更等原因，需要停用印章时，由办公室填写《公司印章停用申请表》，报公司分管领导审批。2.审批通过后，办公室负责收回停用的印章，并在《公司印章管理台账》上注明停用日期。3.对于需要销毁的印章，由办公室统一组织销毁。销毁时，应填写《公司印章销毁申请表》，详细记录印章的名称、规格、销毁日期等信息，并由至少两名保管人员签字确认。4.销毁过程应进行拍照或录像，留存备查。销毁完成后，应将《公司印章销毁申请表》归档保存。（五）印章的交接1.印章保管人员因工作调动、离职等原因需要交接印章时，应填写《公司印章交接表》，详细记录交接印章的名称、规格、数量、交接日期等信息。2.交接双方应在办公室人员的监督下，当面清点印章，并在《公司印章交接表》上签字确认。3.交接完成后，办公室应及时更新《公司印章管理台账》，确保印章保管责任清晰。四、监督与检查（一）定期检查1.公司办公室定期对证件、印章的管理情况进行检查，检查内容包括证件、印章的保管是否安全、使用是否规范、台账记录是否准确等。2.定期检查应形成书面报告，对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改情况。（二）不定期抽查1.公司分管领导或其他相关部门可根据工作需要，对证件、印章的管理情况进行不定期抽查。2.对于抽查中发现的违规行为，应及时进行纠正，并按照公司相关规定追究责任。五、责任追究（一）违规行为界定1.未经审批擅自使用证件、印章。2.转借、涂改、伪造证件、印章。3.因保管不善导致证件、印章遗失、损坏。4.未按照规定流程办理证件的申请、领取、使用、年检、换证、遗失补办等手续。5.未按照规定保管证件、印章，造成安全隐患。（二）责任追究方式1.对于违规行为较轻的，给予批评教育，并责令限期整改。2.对于违规