费用管理开支管理制度

费用管理开支管理制度一、总则（一）目的为加强公司费用管理，规范费用开支行为，合理控制费用支出，提高资金使用效益，确保公司各项工作的顺利开展，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司总部及各分公司、子公司的所有费用开支管理。（三）基本原则1.预算控制原则：各项费用支出应纳入年度预算管理，严格按照预算额度控制开支。2.审批规范原则：所有费用支出必须经过规定的审批流程，确保审批手续齐全、合规。3.节约高效原则：倡导节约意识，优化费用支出结构，提高资金使用效率，杜绝浪费。4.真实合法原则：费用支出应真实、合法，符合国家法律法规和公司相关规定，取得有效的票据凭证。二、费用分类及定义（一）差旅费员工因公务需要临时到常驻地以外地区出差所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（二）业务招待费公司为开展业务经营活动，招待客户、供应商等发生的餐饮、住宿、娱乐、礼品等费用。（三）办公费公司日常办公所需的文具、纸张、印刷品、办公设备耗材、水电费、通讯费等费用。（四）会议费公司组织召开各类会议所发生的场地租赁、会议设备租赁、资料印刷、餐饮、住宿等费用。（五）培训费公司为员工提供培训所发生的培训师资费、培训教材费、培训场地费、学员住宿费等费用。（六）差旅费员工因参加外部培训、会议、学习交流等活动所发生的交通、住宿、餐饮等费用。（七）车辆使用费公司车辆的购置、购置附加税、保险费、燃油费、维修保养费、过路过桥费、停车费等费用。（八）固定资产购置及折旧费公司购置的房屋、建筑物、机器设备、运输设备、电子设备等固定资产的购置费用及按照规定计提的折旧费用。（九）其他费用除上述费用以外的其他费用支出，如咨询费、审计费、诉讼费、中介费等。三、费用预算管理（一）预算编制1.各部门应根据公司年度经营目标和工作安排，结合本部门实际情况，于每年[具体时间]前编制下一年度费用预算草案。2.费用预算草案应详细列出各项费用的预算金额、预算依据、开支计划等内容，并经部门负责人审核签字后报财务部。3.财务部对各部门上报的费用预算草案进行汇总、审核和平衡，结合公司年度资金状况，编制公司年度费用预算方案，报公司管理层审批。（二）预算执行1.公司年度费用预算一经批准，即成为公司费用支出的控制依据，各部门必须严格按照预算执行。2.各部门应建立费用预算执行台账，对本部门费用支出情况进行实时记录和监控，确保费用支出不超出预算额度。3.财务部应定期对各部门费用预算执行情况进行检查和分析，及时发现预算执行过程中存在的问题，并提出改进措施和建议。（三）预算调整1.在预算执行过程中，如因特殊情况需要调整预算，各部门应及时向财务部提交预算调整申请报告，说明调整原因、调整金额及调整后的预算安排等内容。2.财务部对各部门提交的预算调整申请报告进行审核，提出审核意见后报公司管理层审批。3.经公司管理层批准的预算调整事项，财务部应及时调整公司年度费用预算方案，并通知各部门按照调整后的预算执行。四、费用审批流程（一）一般费用审批流程1.费用报销人填写费用报销单，详细注明费用发生的日期、事由、金额、附件张数等信息，并在报销单上签字。2.部门负责人对费用报销事项的真实性、合理性进行审核，签署审核意见后报分管领导审批。3.分管领导对费用报销事项进行审批，签署审批意见后报财务负责人审核。4.财务负责人对费用报销事项的合规性、票据的真实性、准确性进行审核，签署审核意见后报总经理审批。5.总经理对费用报销事项进行最终审批，审批通过后交财务部报销。（二）重大费用审批流程1.对于单笔金额超过[具体金额]或属于重大项目的费用支出，费用报销人除按照一般费用审批流程办理外，还应在报销单上详细说明费用支出的必要性、可行性、效益性等情况，并提交相关的可行性研究报告、项目预算书等资料。2.部门负责人对费用报销事项进行初审后，报分管领导审核。3.分管领导组织相关部门和人员对费用支出事项进行论证和评审，提出评审意见后报总经理审批。4.总经理组织公司管理层对费用支出事项进行集体研究决策，决策通过后交财务部报销。（三）特殊情况费用审批流程1.因紧急情况需要预先支付费用的，费用报销人应填写借款单，注明借款事由、借款金额、预计报销日期等信息，并按照一般费用审批流程进行审批。2.借款后，费用报销人应在规定的时间内办理报销手续，冲销借款。如未能及时报销，应向财务部说明原因，并办理续借手续。3.对于因特殊原因无法取得正式发票的费用支出，费用报销人应提供相关的证明材料，并按照规定的审批流程进行审批。财务部在审核时，应严格按照公司相关规定进行处理。五、费用报销规定（一）报销凭证要求1.费用报销必须取得合法有效的票据凭证，票据内容应真实、完整、准确，包括发票号码、发票日期、购买方名称、销售方名称、服务内容、金额等信息。2.发票应加盖发票专用章，收据、白条等非正规票据不得作为报销凭证。3.对于增值税专用发票，报销人应确保发票的认证期限内进行认证，并将认证结果及时告知财务部。（二）报销期限1.费用报销应在费用发生后的[具体天数]内办理完毕，逾期不予报销（因特殊原因经批准的除外）。2.对于预先支付的费用，报销人应在业务结束后的[具体天数]内办理报销手续，冲销借款。（三）报销金额规定1.费用报销金额应与实际发生金额一致，如有差异，应说明原因并经审批同意。2.对于小额零星支出，如金额在[具体金额]以下的，可以使用自制的收款凭证报销，但收款凭证应注明收款单位名称、地址、联系方式、支出项目、收款金额等信息，并由收款单位盖章或收款人签字确认。（四）报销方式1.费用报销原则上采用银行转账方式支付，报销人应提供本人的银行账号信息，财务部将报销款项直接转入报销人银行账户。2.对于确实无法通过银行转账支付的小额费用，可以采用现金支付方式，但应严格按照公司现金管理规定办理。六、差旅费管理（一）出差审批1.员工因公务需要出差，应提前填写出差申请表，注明出差事由、目的地、出发日期、返回日期、预计费用等信息，经部门负责人审核签字后报分管领导审批。2.如因紧急情况需要临时出差，出差人应在出差前通过电话或邮件等方式向部门负责人和分管领导报告出差事由、目的地、出发日期、返回日期等信息，并在出差回来后及时补办出差审批手续。（二）交通工具乘坐标准1.公司领导及高级管理人员出差可乘坐飞机头等舱、高铁一等座、动车一等座、火车软卧等交通工具。2.其他员工出差乘坐交通工具的标准如下：长途出差：根据工作需要和实际情况，可乘坐飞机经济舱、高铁二等座、动车二等座、火车硬卧等交通工具。短途出差：优先选择公共交通出行，如因特殊情况需要乘坐出租车或网约车的，应提前经部门负责人批准。（三）住宿标准1.公司领导及高级管理人员出差住宿标准为[具体金额]元/天。2.其他员工出差住宿标准根据不同地区分为以下几类：[一类地区城市名称]：[具体金额]元/天[二类地区城市名称]：[具体金额]元/天[三类地区城市名称]：[具体金额]元/天（四）餐饮补贴标准1.员工出差期间的餐饮补贴标准为[具体金额]元/天，按出差自然天数计算。2.如出差期间由接待单位统一安排用餐的，不再享受餐饮补贴。（五）其他规定1.员工出差期间应严格控制费用支出，不得超标准乘坐交通工具、住宿和用餐。2.如因工作需要，经批准乘坐飞机商务舱或高铁一等座等高于标准交通工具的，应事先说明原因，并经公司领导批准。3.员工出差回来后应及时办理差旅费报销手续，报销时应提供出差审批表、机票、车票、住宿费发票、餐饮发票等相关凭证。七、业务招待费管理（一）招待审批1.公司业务招待应遵循必要性、合理性、节俭性的原则，严格控制招待次数和费用支出。2.各部门因业务需要进行业务招待的，应提前填写业务招待申请表，注明招待对象、招待事由、招待时间、预计费用等信息，经部门负责人审核签字后报分管领导审批。3.对于重要客户或重大业务活动的招待，应报总经理审批。（二）招待标准1.招待用餐应根据招待对象的身份和业务需要，合理安排用餐标准，原则上人均用餐标准不超过[具体金额]元。2.招待住宿应根据实际情况，选择合适的酒店或宾馆，原则上住宿标准不超过[具体金额]元/间/天。3.招待过程中如需赠送礼品，应选择具有公司特色和文化内涵的礼品，礼品价值应控制在合理范围内，原则上人均礼品价值不超过[具体金额]元。（三）报销规定1.业务招待费报销时应提供业务招待申请表、发票、消费清单等相关凭证，凭证上应注明招待对象、招待事由、招待时间等信息。2.业务招待费应严格按照审批后的预算额度和标准进行报销，不得超支。3.对于未经审批或超标准的业务招待费，财务部不予报销。八、办公费管理（一）办公用品采购1.公司办公用品由行政部门统一采购和管理，各部门应根据工作需要，定期向行政部门提交办公用品需求计划。2.行政部门应根据各部门提交的需求计划，结合库存情况，制定办公用品采购计划，并按照公司采购管理制度进行采购。3.办公用品采购应选择质量可靠、价格合理的供应商，确保采购的办公用品符合公司要求。（二）办公用品领用1.各部门员工应根据工作需要，到行政部门领用办公用品，并填写办公用品领用登记表。2.行政部门应建立办公用品领用台账，对办公用品的领用情况进行记录和管理，定期盘点库存，确保办公用品的合理使用和节约。（三）办公设备耗材管理1.公司办公设备耗材由行政部门统一采购和管理，各部门应根据办公设备的使用情况，定期向行政部门提交办公设备耗材需求计划。2.行政部门应根据各部门提交的需求计划，结合库存情况，制定办公设备耗材采购计划，并按照公司采购管理制度进行采购。3.办公设备耗材领用应严格按照规定的程序进行，使用部门应填写办公设备耗材领用登记表，行政部门应建立办公设备耗材领用台账，对领用情况进行记录和管理。（四）水电费及通讯费管理1.公司水电费及通讯费由行政部门统一负责缴纳和管理，行政部门应定期与相关部门核对水电费及通讯费使用情况，并按照规定进行结算。2.各部门应加强对水电费及通讯费的管理，严格控制费用支出，杜绝浪费现象。九、会议费管理（一）会议审批1.公司组织召开各类会议，应提前填写会议申请表，注明会议名称、会议时间、会议地点、参会人员、会议议程、预计费用等信息，经部门负责人审核签字后报分管领导审批。2.对于重要会议或大型会议，应报总经理审批。（二）会议预算编制1.会议主办部门应根据会议规模、会议内容、会议地点等因素，编制会议预算草案，详细列出会议各项费用的预算金额和预算依据。2.会议预算草案经部门负责人审核签字后报财务部审核，财务部应结合公司年度费用预算情况，对会议预算草案进行审核和平衡，提出审核意见后报公司管理层审批。（三）会议费用控制1.会议主办部门应严格按照会议预算控制会议费用支出，不得超预算开支。2.会议期间的餐饮、住宿等费用应按照公司相关标准执行，不得擅自提高标准。3.会议结束后，会议主办部门应及时办理会议费用报销手续，报销时应提供会议申请表、会议预算审批表、发票、消费清单等相关凭证。十、培训费管理（一）培训计划制定1.人力资源部门应根据公司年度培训需求调查结果，结合公司发展战略和员工职业发展规划，制定年度培训计划。2.年度培训计划应明确培训目标、培训内容、培训方式、培训时间、培训地点、培训师资、培训费用等内容，并报公司管理层审批。（二）培训实施1.培训主办部门应按照年度培训计划组织实施培训活动，确保培训质量和效果。2.培训过程中应严格考勤管理，建立培训签到制度，对学员的出勤情况进行记录。3.培训结束后，培训主办部门应组织学员进行考核或评估，评估结果作为员工培训档案的重要内容。（三）培训费用报销1.员工参加公司组织的培训所发生的费用，按照公司相关规定进行报销。2.培训费用报销时应提供培训通知、培训签到表、培训教材、培训发票、考核成绩等相关凭证。3.对于员工参加外部培训所发生的费用，需事先经公司批准，并按照公司相关规定进行报销。十一、车辆使用费管理（一）车辆购置及处置1.公司车辆的购置应根据公司业务发展需要，按照公司固定资产购置管理制度进行审批和采购。2.车辆购置后，应及时办理车辆登记手续，并纳入公司固定资产管理。3.公司车辆的处置应按照公司固定资产处置管理制度进行审批和处理，处置收入应及时上缴公司财务。（二）车辆使用管理1.公司车辆由行政部门统一调度和管理，各部门因工作需要使用车辆的，应提前向行政部门提交用车申请，注明用车事由、用车时间、用车地点、乘车人数等信息。2.行政部门应根据车辆使用情况和调度原则，合理安排车辆，确保车辆使用的合理性和高效性。3.驾驶员应严格遵守交通规则和公司车辆使用规定，确保行车安全，定期对车辆进行保养和维护，保持车辆整洁。（三）车辆费用报销1.公司车辆的燃油费、维修保养费、过路过桥费、停车费等费用，由驾驶员按照规定的程序进行报销。2.车辆费用报销时应提供发票、维修清单、加油记录、过路过桥票据、停车票据等相关凭证，凭证上应注明用车事由、用车时间、用车地点等信息。3.行政部门应定期对车辆费用进行统计和分析，控制车辆费用支出，确保车辆使用成本合理。十二、固定资产购置及折旧费管理（一）固定资产购置审批1.公司固定资产的购置应根据公司业务发展需要和预算安排，按照公司固定资产购置管理制度进行审批。2.固定资产购置申请应详细注明购置资产的名称、规格型号、数量、购置金额、购置理由等信息，并提交相关的可行性研究报告、采购预算等资料