门店物料使用管理制度

门店物料使用管理制度一、总则（一）目的为加强门店物料的管理，规范物料的使用流程，确保物料的合理使用与有效控制，降低物料损耗，提高门店运营效率，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司旗下所有门店的物料使用管理。（三）基本原则1.节约原则：鼓励门店员工节约使用物料，避免浪费，降低成本。2.合理使用原则：根据业务需求，合理安排物料的使用，确保物料用于正当经营活动。3.规范流程原则：建立标准化的物料使用流程，确保物料的领取、使用、核销等环节规范有序。二、物料分类及定义（一）办公用品1.办公桌椅、文件柜、电脑、打印机、复印机等办公设备。2.笔、纸张、文件夹、笔记本、订书机、胶水等办公文具。3.清洁用品，如扫帚、拖把、抹布、清洁剂等用于门店办公区域清洁的物品。（二）宣传物料1.海报、宣传单页、展架、横幅等用于门店宣传推广的物料。2.促销活动道具，如抽奖箱、奖品、活动现场布置装饰品等。（三）包装物料1.商品包装盒、包装袋、标签、胶带等用于商品包装的材料。2.赠品包装物料，如赠品袋、赠品盒等。（四）耗材1.打印机墨盒、硒鼓、传真机纸、收银机打印纸等办公设备耗材。2.空调滤网、灯泡、电池等门店设备维修更换所需耗材。（五）生鲜耗材1.保鲜膜、保鲜袋、托盘、刀、案板等用于生鲜商品处理和陈列的耗材。2.一次性手套、围裙等生鲜工作人员防护用品。三、物料管理职责（一）采购部门1.根据门店需求和库存情况，制定物料采购计划，确保物料及时供应。2.选择合格的供应商，签订采购合同，确保采购物料的质量和价格合理。3.负责物料采购的跟踪与到货验收，确保物料按时、按质、按量到货。（二）仓库管理部门1.负责物料的入库、存储、保管和发放工作，确保物料的安全与完整。2.建立物料库存台账，定期盘点库存，及时掌握物料库存动态，为采购和门店使用提供准确信息。3.对库存物料进行分类存放，标识清晰，便于查找和发放。（三）门店1.负责根据实际经营需求，合理使用物料，严格按照规定流程领取、使用和核销物料。2.门店店长是物料使用管理的第一责任人，负责监督本门店物料的使用情况，对物料使用的合理性、节约性负责。3.安排专人负责物料的领取、保管和统计工作，确保物料使用记录准确、完整。（四）财务部门1.负责审核物料采购、使用等相关费用的报销，确保费用支出符合公司财务制度。2.对物料成本进行核算和分析，为公司成本控制提供数据支持。四、物料使用流程（一）需求申请1.门店各岗位员工根据实际工作需要，填写《物料需求申请表》，详细注明物料名称、规格、型号、数量、用途等信息。2.申请表经部门负责人审核签字后，提交至门店店长审批。店长根据门店实际库存和业务需求情况进行审批，对于超出常规用量或特殊需求的物料申请，需上报上级主管部门审批。（二）物料领取1.经审批后的《物料需求申请表》由门店指定专人持表到仓库领取物料。仓库管理人员根据申请表内容，核对库存后发放物料，并在申请表上签字确认。2.对于贵重物料或限量发放的物料，仓库管理人员需严格按照规定的发放数量和审批权限进行发放，并做好发放记录。3.领取物料时，领取人应仔细核对物料的名称、规格、型号、数量等信息，确保与申请表一致。如发现物料存在质量问题或数量不符等情况，应及时与仓库管理人员沟通解决。（三）物料使用1.员工领取物料后，应按照规定的用途和操作规范使用物料，不得擅自更改用途或挪作他用。2.在物料使用过程中，应注意节约，避免浪费。对于可重复使用的物料，应妥善保管，以便下次使用。3.如因业务需要对物料进行特殊处理或加工，需提前向门店店长汇报，并按照店长的指示进行操作。（四）物料核销1.物料使用完毕后，使用人应及时填写《物料使用核销表》，详细记录物料的使用情况，包括使用日期、使用数量、用途等信息。2.《物料使用核销表》经部门负责人审核签字后，提交至门店店长审批。店长审批通过后，将《物料使用核销表》交至仓库管理人员进行核销。3.仓库管理人员根据《物料使用核销表》和实际库存情况，对已使用的物料进行核销，并在库存台账上进行相应记录。如发现物料使用数量与实际需求不符或存在浪费现象，应及时与门店相关人员沟通核实，并向上级主管部门汇报。五、物料库存管理（一）库存盘点1.仓库管理部门应定期对物料进行盘点，确保账实相符。盘点周期为每月一次，由仓库管理人员负责组织实施。2.盘点前，仓库管理人员应制定详细的盘点计划，明确盘点范围、方法、时间安排等内容，并通知相关部门和人员做好准备工作。3.盘点过程中，仓库管理人员应认真核对物料的名称、规格、型号、数量、质量等信息，如实记录盘点结果。如发现账实不符的情况，应及时查明原因，并填写《物料盘点差异表》，详细说明差异情况及原因。4.盘点结束后，仓库管理人员应根据盘点结果编制《物料盘点报告》，报送门店店长和财务部门。财务部门根据盘点报告进行账务处理，确保库存数据的准确性。（二）库存预警1.仓库管理部门应建立物料库存预警机制，根据物料的库存周转率、安全库存等指标，设定库存预警线。2.当物料库存低于预警线时，仓库管理人员应及时向采购部门发出补货通知，采购部门应根据库存情况和采购周期，及时安排采购，确保物料的正常供应。3.对于易损、易过期的物料，仓库管理部门应重点监控库存数量，及时提醒采购部门和门店注意库存动态，避免因库存积压导致物料过期或损坏。（三）库存积压处理1.对于长期积压或不再使用的物料，仓库管理部门应定期进行清理和盘点。2.经门店店长批准后，仓库管理部门可对库存积压物料进行降价促销、报废处理或与供应商协商退货等方式进行处理。3.对于报废处理的物料，仓库管理部门应填写《物料报废申请表》，详细说明报废原因、物料名称、规格、型号、数量等信息，经门店店长和财务部门审批后进行报废处理，并做好相关记录。六、物料损耗控制（一）损耗原因分析1.门店应定期对物料损耗情况进行分析，查找损耗原因，采取针对性措施进行改进。2.物料损耗原因主要包括：不合理使用、保管不善、自然损耗、盗窃、人为损坏等。（二）损耗控制措施1.加强员工培训，提高员工节约意识和物料使用技能，规范操作流程，减少因人为因素导致的物料损耗。2.完善物料保管制度，确保物料存储环境符合要求，防止物料因保管不善而损坏或变质。3.建立物料损耗考核机制，将物料损耗指标分解到各部门和岗位，对物料损耗控制较好的部门和个人进行奖励，对损耗严重的部门和个人进行处罚。4.加强门店安全管理，安装监控设备，防止物料被盗。对发现的盗窃行为，应及时报警并追究相关人员责任。七、物料成本控制（一）成本预算1.采购部门应根据门店经营计划和历史数据，制定年度物料采购成本预算，并报财务部门审核。2.财务部门应结合公司整体预算目标，对采购成本预算进行综合平衡和调整，确保预算的合理性和可行性。3.门店应根据年度物料采购成本预算，制定月度物料使用计划，严格控制物料采购和使用数量，确保成本预算的有效执行。（二）成本分析与监控1.财务部门应定期对物料成本进行分析，对比预算执行情况，查找成本变动原因，为成本控制提供决策依据。2.采购部门应关注市场价格动态，及时与供应商沟通协商，争取更优惠的采购价格，降低采购成本。3.门店应加强对物料使用过程的监控，杜绝浪费现象，提高物料使用效率，降低物料消耗成本。（三）成本节约奖励1.公司设立物料成本节约奖励基金，对在物料采购、使用、库存管理等方面做出突出贡献，为公司节约成本的部门和个人进行奖励。2.奖励方式包括奖金、荣誉证书、晋升机会等，具体奖励标准和方式由公司根据实际情况制定。八、监督与检查（一）内部审计1.公司内部审计部门定期对门店物料使用管理情况进行审计，检查物料采购、使用、库存等环节是否符合本制度规定。2.审计人员应查阅相关文件、记录、报表等资料，实地盘点物料库存，与相关人员进行访谈，核实物料使用管理的真实性、合规性和有效性。3.对于审计中发现的问题，内部审计部门应出具审计报告，提出整改建议，并跟踪整改情况，确保问题得到及时解决。（二）日常检查1.门店店长应定期对本门店物料使用管理情况进行检查，确保物料使用流程规范，物料保管安全，损耗控制有效。2.仓库管理部门应加强对物料出入库的日常管理，核对物料出入库记录，确保账实相符。3.财务部门应定期对物料成本核算和报销情况进行检查，确保费用支出合理合规。（三）违规处理1.对于违反本