规范资料归档管理制度

规范资料归档管理制度一、总则（一）目的为了加强公司资料的规范化管理，确保资料的完整性、准确性和安全性，便于资料的查阅、使用和长期保存，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门及全体员工在工作过程中产生的各类资料的归档管理。（三）基本原则1.集中统一原则公司所有资料由专门的档案管理部门或指定人员进行集中管理，确保资料的完整性和一致性。2.分类管理原则按照资料的来源、性质、内容等进行分类，便于查找和使用。3.真实准确原则归档资料应真实反映公司各项工作的实际情况，确保资料内容准确无误。4.安全保密原则加强资料的安全保密措施，防止资料泄露、损毁或丢失。二、资料分类与编号（一）资料分类1.行政文件类包括公司发布的各类规章制度、通知、通报、报告、决定等文件。2.人事档案类员工个人档案，如入职申请表、简历、劳动合同、培训记录、考核评价等。3.财务资料类财务报表、会计凭证、审计报告、税务资料等。4.业务合同类公司签订的各类业务合同、协议等。5.市场营销类市场调研报告、营销策划方案、广告宣传资料等。6.技术研发类研发项目文档、技术图纸、实验报告、专利资料等。7.生产管理类生产计划、工艺流程、质量控制文件、设备维护记录等。8.客户资料类客户信息档案、客户往来函件、售后服务记录等。9.其他资料类不属于以上分类的其他资料，如会议纪要、活动记录、荣誉证书等。（二）编号规则各类资料按照一定的编号规则进行编号，以便于识别和管理。编号采用数字与字母相结合的方式，具体规则如下：1.一级编号：代表资料的类别，用大写字母表示，如"A"代表行政文件类，"B"代表人事档案类等。2.二级编号：代表该类别下的细分类型，用两位数字表示，如"A01"表示行政文件中的规章制度，"B01"表示人事档案中的入职申请表等。3.三级编号：代表具体的资料顺序号，用三位数字表示，如"A01001"表示第1份规章制度文件。编号应保持唯一性和系统性，避免重复和混乱。三、资料归档流程（一）资料收集1.各部门应指定专人负责本部门资料的收集工作，确保资料的及时、完整。2.员工在工作过程中产生的资料应及时整理，定期提交给部门资料收集人员。3.对于外来文件、信函等，应在接收后及时进行登记，并移交资料收集人员。（二）资料整理1.资料收集人员对收集到的资料进行初步整理，去除无关的附件、重复的内容等。2.按照资料分类和编号规则，对资料进行分类、编号，并编制资料目录。3.对于纸质资料，应进行装订、编页，确保资料的整齐、牢固。（三）资料审核1.整理后的资料提交给部门负责人进行审核，确保资料的真实性、准确性和完整性。2.部门负责人审核通过后，在资料上签字确认，并将资料移交至档案管理部门。（四）资料归档1.档案管理部门收到资料后，对资料进行再次审核，无误后将资料归入相应的档案类别中。2.在档案管理系统中录入资料的相关信息，包括编号、名称、日期、来源等，以便于查询和统计。3.对于电子资料，应按照规定的存储路径进行保存，并建立备份机制，防止数据丢失。四、资料查阅与借阅（一）查阅权限1.公司内部员工因工作需要查阅资料的，可向档案管理部门提出申请。2.档案管理部门根据查阅人的身份和查阅目的，确定查阅权限，并进行登记。3.一般员工只能查阅与其工作相关的资料，部门负责人及以上人员可查阅本部门及其他部门的部分资料，涉及公司机密的资料查阅需经公司领导批准。（二）查阅流程1.查阅人填写《资料查阅申请表》，注明查阅资料的名称、编号、查阅目的等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人签字审核。3.审核通过后，申请表交至档案管理部门，档案管理人员根据查阅权限进行资料查阅，并在查阅记录上登记查阅时间、查阅人、查阅资料名称等信息。4.查阅人应在指定地点查阅资料，不得擅自将资料带出档案管理部门。如需复印或摘录资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。（三）借阅权限1.因特殊原因需要借阅资料的，须经公司领导批准。2.借阅期限一般不超过[x]个工作日，如需延长借阅期限，应提前办理续借手续。（四）借阅流程1.借阅人填写《资料借阅申请表》，注明借阅资料的名称、编号、借阅期限等信息。2.将申请表提交给所在部门负责人签字审核。3.审核通过后，申请表交至公司领导审批。4.审批通过后，申请表交至档案管理部门，档案管理人员根据借阅权限进行资料借阅，并在借阅记录上登记借阅时间、借阅人、借阅资料名称、预计归还时间等信息。5.借阅人领取资料时，应在档案管理人员的监督下检查资料的完整性和准确性，如有问题应及时提出。6.借阅人应妥善保管借阅的资料，不得转借他人或擅自复印、摘录、传播。如需复印或摘录资料，应经档案管理人员同意，并按照规定进行登记。7.借阅人应在规定的借阅期限内归还资料，如需延期归还，应提前办理续借手续。逾期未还的，档案管理部门将进行催还，并视情节轻重给予相应的处罚。五、资料保管与维护（一）保管环境1.档案管理部门应设置专门的档案库房，确保库房环境安全、整洁、通风良好。2.库房应配备防火、防潮、防虫、防盗等设施设备，如灭火器、除湿机、防虫药、防盗门等。3.库房内的温度应控制在[x]℃[x]℃之间，相对湿度应控制在[x]%[x]%之间。（二）资料存储1.纸质资料应按照类别、年度、编号顺序进行存放，并建立相应的索引目录，便于查找。2.电子资料应按照规定的存储路径进行保存，并定期进行备份。备份数据应存储在不同的介质上，如硬盘、光盘、磁带等，并分别存放在不同的地点。3.对于重要资料，应采取加密存储等安全措施，防止数据泄露。（三）资料盘点1.档案管理部门应定期对资料进行盘点，确保资料的数量、完整性和准确性。2.盘点周期为每[x]年一次，盘点结果应形成盘点报告，上报公司领导。3.如发现资料丢失、损毁等情况，应及时查明原因，并采取相应的补救措施。（四）资料维护1.定期对纸质资料进行检查，如发现纸张破损、字迹模糊等情况，应及时进行修复或重新复印。2.对电子资料进行定期维护，如杀毒、更新软件等，确保数据的安全性和可用性。3.对于过期或无用的资料，应按照规定进行清理和销毁，防止资料积压和浪费。六、资料保密与安全（一）保密措施1.档案管理部门应与接触资料的人员签订保密协议，明确保密责任和义务。2.对涉及公司机密的资料，应进行严格的保密管理，限制查阅和使用范围。3.在资料的存储、传输、查阅、借阅等过程中，应采取相应的保密措施，如加密存储、密码保护、专人传递等。4.加强对档案管理人员的保密教育，提高保密意识，防止因人员疏忽导致资料泄露。（二）安全管理1.档案管理部门应加强对库房的安全管理，确保库房设施设备的正常运行。2.建立健全安全管理制度，加强对进出库房人员的登记和管理，防止无关人员进入库房。3.定期对库房进行安全检查，如发现安全隐患应及时采取措施进行整改。4.加强对资料的安全保护，防止资料被盗、被抢、被篡改等情况的发生。七、资料销毁（一）销毁范围1.已过保存期限且无留存价值的资料。2.因机构撤销、业务调整等原因不再使用的资料。3.经鉴定确认为无效或错误的资料。（二）销毁流程1.档案管理部门定期对需要销毁的资料进行清理和造册，注明资料的名称、编号、数量、来源等信息。2.将造册后的资料清单提交给公司领导审批。3.审批通过后，档案管理部门组织专人对资料进行销毁。销毁过程应进行记录，包括销毁时间、地点、参与人员等。4.对于电子资料，应采用安全可靠的方式进行