装饰公司材料管理制度

装饰公司材料管理制度一、总则（一）目的为加强装饰公司材料管理，规范材料采购、验收、存储、领用、核算等环节的工作流程，确保材料供应及时、质量合格、成本合理，满足装饰工程施工需要，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司承接的所有装饰工程项目中各类材料的管理，包括但不限于木材、板材、石材、瓷砖、涂料、五金配件、灯具等。（三）基本原则1.按需采购原则：根据工程施工进度和实际需求，合理安排材料采购计划，避免积压和浪费。2.质量第一原则：严格把控材料质量，优先选择质量可靠、信誉良好的供应商，确保所采购材料符合设计要求和相关标准。3.成本控制原则：在保证材料质量的前提下，通过合理的采购策略、批量采购等方式，降低材料采购成本和管理成本。4.规范管理原则：建立健全材料管理制度和流程，明确各部门和人员在材料管理中的职责，确保材料管理工作规范、有序进行。二、职责分工（一）采购部门1.负责制定材料采购计划，选择合格供应商，签订采购合同。2.跟踪采购订单执行情况，确保材料按时、按质、按量供应。3.负责与供应商沟通协调，处理采购过程中的问题和纠纷。4.定期对采购成本进行分析和评估，提出降低成本的措施和建议。（二）仓库管理部门1.负责材料的验收、入库、存储、保管和发放工作。2.建立材料库存台账，定期盘点库存，确保账实相符。3.做好仓库的安全管理工作，防止材料损坏、丢失和变质。4.根据库存情况，及时向采购部门反馈库存信息，提出补货建议。（三）工程部门1.根据工程施工进度和实际需求，提前向采购部门提交材料需求计划。2.负责对施工现场的材料使用情况进行监督和管理，确保材料合理使用，避免浪费。3.配合仓库管理部门做好材料的盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行分析和处理。（四）质量部门1.参与材料供应商的评估和选择，对采购材料的质量进行检验和监督。2.对进入施工现场的材料进行抽检，确保材料质量符合相关标准和要求。3.对不合格材料的处理情况进行跟踪和监督，防止不合格材料用于工程施工。（五）财务部门1.负责审核材料采购合同、发票等相关单据，办理材料采购款项的支付手续。2.对材料成本进行核算和分析，为公司成本控制提供财务数据支持。3.参与材料盘点工作，对盘盈、盘亏情况进行账务处理。三、材料采购管理（一）采购计划制定1.工程部门应根据施工图纸、施工进度计划等，提前编制详细的材料需求计划，明确材料的名称、规格、型号、数量、需求时间等信息。2.材料需求计划应经项目负责人审核后，提交给采购部门。采购部门结合库存情况，对需求计划进行综合分析和调整，制定最终的材料采购计划。3.采购计划应包括采购材料的详细清单、预计采购时间、采购预算等内容，并按照审批流程报相关领导审批。（二）供应商选择与管理1.采购部门应建立合格供应商名录，通过市场调研、供应商推荐、招标、询价等方式，选择优质供应商。2.对供应商进行评估时，应考虑供应商的生产能力、产品质量、价格水平、交货期、售后服务等因素。评估合格的供应商纳入合格供应商名录，并定期进行复查和更新。3.与供应商签订采购合同，明确双方的权利和义务，包括材料规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等条款。4.采购部门应定期对供应商的供货情况进行评价，如交货及时性、产品质量、售后服务等。对于表现不佳的供应商，应及时采取措施进行整改或淘汰。（三）采购订单执行1.采购部门根据审批后的采购计划，向供应商下达采购订单。采购订单应明确材料的详细规格、数量、交货时间、交货地点等信息。2.跟踪采购订单执行情况，及时与供应商沟通协调，确保材料按时、按质、按量供应。如遇供应商交货延迟、质量问题等情况，应及时采取措施进行处理，并向相关部门反馈。3.对于紧急采购的材料，采购部门应在确保质量的前提下，尽快完成采购任务，并及时向相关部门通报采购情况。（四）采购成本控制1.采购部门应通过市场调研、询价、招标等方式，选择性价比高的供应商和材料，降低采购成本。2.合理安排采购批量，争取获得批量采购优惠。对于通用材料，可采用集中采购的方式，降低采购成本。3.定期对采购成本进行分析和评估，对比实际采购成本与预算成本的差异，找出成本控制的关键点和改进措施。4.加强与供应商的谈判技巧，争取更有利的采购价格和付款条件。四、材料验收管理（一）验收准备1.仓库管理部门在材料到货前，应做好验收场地、工具、人员等方面的准备工作。2.根据采购合同和相关标准，准备好验收所需的文件和资料，如采购订单、质量标准、检验报告等。（二）验收流程1.材料到货后，仓库管理部门应及时通知采购部门、质量部门等相关人员共同进行验收。2.验收人员按照采购合同和相关标准，对材料的名称、规格、型号、数量、质量等进行逐一核对。3.对材料的外观、尺寸、包装等进行检查，确保无损坏、无变形、无受潮等情况。4.对于需要进行质量检验的材料，质量部门应按照相关标准进行抽样检验，检验合格后方可办理入库手续。5.验收合格的材料，仓库管理部门应及时办理入库手续，填写入库单，并将入库信息录入库存台账。验收不合格的材料，应及时与供应商联系，办理退货、换货等手续。（三）验收记录1.验收人员应做好验收记录，记录内容包括材料名称、规格、型号、数量、供应商、验收日期、验收结果等信息。2.验收记录应妥善保存，以备查阅。对于验收过程中发现的问题和处理情况，也应详细记录。五、材料存储管理（一）仓库规划1.根据材料的种类、性质、用途等，对仓库进行合理规划，划分不同的存储区域，如板材区、石材区、五金配件区等。2.仓库应设置明显的标识牌，标明材料的名称、规格、型号、存储位置等信息，便于查找和管理。（二）存储条件1.根据材料的特性，提供适宜的存储条件。如木材应存储在干燥通风的环境中，避免受潮变形；涂料应存储在阴凉、干燥、通风的地方，避免阳光直射和高温。2.对易燃易爆、有毒有害等危险材料，应设置专门的存储区域，并采取相应的安全防护措施。（三）库存管理1.仓库管理部门应建立材料库存台账，详细记录材料的出入库情况，包括日期、凭证号、材料名称、规格、型号、数量、出入库类型等信息。2.定期对库存材料进行盘点，确保账实相符。盘点周期可根据实际情况确定，一般为每月或每季度进行一次。3.对于盘盈、盘亏的材料，应及时查明原因，并按照规定进行处理。盘盈的材料应及时办理入库手续，盘亏的材料应分析原因，属于正常损耗的，按照规定进行核销；属于人为原因造成的，应追究相关人员的责任。（四）仓库安全管理1.加强仓库的安全管理，制定安全管理制度和操作规程，确保仓库安全。2.配备必要的消防器材和安全设施，如灭火器、消火栓、防盗门窗等，并定期进行检查和维护。3.严禁在仓库内吸烟、使用明火，严禁存放易燃易爆等危险物品。4.做好仓库的防潮、防虫、防鼠等工作，定期对仓库进行清洁和消毒。六、材料领用管理（一）领用流程1.工程部门根据施工需要，填写材料领用申请表，注明材料名称、规格、型号、数量、用途等信息，并经项目负责人审核签字。2.材料领用申请表提交给仓库管理部门，仓库管理部门根据库存情况进行审核，如库存充足，予以发放；如库存不足，应及时通知采购部门补货。3.仓库管理部门根据审核后的材料领用申请表，办理材料出库手续，填写出库单，并将出库信息录入库存台账。4.领用人在出库单上签字确认后，领取材料。（二）限额领料1.对于主要材料和贵重材料，实行限额领料制度。工程部门应根据施工预算和实际进度，制定材料限额领料计划，明确材料的领用数量和使用时间。2.仓库管理部门按照限额领料计划发放材料，如遇特殊情况需要超限额领料，领用人应填写超限额领料申请表，说明原因，并经项目负责人和相关领导审批后，方可发放。3.定期对限额领料情况进行统计和分析，对比实际领料数量与限额领料数量的差异，找出原因，采取措施进行改进，控制材料消耗。（三）余料管理1.工程完工后，施工班组应及时清理施工现场的余料，并办理退库手续。仓库管理部门对余料进行验收后，办理入库手续。2.对于可周转使用的余料，应妥善保管，以备后续工程使用。对于不可周转使用的余料，应按照公司相关规定进行处理，如变卖、报废等。3.定期对余料进行盘点和统计，分析余料产生的原因，采取措施减少余料的产生，提高材料利用率。七、材料核算管理（一）成本核算1.财务部门应按照权责发生制原则，对材料采购成本、运输成本、存储成本等进行核算，准确计算材料的总成本。2.根据材料的实际领用情况，将材料成本分摊到各个工程项目中，计算工程项目的材料成本。3.定期对材料成本进行分析和比较，与预算成本、历史成本等进行对比，找出成本变动的原因，提出成本控制的建议和措施。（二）账务处理1.财务部门应根据采购合同、发票、入库单、出库单等原始凭证，及时进行账务处理，确保账目清晰、准确。2.记录材料采购的借方发生额，包括材料的采购成本、运输成本、税费等；记录材料领用的贷方发生额，按照工程项目和成本核算对象进行分配。3.定期对材料账目进行核对和结账，编制材料成本报表，为公司成本分析和决策提供依据。（三）报表编制1.仓库管理部门应定期编制库存报表，反映材料的库存数量、金额、出入库情况等信息。库存报表应报送采购部门、工程部门、财务部门等相关人员。2.财务部门应根据材料核算情况，编制材料成本报表，包括材料采购成本、生产成本、销售成本等信息。材料成本报表应报送公司管理层和相关部门，为公司成本控制和决策提供参考。八、监督与考核（一）监督检查1.公司定期对材料管理工作进行监督检查，检查内容包括采购计划执行情况、供应商管理、验收管理、存储管理、领用管理、核算管理等方面。2.成立监督检查小组，由采购部门、仓库管理部门、工程部门、质量部门、财务部门等相关人员组成，对材料管理工作进行全面检查和评估。3.监督检查小组应制定详细的检查计划和检查表，明确检查标准和方法。检查过程中，应认真记录检查情况，发现问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核评价1.建立材料管理考核评价制度，对采购部门、仓库管理部门、工程部门等相关部门和人员的材料管理工作进行考核评价。