行政公文归档管理制度

行政公文归档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司行政公文的归档管理，确保公文资料的完整性、准确性和可查性，提高公司行政管理效率和决策科学性，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门在行政管理活动中形成的具有保存价值的各类行政公文，包括但不限于请示、报告、通知、函、会议纪要、合同协议、工作计划与总结等。（三）基本原则1.集中统一原则：公司行政公文的归档工作由公司综合管理部门集中统一管理，确保归档资料的系统性和完整性。2.真实准确原则：归档公文应如实反映公司行政管理活动的真实情况，内容准确无误，不得伪造、篡改。3.便于利用原则：归档公文的整理应便于查阅和利用，按照一定的分类方法和编号规则进行整理，提高检索效率。4.及时归档原则：公文承办部门或承办人员应在公文办理完毕后及时将相关资料移交归档，不得拖延或积压。二、公文归档范围（一）上级来文1.上级机关下发的各类政策性文件、指示、通知等。2.上级领导的重要批示、讲话等。（二）公司发文1.公司制发的各类正式文件，包括但不限于公司章程、规章制度、决定、决议、通知、通报、报告、请示、批复等。2.公司领导的重要讲话、报告、指示等。（三）部门文件1.各部门自行制发的工作计划、总结、报告、请示、批复、通知、函等。2.部门内部会议纪要、工作简报等。（四）会议文件1.公司各类会议形成的会议纪要、决议、记录等。2.参加上级会议带回的文件、资料等。（五）合同协议1.公司签订的各类合同、协议、意向书等。2.合同协议的变更、补充、解除等相关文件。（六）人事文件1.员工招聘、录用、培训、考核、晋升、奖惩等相关文件。2.员工劳动合同、离职手续等相关文件。（七）财务文件1.公司财务预算、决算报告、财务报表等。2.财务审计报告、税务文件等。（八）其他文件1.公司获得的荣誉证书、奖牌、奖杯等相关资料。2.公司与外部单位往来的重要信函、传真、电子邮件等。3.公司行政管理活动中形成的其他具有保存价值的文件资料。三、公文归档要求（一）公文原件归档归档公文应尽量采用原件，确因特殊原因无法提供原件的，应提供与原件核对无误的复印件，并注明原件保存处。（二）公文格式规范归档公文应符合国家公文格式标准和公司公文格式要求，包括标题、文号、主送单位、正文、附件、发文单位、发文日期、印章等要素齐全、规范。（三）公文内容完整归档公文应内容完整，字迹清晰，签字盖章齐全，如有附件应一并归档。对于重要公文，应同时归档电子文档。（四）公文整理有序归档公文应按照一定的分类方法和编号规则进行整理，做到分类合理、编号连续、排列有序。（五）公文标识清晰归档公文应在首页右上角加盖"归档"章，并注明归档年度、保管期限、件号等信息。四、公文归档流程（一）公文收集1.公文承办部门或承办人员在公文办理完毕后，应及时将公文及相关资料收集齐全。2.对于需要多个部门共同办理的公文，主办部门应负责收集整理相关资料，并及时移交归档。（二）公文整理1.收集到的公文应按照归档要求进行初步整理，包括去除无关的附件、对破损或褪色的公文进行修复等。2.按照公文的类别、年度、保管期限等进行分类，确定每份公文的编号。（三）公文装订1.对整理好的公文进行装订，确保公文整齐、牢固，便于查阅和保管。2.装订时应注意保持公文的原貌，不得对公文内容进行裁剪或粘贴。（四）公文编目1.根据公文整理和装订情况，编制公文目录，包括公文编号、标题、文号、主送单位、发文日期、保管期限等信息。2.公文目录应一式两份，一份随公文一同归档，一份作为索引单独保存。（五）公文装盒1.将编目后的公文按照保管期限和类别分别装入档案盒，并在档案盒上标明档案类别、年度、保管期限等信息。2.档案盒应排列整齐，存放在档案柜中。（六）公文移交1.公文承办部门或承办人员整理好的公文及相关资料，应在规定时间内移交公司综合管理部门归档。2.移交时应填写公文移交清单，双方签字确认。五、公文保管期限（一）永久保管1.公司章程、规章制度、重要合同协议等具有长期保存价值的文件。2.公司设立、变更、注销等重要文件。3.公司获得的重要荣誉证书、奖牌、奖杯等相关资料。4.上级机关下发的具有长期指导意义的政策性文件。（二）定期保管1.保管期限为30年的文件：公司年度工作计划、总结、报告等。2.保管期限为10年的文件：公司一般性会议纪要、工作简报等。3.保管期限为5年的文件：公司临时性通知、函等。（三）保管期限的确定与调整1.公文保管期限由公司综合管理部门根据公文的性质、重要程度、历史价值等因素确定。2.对于保管期限已满但仍具有一定参考价值的公文，应继续延长保管期限；对于已无保存价值的公文，应按照规定进行销毁。六、公文查阅利用（一）查阅权限1.公司内部人员查阅行政公文，应填写公文查阅申请表，经所在部门负责人签字同意后，到公司综合管理部门查阅。2.因工作需要查阅重要公文或涉及公司机密的公文，需经公司分管领导批准。3.外部单位查阅公司行政公文，应持单位介绍信，经公司综合管理部门负责人审核，公司分管领导批准后，方可查阅。（二）查阅程序1.查阅人填写公文查阅申请表，注明查阅内容、查阅目的、查阅期限等信息。2.申请表经批准后，查阅人到公司综合管理部门查阅档案。查阅时，档案管理人员应在场监督，查阅人不得擅自将公文带出档案室。3.查阅人如需复印或摘录公文内容，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）查阅登记1.档案管理人员应建立公文查阅登记簿，详细记录查阅日期、查阅人姓名、所在部门、查阅内容、查阅目的、查阅期限等信息。2.查阅登记记录应妥善保存，以备查询。（四）归还要求1.查阅人查阅完毕后，应及时将公文归还档案管理人员，并在查阅登记簿上签字确认。2.档案管理人员应认真检查归还的公文是否完好无损，如有损坏或丢失，应及时查明原因，并追究查阅人的责任。七、公文保密管理（一）保密原则1.公司行政公文的保密工作应遵循"积极防范、突出重点、依法管理"的原则，确保公文信息的安全。2.对涉及公司商业秘密、技术秘密、财务秘密等重要公文，应严格保密，防止泄露。（二）保密措施1.档案管理人员应严格遵守保密制度，不得擅自泄露公文内容。2.档案室应配备必要的安全设施，如防火、防盗、防潮、防虫等设备，确保公文的安全保管。3.对重要公文应实行专人专管，严格限制接触范围。4.在公文查阅利用过程中，档案管理人员应监督查阅人遵守保密规定，不得将公文内容泄露给无关人员。（三）保密教育1.公司应定期对员工进行保密教育，提高员工的保密意识和责任感。2.新员工入职时，应进行保密培训，使其了解公司的保密制度和要求。（四）泄密处理1.如发现公文泄密事件，应立即采取措施，防止泄密范围扩大，并及时向公司领导报告。2.对泄密责任人，应根据情节轻重，依法依规给予相应的处罚。构成犯罪的，依法追究刑事责任。八、公文销毁管理（一）销毁范围1.保管期限已满且已无保存价值的公文。2.因机构撤销、合并等原因不再使用的公文。3.经鉴定确属无效或不需要保存的公文。（二）销毁程序1.由公司综合管理部门提出公文销毁清单，经公司分管领导批准后实施。2.公文销毁清单应详细记录公文的编号、标题、文号、发文日期、保管期限等信息。3.销毁公文时，应指定专人负责监销，确保销毁过程的真实性和彻底性。4.销毁完毕后，监销人应在公文销毁清单上签字确认，并将销毁清单归档保存。（三）销毁方式1.对于纸质公文，可采用