公司定制物资管理制度

公司定制物资管理制度一、总则（一）目的为加强公司定制物资的管理，规范定制物资的采购、使用、库存等环节，确保定制物资满足公司运营需求，提高物资使用效率，降低成本，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司内所有定制物资的管理，包括但不限于办公用品、宣传资料、工装制服、礼品等各类定制的物资。（三）基本原则1.按需定制原则：定制物资应根据公司实际业务需求进行，避免盲目定制造成资源浪费。2.成本效益原则：在保证物资质量和功能的前提下，充分考虑成本因素，优化定制方案，降低采购成本。3.归口管理原则：明确各部门在定制物资管理中的职责，实行归口管理，确保管理流程顺畅。4.规范操作原则：定制物资的各个环节应严格按照规定的流程和标准进行操作，保证物资质量和供应及时性。二、职责分工（一）需求部门1.根据本部门业务需要，提出定制物资的需求申请，详细说明物资的规格、数量、用途、交付时间等要求。2.配合采购部门进行供应商的选择、样品确认等工作。3.负责对领用的定制物资进行使用管理，确保物资用于规定用途，并做好使用记录。（二）采购部门1.依据需求部门的申请，负责定制物资的采购工作。包括寻找合适的供应商、进行商务谈判、签订采购合同等。2.跟踪采购订单的执行情况，确保物资按时、按质、按量交付。3.建立供应商档案，对供应商进行评价和管理，定期与供应商沟通，维护良好的合作关系。（三）质量控制部门1.参与定制物资样品的检验和确认工作，确保物资质量符合相关标准和公司要求。2.在物资到货时，按照规定的检验流程进行抽检或全检，对不合格物资及时提出处理意见。（四）仓库管理部门1.负责定制物资的入库、存储、保管和发放工作。2.对库存物资进行定期盘点，确保账实相符，及时发现并处理物资短缺、损坏等问题。3.根据需求部门的领用申请，按照规定办理物资出库手续，并做好发放记录。（五）财务部门1.参与定制物资采购预算的编制和审核工作。2.负责对定制物资采购费用的核算和支付，审核相关报销凭证，确保费用支出合规。3.定期对定制物资的成本进行分析，为公司成本控制提供数据支持。三、定制物资的采购管理（一）需求申请1.需求部门应在需要定制物资前[x]个工作日填写《定制物资需求申请表》，详细注明物资名称、规格型号、数量、技术要求、预计交付时间、使用部门等信息。2.对于紧急需求的定制物资，需求部门应在申请表上注明紧急程度，并及时与采购部门沟通协调。（二）采购审批1.《定制物资需求申请表》提交后，由需求部门负责人进行初审，审核内容包括需求的合理性、必要性等。初审通过后，报上级领导审批。2.审批流程根据公司的审批权限设定，一般物资需求由部门经理审批，重要物资或金额较大的需求需经分管领导或总经理审批。（三）供应商选择1.采购部门根据审批通过的需求，通过多种渠道寻找合适的供应商。可通过网络搜索、行业推荐、供应商主动联系等方式获取供应商信息。2.对潜在供应商进行资质审查，包括营业执照、生产许可证、产品质量认证、信誉情况等。选择具有良好信誉、生产能力和质量保证的供应商。3.邀请至少[x]家供应商进行报价，采购人员对各供应商的报价、产品质量、交货期等进行综合比较，选择最优供应商。对于重要物资或金额较大的采购项目，可采用招标方式确定供应商。（四）样品确认1.采购部门要求供应商提供定制物资的样品，需求部门、质量控制部门等相关人员对样品进行检验和确认。2.样品确认内容包括物资的外观、规格、尺寸、性能、质量等是否符合需求部门的要求和公司相关标准。对于功能性物资，可进行试用或测试，确保其满足使用需求。3.如样品不符合要求，采购部门应及时与供应商沟通，要求其进行整改或重新提供样品，直至样品通过确认为止。（五）合同签订1.确定供应商后，采购部门与供应商签订采购合同。合同应明确物资的规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、售后服务等条款。2.合同签订前，采购人员应将合同草本提交给法务部门或相关专业人员进行审核，确保合同条款合法合规，避免法律风险。3.合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、仓库管理部门、财务部门等相关部门，以便各部门做好后续工作安排。（六）采购跟踪1.采购部门负责跟踪采购订单的执行情况，定期与供应商沟通，了解物资生产进度、发货情况等。2.如发现供应商可能无法按时交货或出现质量问题，采购部门应及时与供应商协商解决，并将情况反馈给需求部门和相关领导。3.在物资到货前，采购部门应通知仓库管理部门做好收货准备工作。四、定制物资的验收管理（一）到货通知1.供应商发货前，应提前通知采购部门预计到货时间。采购部门接到通知后，及时将到货信息告知仓库管理部门和需求部门。2.仓库管理部门根据到货信息，安排好收货人员和场地，确保物资到货后能够及时、顺利地验收和入库。（二）验收标准1.定制物资的验收应依据采购合同、样品确认标准以及公司相关质量标准进行。2.验收内容包括物资的外观、规格、数量、质量、性能等方面。对于有特殊要求的物资，还应按照特殊要求进行验收。（三）验收流程1.物资到货后，仓库管理部门收货人员首先对物资的外包装进行检查，查看是否有破损、变形等情况。如发现外包装异常，应及时通知采购部门和供应商。2.收货人员按照送货清单核对物资的名称、规格、数量等信息，确认无误后，填写《物资到货验收单》。3.质量控制部门对物资进行抽检或全检，检验物资质量是否符合标准。对于抽检不合格的物资，应扩大抽检范围或进行全检。如发现不合格物资，质量控制部门应出具检验报告，并提出处理意见。4.验收合格的物资，仓库管理部门办理入库手续，将物资存放至指定仓库区域，并更新库存台账。验收不合格的物资，采购部门负责与供应商协商处理，如退货、换货、补货等，直至物资符合要求为止。五、定制物资的库存管理（一）入库管理1.仓库管理部门在办理定制物资入库手续时，应确保物资数量准确、质量合格、标识清晰。2.对入库物资按照类别、规格、批次等进行分类存放，便于查找和管理。同时，在物资上或存储区域设置明显的标识牌，注明物资名称、规格、数量、入库时间等信息。3.仓库管理人员根据验收合格的《物资到货验收单》及时录入库存管理系统，更新库存台账，确保账实相符。（二）存储管理1.仓库应保持适宜的温度、湿度、通风等存储环境，确保定制物资不受潮、发霉、变质等。对于有特殊存储要求的物资，应按照规定的条件进行存储。2.定期对库存物资进行检查，查看物资的存储状况、质量情况等。如发现物资有损坏、变质等问题，应及时记录并报告上级领导，按照规定进行处理。3.做好仓库的安全防范工作，配备必要的消防器材、防盗设施等，确保物资安全。（三）出库管理1.需求部门领用定制物资时，应填写《物资领用申请表》，注明物资名称、规格、数量、用途等信息，经部门负责人审批后提交给仓库管理部门。2.仓库管理部门根据审批通过的《物资领用申请表》进行物资发放，发放时应核对物资的名称、规格、数量等信息，确保发放物资与申请一致。3.仓库管理人员按照规定办理物资出库手续，在库存管理系统中记录物资出库情况，更新库存台账。同时，要求领用人员在《物资领用登记表》上签字确认。（四）盘点管理1.仓库管理部门应定期对定制物资进行盘点，盘点周期根据公司实际情况确定，一般为每月、每季度或每年进行一次全面盘点。2.盘点时，仓库管理人员应认真核对物资的实际数量与库存台账记录是否一致，同时检查物资的质量状况、存储情况等。3.盘点结束后，仓库管理人员编制《物资盘点报告》，如实反映盘点结果。如发现账实不符，应查明原因，提出处理意见，并上报上级领导审批。根据审批结果调整库存台账，确保账实相符。六、定制物资的使用管理（一）领用规定1.需求部门应按照审批后的《物资领用申请表》领取定制物资，不得超领或挪用。2.领用人员在领取物资时，应仔细核对物资的名称、规格、数量等信息，如有疑问及时与仓库管理部门沟通。3.对于贵重或限量使用的定制物资，领用人员应妥善保管，严格按照规定的用途使用，不得随意浪费或转借他人。（二）使用监督1.各部门负责人应加强对本部门领用定制物资使用情况的监督，确保物资用于规定的业务活动，提高物资使用效率。2.公司定期对定制物资的使用情况进行检查，检查内容包括物资的使用记录、使用效果、是否存在浪费等情况。对于发现的问题，及时督促相关部门进行整改。（三）报废处理1.定制物资因损坏、过期、不再使用等原因需要报废时，使用部门应填写《物资报废申请表》，注明物资名称、规格、数量、报废原因等信息。2.质量控制部门对申请报废的物资进行鉴定，确认是否符合报废条件。对于符合报废条件的物资，出具鉴定报告。3.《物资报废申请表》经部门负责人、财务部门、分管领导等审批通过后，仓库管理部门按照规定对报废物资进行处理。报废物资的处理方式包括变卖、销毁等，处理过程应做好记录，并报财务部门进行账务处理。七、定制物资的成本控制（一）预算编制1.财务部门会同采购部门、需求部门等相关部门，根据公司年度经营计划和业务需求，编制定制物资采购预算。2.定制物资采购预算应明确各类物资的采购数量、预计采购金额、采购时间等内容，并按照公司的预算管理流程进行审批。（二）成本核算1.财务部门对定制物资的采购成本进行核算，包括物资采购价格、运输费用、税费等各项支出。2.在物资使用过程中，财务部门应跟踪物资的消耗情况，将物资成本分摊到相关业务活动中，准确核算业务成本。（三）成本分析与控制1.定期对定制物资的成本进行分析，对比预算执行情况，分析成本变动原因。如发现成本超支或有节约潜力，及时查找原因并采取相应措施进行控制。2.采购部门通过与供应商谈判、优化采购方案等方式，降低物资采购成本。需求部门合理控制物资使用量，避免浪费，提高物资使用效率，间接降低成本。八、信息管理（一）档案管理1.建立定制物资管理档案，包括需求申请表、采购合同、验收报告、库存台账、领用记录、报废申请等相关文件资料。2.档案管理部门负责对定制物资管理档案进行分类整理、归档保存，确保档案资料的完整性和可查阅性。档案保存期限按照公司档案管理规定执行。（二）数据统计与分析1.仓库管理部门定期对定制物资的出入库数据进行统计，生成库存报表，反映物资的库存动态。2.采购部门对采购订单执行情况、供应商供货情况等数据进行统计分析，为采购决策提供依据。3.财务部门对定制物资的成本数据进行统计分析，为成本控制和财务决策提供支持。同时，各部门应根据数据统计分析结果，总结经验教训，不断改进定制物资管理工作。九、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对定制物资管理情况进行审计监督，检查采购流程是否合规、物资验收是否严格、库存管理是否规范、成本控制是否有效等方面。2.审计部门出具审计报告，对发现的问题提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）考核机制1.建立定制物资管理考核制