高校设备采购管理制度

高校设备采购管理制度一、总则（一）目的为规范高校设备采购行为，加强设备采购管理，提高资金使用效益，保证设备质量，满足教学、科研和管理工作需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于学校各部门、各学院（系）使用学校预算资金、科研经费、捐赠资金等进行的设备采购活动。（三）基本原则1.合法性原则严格遵守国家法律法规和相关政策规定，依法进行采购活动。2.科学性原则根据学校发展规划和实际需求，科学合理地制定采购计划，确保采购设备的适用性和先进性。3.公开、公平、公正原则采购活动应公开透明，接受学校内部和社会监督，保证所有潜在供应商平等参与竞争，公正地对待每一个供应商。4.效益原则追求资金使用效益最大化，在保证设备质量的前提下，降低采购成本，提高采购效率。二、采购组织与职责（一）采购决策机构学校设立采购工作领导小组，负责审议学校年度采购计划、重大采购项目的采购方式、采购预算等重大事项，对采购工作进行指导和监督。采购工作领导小组由学校分管领导、相关职能部门负责人等组成。（二）采购执行机构学校设立专门的采购部门（如招标采购中心等），作为学校设备采购的执行机构，负责具体组织实施采购活动。其主要职责包括：1.贯彻执行国家有关采购的法律法规和学校采购管理制度。2.制定采购工作流程和操作规范。3.编制采购文件，组织采购活动，包括招标、谈判、询价等。4.负责供应商的资格审查、选择和管理。5.签订采购合同，并对合同执行情况进行跟踪和监督。6.整理和归档采购文件和资料。（三）使用部门职责1.提出设备采购需求，详细说明设备的技术规格、性能要求、数量、用途等。2.参与采购文件的编制和审核，对采购文件中的技术条款等内容进行确认。3.配合采购部门进行采购活动，如提供技术咨询、协助评标等。4.负责采购设备的验收工作，对设备的质量、数量、规格等进行检查和确认。5.对采购设备的使用和管理负责，确保设备正常运行，发挥应有效益。（四）财务部门职责1.审核采购预算，确保采购资金的合理安排和有效使用。2.参与采购合同的审核，对合同中的付款条款等进行把关。3.按照采购合同和学校财务制度支付采购款项。4.对采购资金的使用情况进行监督和审计。三、采购计划管理（一）采购计划的编制1.各使用部门应根据学校教学、科研和管理工作的实际需要，结合本部门的发展规划，于每年[具体时间]前向采购部门提交下一年度的设备采购计划。采购计划应包括设备名称、规格型号、数量、预算金额、采购时间等详细信息。2.采购部门对各使用部门提交的采购计划进行汇总和审核，结合学校预算安排和资金状况，编制学校年度设备采购计划草案，报采购工作领导小组审议。3.采购工作领导小组根据学校发展战略和实际情况，对年度设备采购计划草案进行审议，确定学校年度设备采购计划，并下达给采购部门组织实施。（二）采购计划的调整1.在采购计划执行过程中，如因教学、科研任务变化、设备技术更新等原因需要调整采购计划，使用部门应及时向采购部门提出书面申请，说明调整的原因、内容和预算变化情况。2.采购部门对使用部门提交的采购计划调整申请进行审核，提出审核意见，报采购工作领导小组审批。3.经采购工作领导小组批准的采购计划调整申请，由采购部门负责通知相关部门，并对采购计划进行相应调整。四、采购方式与程序（一）采购方式1.公开招标适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的设备采购项目。通过公开招标，吸引众多供应商参与竞争，以获得最优的采购价格和质量。2.邀请招标适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的设备采购项目，或者采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值的比例过大的项目。3.竞争性谈判适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的设备采购项目，或者技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的项目，或者采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的项目，或者不能事先计算出价格总额的项目。4.单一来源采购适用于只能从唯一供应商处采购的设备采购项目，或者发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的项目，或者必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的项目。5.询价适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的设备采购项目。（二）采购程序1.采购申请使用部门根据批准的采购计划，填写《设备采购申请表》，详细说明采购设备的名称、规格型号、数量、技术要求、预算金额、用途等内容，并经部门负责人签字盖章后提交给采购部门。2.采购审批采购部门对使用部门提交的《设备采购申请表》进行初审，审核采购申请的合理性和合规性。初审通过后，报学校相关领导审批。审批通过后，采购部门正式启动采购程序。3.采购文件编制采购部门根据采购项目的特点和要求，编制采购文件，包括招标文件、谈判文件、询价文件等。采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购活动的公开、公平、公正。4.发布采购信息采购部门通过学校官网、政府采购网等渠道发布采购信息，邀请潜在供应商参与采购活动。采购信息应包括采购项目的名称、编号、采购内容、技术要求、报名时间、地点、联系方式等内容。5.供应商资格审查采购部门对报名参与采购活动的供应商进行资格审查，审查内容包括供应商的营业执照、税务登记证、组织机构代码证、生产许可证、产品质量认证、业绩情况、售后服务承诺等。只有资格审查合格的供应商才能参与后续的采购活动。6.采购评审采购部门组织相关人员组成评审小组，按照采购文件规定的评标标准和方法，对供应商的投标文件、谈判响应文件、询价报价文件等进行评审。评审过程应客观、公正、公平，记录评审过程和结果。7.确定中标（成交）供应商评审小组根据评审结果，推荐中标（成交）候选人。采购部门按照学校规定的程序，确定中标（成交）供应商，并向其发出中标（成交）通知书。8.采购合同签订采购部门与中标（成交）供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务等内容。采购合同应符合法律法规和学校采购管理制度的要求。9.采购合同履行与验收采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促中标（成交）供应商按时、按质、按量交货。使用部门负责组织对采购设备进行验收，验收内容包括设备的数量、规格型号、质量、性能等是否符合采购合同要求。验收合格后，使用部门填写《设备验收报告》，并由相关人员签字盖章。五、采购合同管理（一）合同签订1.采购合同应采用书面形式，由采购部门与中标（成交）供应商签订。合同签订前，采购部门应对合同条款进行审核，确保合同内容符合法律法规和学校采购管理制度的要求。2.合同条款应明确双方的权利和义务，包括设备名称、规格型号、数量、价格、交货时间、地点、质量标准、售后服务、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本送财务部门、使用部门等相关部门备案。（二）合同履行1.采购部门负责跟踪采购合同的履行情况，督促中标（成交）供应商按照合同约定按时、按质、按量交货。2.中标（成交）供应商应严格履行采购合同，如有特殊情况需要变更合同条款，应及时与采购部门协商，并签订书面补充协议。3.使用部门应配合采购部门做好合同履行的监督工作，如发现供应商未按照合同约定履行义务，应及时向采购部门反馈。（三）合同变更与解除1.在采购合同履行过程中，如因不可抗力、政策调整、市场变化等原因需要变更合同条款，采购部门应及时与中标（成交）供应商协商，并签订书面补充协议。补充协议作为采购合同的组成部分，具有同等法律效力。2.如因供应商违约、采购需求变更等原因需要解除采购合同，采购部门应按照合同约定和法律法规的规定，与供应商协商解除合同事宜，并办理相关手续。（四）合同付款1.财务部门按照采购合同和学校财务制度的规定，审核采购款项的支付申请。支付申请应包括合同编号、设备名称、规格型号、数量、价格、已付款金额、本次申请付款金额等内容，并附采购合同副本、验收报告等相关证明材料。2.经财务部门审核无误后，按照合同约定的付款方式和时间支付采购款项。六、采购验收管理（一）验收组织1.一般设备采购项目由使用部门组织验收，采购部门、财务部门等相关部门参与。对于大型、复杂设备采购项目，可邀请校内外专家组成验收小组进行验收。2.验收小组应包括使用部门代表、技术专家、采购部门代表、财务部门代表等人员，确保验收工作的科学性、公正性和客观性。（二）验收依据1.采购合同是设备验收的主要依据，验收内容应包括设备的名称、规格型号、数量、质量、性能、技术指标等是否符合合同约定。2.国家相关标准和规范、行业标准等也是设备验收的重要依据。（三）验收程序1.设备到货前，使用部门应做好验收准备工作，包括制定验收方案、准备验收工具和场地等。2.设备到货后，采购部门应及时通知使用部门组织验收。使用部门按照验收方案对设备进行验收，检查设备的外观、数量、规格型号等是否与合同一致。3.验收小组对设备的质量、性能、技术指标等进行测试和检验，可采用现场测试、实验室检测、试运行等方式。验收过程中，应做好记录，包括测试数据、检验结果、问题发现及处理情况等。4.如验收合格，验收小组应出具《设备验收报告》，验收报告应由验收小组成员签字盖章。如验收不合格，验收小组应明确指出问题所在，并提出整改意见和建议。供应商应按照整改意见进行整改，直至验收合格。（四）验收结果处理1.验收合格的设备，使用部门应及时办理入库手续，并按照学校资产管理规定进行管理。2.验收不合格的设备，采购部门应及时与供应商协商解决，要求供应商采取更换、维修、退货等措施，直至验收合格。如因供应商原因导致验收不合格，给学校造成损失的，学校有权按照合同约定要求供应商承担相应的赔偿责任。七、采购监督与审计（一）内部监督1.学校采购工作领导小组负责对学校设备采购工作进行指导和监督，定期检查采购制度的执行情况、采购程序的合规性、采购项目的实施效果等。2.采购部门应建立健全内部监督机制，加强对采购活动的全过程监督，确保采购活动的公开、公平、公正。采购部门内部应设立专人负责采购监督工作，对采购文件编制、采购评审、合同签订、验收等环节进行监督检查。3.财务部门应加强对采购资金的监督管理，审核采购预算的执行情况、采购款项的支付情况等，确保采购资金的安全使用。（二）审计监督1.学校审计部门负责对学校设备采购项目进行审计监督，定期开展采购项目审计工作，对采购项目的合法性、合规性、效益性进行审查和评价。2.审计部门可根据需要对采购项目进行全过程跟踪审计，包括采购计划编制、采购文件编制、采购评审、合同签订、验收、付款等环节。审计部门有权调阅采购项目的相关文件和资料，对相关人员进行询问和调查。3.对于审计发现的问题，审计部门应及时提出整改意见和建议，要求相关部门进行整改。整改情况应报审计部门复查，确保问题得到有效解决。八、供应商管理（一）供应商选择1.采购部门应建立供应商库，对供应商进行分类管理。供应商库应包括供应商的基本信息、资质证明、业绩情况、产品质量、售后服务等内容。2.在采购活动中，采购部门应优先从供应商库中选择供应商。对于新的供应商，采购部门应按照供应商资格审查的要求，对其进行资格审查，确保其具备良好的信誉和供应能力。3.选择供应商时，应综合考虑供应商的产品质量、价格、售后服务、信誉等因素，通过招标、谈判、询价等方式，选择最优的供应商。（二）供应商评价1.采购部门应定期对供应商的供货情况进行评价，评价内容包括产品质量、交货期、售后服务、价格合理性等方面。评价方式可采用问卷调查、实地考察、数据分析等多种方式。2.根据供应商评价结果，采购部门对供应商进行分类管理，对于表现优秀的供应商，可给予优先采购、增加采购份额等奖励；对于表现不佳的供应商，可采取警告、暂停采购、取消供应商资格等措施。3.采购部门应建立供应商评价档案，记录供应商的评价结果和整改情况，为后续采购活动提供参考依据。（三）供应商投诉处理1.供应商如对采购活动有异议或投诉，应在规定时间内以书面形式向采购部门提出。采