超期帐龄管理制度规定

超期帐龄管理制度规定一、总则（一）目的为加强公司财务管理，规范应收账款的管理，有效控制超期账龄风险，保障公司资金安全，提高资金使用效率，特制定本制度规定。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及应收账款的业务活动，包括但不限于销售商品、提供劳务等形成的应收账款。（三）基本原则1.风险防范原则对超期账龄的应收账款进行重点监控和管理，提前识别风险，采取有效措施降低风险损失。2.责任明确原则明确各部门在应收账款管理中的职责，确保责任落实到人，避免出现推诿扯皮现象。3.动态管理原则根据应收账款的账龄变化情况，及时调整管理策略和措施，保持对应收账款的动态跟踪和管理。4.协同合作原则销售部门、财务部门、法务部门等各相关部门要密切配合，协同合作，共同做好超期账龄应收账款的管理工作。二、职责分工（一）销售部门1.负责客户信用评估，建立客户信用档案，对客户的信用状况进行动态跟踪和评估。2.签订销售合同，明确付款方式、付款期限等条款，确保合同条款符合公司利益和相关法律法规要求。3.负责应收账款的催收工作，按照合同约定及时向客户发送催款通知，跟进客户付款进度，对超期未付款客户进行重点催收。4.定期与财务部门核对应收账款明细，协助财务部门进行账龄分析和风险预警。5.对于因客户原因导致的应收账款坏账，及时收集相关证据，配合财务部门进行坏账核销申请。（二）财务部门1.负责应收账款的账务处理，准确记录应收账款的发生、收回、核销等情况，确保账目清晰、准确。2.定期编制应收账款账龄分析表，向销售部门和管理层提供应收账款账龄结构、余额变动等信息，为应收账款管理决策提供数据支持。3.负责对应收账款进行风险评估，设定合理的信用额度和账期，对超期账龄的应收账款进行重点监控和预警。4.协助销售部门进行应收账款催收工作，提供必要的财务支持和数据分析。5.按照公司规定进行应收账款坏账核销，确保坏账核销符合相关法律法规和公司财务制度要求。（三）法务部门1.审核销售合同，确保合同条款合法合规，明确双方权利义务，保障公司利益。2.对应收账款催收过程中涉及的法律问题提供专业意见和支持，协助销售部门采取合法有效的催收措施。3.对于长期拖欠账款且催收无果的客户，指导销售部门通过法律途径追讨欠款，维护公司合法权益。（四）管理层1.负责审批应收账款管理制度、信用政策等重要文件，确保制度和政策符合公司整体战略和利益。2.定期听取应收账款管理工作汇报，对重大应收账款问题进行决策，协调各部门之间的工作关系，保障应收账款管理工作顺利开展。三、信用管理（一）客户信用评估1.销售部门在与客户建立业务关系前，应对客户进行信用评估。评估内容包括客户的基本情况、经营状况、财务状况、信用记录等。2.收集客户信用信息的渠道包括但不限于：客户提供的资料、行业协会、信用评级机构、银行等金融机构、供应商评价、实地考察等。3.根据信用评估结果，为客户设定信用等级和信用额度。信用等级分为A、B、C、D四级，信用额度根据客户的信用状况和业务需求进行合理设定。（二）信用额度调整1.定期对客户信用状况进行重新评估，根据客户经营情况、财务状况、付款记录等因素的变化，适时调整客户信用额度。2.当客户出现经营困难、财务状况恶化、付款逾期等情况时，应及时下调其信用额度，直至暂停与其交易，并采取相应的催收措施。3.信用额度调整需经销售部门负责人审核，报管理层审批后执行。（三）信用政策执行1.销售部门应严格按照公司制定的信用政策与客户签订销售合同，确保合同中约定的付款方式、付款期限等条款符合信用政策要求。2.对于信用等级较低或信用额度较小的客户，原则上应要求其采取现款现货、银行承兑汇票等风险较低的结算方式；对于信用等级较高的客户，可根据实际情况适当放宽结算方式，但需严格控制账期。3.财务部门在审核销售合同和发票时，应重点关注付款条款和信用额度的执行情况，对不符合信用政策的合同和发票有权提出修改意见或拒绝办理。四、应收账款监控与预警（一）账龄分析1.财务部门每月末对应收账款进行账龄分析，编制应收账款账龄分析表，详细列示各客户应收账款的账龄分布情况。2.账龄分析表应包括客户名称、应收账款余额、账龄区间（如130天、3160天、6190天、91天以上等）、占比等信息。3.通过账龄分析，及时掌握应收账款的账龄结构变化，为应收账款管理决策提供依据。（二）风险预警1.根据应收账款账龄分析结果，设定不同账龄区间的风险预警指标。例如，账龄在3160天的应收账款占比超过[X]%、账龄在6190天的应收账款余额超过[X]万元等作为预警信号。2.当应收账款出现风险预警信号时，财务部门应及时向销售部门发出预警通知，提醒销售部门关注相关客户的付款情况，并采取相应的催收措施。3.销售部门收到预警通知后，应立即对预警客户进行分析，制定具体的催收方案，并将催收进展情况及时反馈给财务部门。（三）动态监控1.财务部门建立应收账款动态监控台账，实时记录应收账款的增减变动情况，包括收款金额、收款日期、逾期情况等。2.定期对重点客户的应收账款进行跟踪监控，关注客户经营状况、财务状况、付款动态等信息的变化，及时发现潜在风险。3.对于超期账龄较长、金额较大的应收账款，应列为重点监控对象，加强与销售部门、法务部门等相关部门的沟通协作，共同研究制定应对措施。五、应收账款催收（一）催收流程1.当应收账款逾期时，销售部门应在逾期后的[X]个工作日内，向客户发送催款通知，明确告知客户逾期金额、逾期期限及应付款项。2.催款通知可采用书面函件、电子邮件、电话等多种方式送达客户。书面函件应加盖公司公章，并留存送达凭证。3.对于首次催款后仍未付款的客户，销售部门应在[X]个工作日内与客户进行沟通，了解客户未付款的原因，并协商解决方案。沟通方式可包括上门拜访、电话沟通、邮件沟通等。4.根据与客户沟通的结果，制定进一步的催收措施。如对于暂时遇到资金困难的客户，可协商延长付款期限、分期支付等；对于恶意拖欠的客户，应采取更加严厉的催收手段，如加大催款频率、发送律师函等。5.在催收过程中，销售部门应及时将催收进展情况反馈给财务部门，财务部门对应收账款的回收情况进行跟踪记录，并定期向管理层汇报。（二）催收方式1.电话催收销售部门催收人员应定期与逾期客户进行电话沟通，了解客户付款计划，提醒客户按时付款。电话催收应注意语言礼貌、态度诚恳，避免与客户发生冲突。2.函件催收对于电话催收效果不佳的客户，可发送书面催款函。催款函应明确表达公司的催款立场和要求，告知客户逾期付款的后果及法律责任。函件催收应确保函件送达客户，并留存送达凭证。3.上门催收对于重要客户或逾期金额较大的客户，可根据实际情况安排上门催收。上门催收应由销售部门负责人或经验丰富的催收人员带队，与客户当面沟通，了解客户实际情况，协商解决方案。上门催收应注意安全防范，避免发生意外事件。4.法律催收对于长期拖欠账款且催收无果的客户，经管理层批准后，可通过法律途径追讨欠款。法务部门应及时介入，收集相关证据，起草律师函，指导销售部门与律师事务所签订委托代理合同，通过诉讼、仲裁等法律手段维护公司合法权益。（三）催收记录与报告1.销售部门应对每一次催收活动进行详细记录，包括催收时间、催收方式、沟通内容、客户反馈等信息。催收记录应妥善保存，作为应收账款管理的重要资料。2.定期编制应收账款催收报告，向管理层汇报应收账款催收工作进展情况、已收回款项情况、未收回款项原因分析、下一步催收计划等内容。催收报告应数据准确、分析客观、建议合理，为管理层决策提供参考依据。六、坏账管理（一）坏账确认1.符合下列条件之一的应收账款，可确认为坏账：债务人依法宣告破产、关闭、解散、被撤销，或者被依法注销、吊销营业执照，其清算财产不足清偿的；债务人死亡，或者依法被宣告失踪、死亡，其财产或者遗产不足清偿的；债务人逾期3年以上未清偿，且有确凿证据证明已无力清偿债务的；与债务人达成债务重组协议或法院批准破产重整计划后，无法追偿的；因自然灾害、战争等不可抗力导致无法收回的；国务院财政、税务主管部门规定的其他条件。2.坏账确认需由销售部门提出申请，提供相关证据材料，经财务部门审核后，报管理层审批。证据材料应包括但不限于：债务人破产清算文件、死亡证明、法院判决书、债务重组协议、催款记录等。（二）坏账核销1.经批准确认的坏账，财务部门应按照公司财务制度规定进行坏账核销处理。坏账核销应冲减应收账款账面价值，并计入当期损益。2.坏账核销后，财务部门应继续保留对该笔应收账款的追索权，并对已核销坏账进行备查登记，定期跟踪债务人情况，如发现债务人有偿还能力，应及时追讨已核销款项。3.已核销坏账又收回的，应及时入账，增加坏账准备，并冲减当期资产减值损失。（三）坏账管理监督1.内部审计部门应定期对应收账款坏账管理情况进行审计监督，检查坏账确认、核销的审批程序是否合规，证据材料是否充分，坏账管理工作是否存在漏洞等。2.对于审计中发现的问题，应及时提出整改意见，督促相关部门进行整改，确保坏账管理工作规范、有效。七、考核与奖惩（一）考核指标1.应收账款周转率计算公式：应收账款周转率=营业收入÷平均应收账款余额平均应收账款余额=（期初应收账款余额+期末应收账款余额）÷2该指标反映公司应收账款周转速度的快慢及管理效率的高低。2.逾期应收账款占比计算公式：逾期应收账款占比=逾期应收账款余额÷应收账款余额×100%该指标反映公司逾期应收账款的规模和风险程度。3.坏账率计算公式：坏账率=坏账损失÷应收账款余额×100%该指标反映公司应收账款的坏账风险水平。（二）考核对象1.销售部门考核指标主要与应收账款回收率、逾期应收账款占比等挂钩，考核销售部门负责人及相关销售人员。2.财务部门考核指标主要与应收账款账龄分析准确性、风险预警及时性等挂钩，考核财务部门负责人及相关财务人员。（三）奖惩措施1.对于在应收账款管理工作中表现突出的部门和个人，公司给予以下奖励：绩效加分：在绩效考核中对应收账款管理相关指标完成情况优秀的部门和个人给予适当的绩效加分。奖金奖励：根据应收账款回收情况、坏账控制效果等因素，对表现突出的部门和个人给予一定金额的奖金奖励。荣誉表彰：对在应收账款管理工作中做出重大贡献的部门和个人，公司给予公开表彰和荣誉证书。2.对于在应收账款管理工作中存在失误或违规行为的部门和个人，公司给予以下处罚：绩效扣分：在绩效考核中对应收账款管理相关指标未达标的部门和个人给予适当的绩效扣分。