公司件快递管理制度

公司件快递管理制度一、总则（一）目的为规范公司件快递的收发、管理流程，确保快递服务的高效、准确、安全，保障公司各项工作的正常运转，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因工作需要收发的各类快递，包括但不限于文件、资料、样品、办公用品等。（三）基本原则1.准确及时原则：确保快递信息准确无误，按时收发，避免延误。2.安全保密原则：保护公司文件和信息的安全，防止泄露。3.节约成本原则：合理选择快递服务，降低快递费用。二、寄件管理（一）寄件申请1.各部门因工作需要寄件时，应填写《寄件申请表》，详细注明寄件人姓名、部门、联系方式、收件人姓名、地址、联系电话、寄件内容、预计重量、寄件紧急程度等信息。2.《寄件申请表》经部门负责人审核签字后，交至行政部。（二）快递选择1.行政部收到《寄件申请表》后，根据寄件内容、重量、收件地址、紧急程度等因素，综合比较各快递服务提供商的价格、时效、服务质量等，选择合适的快递。2.对于重要文件或紧急寄件，优先选择能够提供上门取件、保价、跟踪查询等服务的快递。（三）寄件操作1.行政部负责将审核通过的《寄件申请表》及寄件物品交至选定的快递服务提供商，并办理相关寄件手续，如填写快递运单、封装包裹、缴纳快递费用等。2.在寄件过程中，行政部应确保寄件物品包装完好，标识清晰，避免因包装不当导致物品损坏或丢失。同时，应妥善保管快递运单及相关凭证，以备查询。（四）寄件跟踪1.行政部负责对寄件情况进行跟踪查询，及时掌握快递的运输状态，如已收件、运输中、派送中、已签收等。2.如发现快递出现延误、丢失、损坏等异常情况，行政部应及时与快递服务提供商联系，了解原因，并协助处理相关问题，同时将情况反馈给寄件部门。三、收件管理（一）收件登记1.前台负责接收所有寄至公司的快递，并进行详细登记。登记内容包括快递单号、寄件人姓名、公司名称、寄件地址、联系电话、收件部门、收件人姓名、联系电话、寄件内容、预计重量、收件时间等。2.前台应在收到快递后及时登记，并在快递上标注收件时间。（二）收件分发1.前台根据收件登记信息，及时将快递分发给相应的部门或个人。对于收件部门明确的快递，直接送至该部门；对于收件人不明确或涉及多个部门的快递，由前台通知行政部进行协调分发。2.行政部在收到前台通知后，应根据快递内容及各部门工作职责，及时将快递分发给相关部门或个人，并做好分发记录。（三）收件确认1.收件人收到快递后，应及时在前台的《快递签收登记表》上签字确认。如收件人不在公司，可由他人代收，但代收人应在《快递签收登记表》上注明代收原因及代收人姓名、联系电话。2.对于重要文件或紧急快递，行政部应在收件后及时通知收件人查收，并跟踪收件人是否已签收。（四）异常处理1.如发现收件快递存在破损、少件、错发等异常情况，收件人应在收到快递后及时与前台或行政部联系，并提供相关证据。2.前台或行政部在接到收件人的反馈后，应及时与快递服务提供商联系，核实情况，并协助收件人处理相关问题，如要求快递服务提供商赔偿、补发等。四、快递费用管理（一）费用标准1.公司根据不同快递服务提供商的价格及服务质量，制定相应的快递费用标准。具体费用标准可根据市场行情及公司实际情况进行调整。2.各部门应严格按照公司制定的快递费用标准选择快递服务，如有特殊情况需要超出标准的，应提前向行政部申请，经批准后方可执行。（二）费用结算1.快递费用由行政部统一结算。行政部每月定期与快递服务提供商核对当月快递费用明细，并根据公司财务制度办理费用报销手续。2.在结算快递费用时，行政部应确保费用明细准确无误，如有疑问应及时与快递服务提供商沟通核实。同时，应妥善保管快递费用发票及相关凭证，以备财务审计。（三）费用控制1.行政部应定期对公司快递费用进行统计分析，了解各部门快递使用情况及费用支出情况，发现异常情况及时与相关部门沟通协调，采取措施控制快递费用。2.各部门应加强对快递费用的管理，合理安排寄件工作，避免不必要的快递支出。对于可通过电子邮件、内部文件传输等方式传递的信息，应优先采用电子方式，减少纸质文件的寄递。五、快递安全与保密管理（一）安全管理1.公司员工在收发快递过程中，应注意保护快递物品的安全，避免因不当操作导致物品损坏或丢失。2.对于易燃、易爆、易碎、易腐蚀等特殊物品，应按照相关规定进行包装和运输，并确保运输过程中的安全。（二）保密管理1.公司员工应严格遵守公司保密制度，对涉及公司商业秘密、技术秘密、客户信息等重要文件和资料，在寄递过程中应采取必要的保密措施，如加密包装、选择有保密保障的快递服务提供商等。2.严禁将公司重要文件和资料通过普通快递寄递，如需寄递涉及公司机密信息的文件，应选择具有保密资质的快递服务提供商，并按照公司保密规定办理相关手续。六、快递服务质量监督与考核（一）服务质量监督1.行政部负责对公司快递服务提供商的服务质量进行监督，定期收集员工对快递服务的反馈意见，如快递延误、服务态度差、丢失损坏等问题。2.对于员工反馈的快递服务质量问题，行政部应及时与快递服务提供商沟通协调，要求其限期整改，并跟踪整改情况。（二）考核机制1.行政部根据快递服务提供商的服务质量、费用标准、响应速度等因素，建立快递服务提供商考核机制，定期对快递服务提供商进行考核评分。2.考核评分结果将作为公司选择快递服务提供商及续签合作协议的重要依据。对于服务质量差、考核评分较低的快递服务提供商，公司将视情况减少其业务量或终止合作。七、附则