4s店出门证管理制度

4s店出门证管理制度一、总则（一）目的为规范4S店车辆及相关物品出门管理，确保店内资产安全，防止未经授权的车辆和物品外流，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于4S店全体员工、客户以及因业务往来需要进出店内的外来人员。（三）基本原则1.严格审批原则：所有车辆及物品出门必须经过规定的审批流程，未经批准不得放行。2.责任明确原则：明确各部门及人员在出门证管理中的职责，确保责任落实到人。3.安全保障原则：通过规范出门流程，保障店内车辆、零部件、工具及其他资产的安全。二、出门证的种类及用途（一）车辆出门证1.新车出门证用于新车交付客户时，车辆从店内驶出。证明该车辆已完成相关销售手续，具备合法出门资格。由销售部门开具，详细注明车辆型号、车架号、客户姓名、联系方式等信息。2.维修车辆出门证维修后的车辆出门时使用。表明车辆维修工作已完成，经过质量检验合格，可以离开店内。由售后维修部门根据维修情况开具，记录维修项目、维修人员等信息。3.试驾车辆出门证客户试驾车辆时使用。限制试驾车辆的使用范围和时间，确保试驾活动安全有序进行。销售部门负责发放，填写试驾客户信息、试驾车辆信息及预计试驾时间等。（二）物品出门证1.零部件出门证用于店内零部件的外借或销售出库。明确零部件的名称、规格、数量等信息，保证零部件的流转可追溯。由配件部门开具，经相关负责人审批后生效。2.工具出门证员工因工作需要携带店内工具外出时使用。防止工具丢失或损坏，确保工具及时归还。工具所属部门负责人根据实际情况开具，注明工具名称、借用人员等。3.其他物品出门证对于店内其他非车辆、零部件、工具类物品的出门管理，如办公用品、宣传资料等。相关部门负责人根据物品出门情况填写，审批后放行。三、出门证的开具流程（一）车辆出门证开具流程1.新车出门证销售顾问在与客户签订购车合同后，确认车辆交付条件具备。登录店内管理系统，录入车辆相关信息，生成新车出门证电子文档，并打印纸质出门证。在出门证上填写客户姓名、联系方式、车辆型号、车架号等信息，加盖销售部门印章。将出门证一联交客户，一联留存销售部门存档，一联交门卫室备案。2.维修车辆出门证维修技师完成车辆维修工作后，将车辆交付质检人员进行质量检验。质检合格后，维修工单流转至售后接待处。售后接待人员在管理系统中开具维修车辆出门证，填写维修项目、维修人员、车辆信息等。加盖售后维修部门印章后，一联交客户，一联留存售后维修部门存档，一联交门卫室备案。3.试驾车辆出门证销售顾问接到客户试驾申请后，对客户资格进行审核。审核通过后，在管理系统中创建试驾车辆出门证，填写试驾客户信息、试驾车辆信息、预计试驾时间等。打印出门证并加盖销售部门印章，交客户签字确认。将出门证一联交客户，一联留存销售部门存档，一联交门卫室备案。（二）物品出门证开具流程1.零部件出门证配件销售人员接到客户零部件采购订单或内部领用申请后，确认库存情况。在管理系统中录入零部件信息，生成零部件出门证电子文档，并打印纸质出门证。填写零部件名称、规格、数量、客户或领用部门等信息，加盖配件部门印章。将出门证一联交客户或领用部门，一联留存配件部门存档，一联交门卫室备案。2.工具出门证员工因工作需要借用工具时，向工具所属部门负责人提出申请。工具所属部门负责人核实情况后，在管理系统中开具工具出门证，填写工具名称、借用人员、借用原因等信息。加盖工具所属部门印章后，交借用人员签字。将出门证一联交借用人员，一联留存工具所属部门存档，一联交门卫室备案。3.其他物品出门证相关部门人员如需携带其他物品出门，填写物品出门申请表，注明物品名称、数量、用途等信息。申请表经部门负责人审批后，交行政部门审核。行政部门审核通过后，开具其他物品出门证，加盖行政部门印章。将出门证一联交申请人，一联留存行政部门存档，一联交门卫室备案。四、出门证的审批流程（一）车辆出门证审批1.新车出门证销售部门负责人对销售顾问开具的新车出门证进行审核，主要审核客户购车手续是否齐全、车辆信息是否准确等。审核通过后，在出门证上签字确认。如发现问题，及时通知销售顾问进行整改。2.维修车辆出门证售后维修部门负责人对维修车辆出门证进行审核，确保车辆维修质量合格，维修项目已全部完成。质检人员对车辆维修质量的审核意见作为维修车辆出门证审批的重要依据。售后维修部门负责人审核通过后签字放行。3.试驾车辆出门证销售部门负责人对试驾车辆出门证进行审批，重点审核试驾客户资格、试驾时间安排是否合理等。审批通过后签字，交门卫室作为车辆出门放行的依据。（二）物品出门证审批1.零部件出门证配件部门负责人对零部件出门证进行审核，核实零部件库存情况、客户订单或内部领用申请的真实性。对于销售出库的零部件，财务部门需审核销售价格及收款情况（如有）。审核通过后，配件部门负责人签字放行。2.工具出门证工具所属部门负责人对工具出门证进行审批，确保借用工具的必要性和归还时间的合理性。如借用工具涉及贵重或关键工具，需经更高级别管理人员审批。审批通过后签字，交门卫室备案。3.其他物品出门证行政部门负责人对其他物品出门证进行审核，检查物品出门申请表的审批流程是否完整、物品出门用途是否合规等。审核通过后签字，交门卫室作为物品出门放行的依据。五、出门证的查验与放行（一）门卫职责1.负责对所有出门的车辆和物品进行查验，核实出门证的真实性和有效性。2.对照出门证上的信息，检查车辆外观、所载物品等是否与出门证一致。3.对于手续不全或不符合规定的出门申请，拒绝放行，并及时向上级报告。（二）查验流程1.车辆出门查验门卫在车辆到达出口时，示意司机停车。收取司机提交的车辆出门证，与管理系统中的记录进行核对，检查出门证的开具部门、印章、信息等是否完整准确。观察车辆外观是否有异常，检查车内所载物品是否与出门证注明的相符。如发现车辆或所载物品有可疑情况，立即通知相关部门进行核实。2.物品出门查验门卫按照物品出门证上的信息，对所携带物品进行逐一核对。检查物品的名称、规格、数量等是否与出门证一致，对于贵重物品或大批量物品出门，可要求提供相关证明文件。确认无误后，在出门证上签字放行。（三）放行规定1.经查验，车辆和物品出门证手续齐全、信息准确、与实际情况相符的，门卫予以放行。2.如发现出门证存在问题或车辆、物品与出门证不符，门卫应拒绝放行，并要求相关人员补办手续或说明情况。在问题未解决前，不得擅自放行。3.对于紧急情况需要临时出门的车辆或物品，经相关负责人电话同意后，门卫可先予以放行，但事后必须及时补办出门证审批手续。六、出门证的存档与保管（一）存档要求1.各部门开具的出门证存根联应按照日期、类别等进行分类整理，每月装订成册。2.出门证存档期限为[x]年，以便日后查询和审计。3.电子文档的出门证应定期进行备份，存储在安全可靠的服务器或存储设备上，确保数据的完整性和可追溯性。（二）保管责任1.销售部门负责新车出门证、试驾车辆出门证存根联的保管。2.售后维修部门负责维修车辆出门证存根联的保管。3.配件部门负责零部件出门证存根联的保管。4.工具所属部门负责工具出门证存根联的保管。5.行政部门负责其他物品出门证存根联的保管。各部门应指定专人负责出门证的保管工作，确保存根联的妥善存放，防止丢失、损坏或泄露。七、违规处理（一）违规行为界定1.未经审批擅自开具出门证或伪造出门证。2.利用虚假出门证将车辆或物品带出店内。3.出门证开具信息与实际情况不符，故意隐瞒或虚报相关信息。4.未按规定流程审批出门证，擅自放行车辆或物品。5.门卫未认真查验出门证，导致违规车辆或物品出门。（二）处理措施1.对于违规开具或使用出门证的员工，视情节轻重给予警告、罚款、停职等处罚。造成店内资产损失的，应承担相应的赔偿责任。2.如发现客户或外来人员违规使用出门证，取消其相关业务合作资格，并追回违规带出的车辆或物品。如造成损失，依法追究其法律责任。3.对于违规放行车辆或物品的门卫，给予批评教育、经济处罚。情节严重的