门店采购流程管理制度

门店采购流程管理制度一、总则1.目的为规范门店采购流程，确保采购工作的高效、准确、规范进行，保障门店商品的及时供应，提高采购质量，降低采购成本，特制定本制度。2.适用范围本制度适用于公司旗下各门店的所有采购活动，包括商品采购、设备采购、办公用品采购等。3.基本原则按需采购原则：根据门店的销售情况、库存状况及实际需求进行采购，避免盲目采购和过度库存。质量优先原则：严格把控采购商品的质量，确保所采购的商品符合国家相关标准和门店经营要求。价格合理原则：在保证质量的前提下，通过合理的采购渠道和谈判方式，争取最优惠的采购价格，降低采购成本。供应商管理原则：建立稳定、优质的供应商队伍，加强对供应商的评估、选择、管理和考核，确保供应商的供货能力和服务质量。廉洁自律原则：采购人员应严格遵守廉洁自律的规定，不得接受供应商的贿赂或不正当利益，确保采购工作的公正性和透明度。二、采购组织与职责1.采购部门设置公司设立专门的采购部门，负责门店采购工作的统筹管理。采购部门可根据业务需要，设置采购经理、采购专员等岗位。2.采购部门职责采购计划制定：根据门店销售数据、库存状况及市场需求，制定合理的采购计划，确保商品的及时供应。供应商开发与管理：负责供应商的开发、筛选、评估和选择，建立供应商档案，维护供应商关系，确保供应商的供货质量和稳定性。采购谈判与合同签订：与供应商进行采购谈判，争取优惠的采购价格、付款条件和交货期等，签订采购合同，明确双方的权利和义务。采购订单下达：根据采购计划和采购合同，及时下达采购订单，跟踪订单执行情况，确保订单按时、按质、按量完成。采购成本控制：通过市场调研、供应商管理、采购谈判等方式，控制采购成本，提高采购效益。采购质量控制：严格把控采购商品的质量，对采购商品进行检验、验收，确保所采购的商品符合质量要求。采购数据分析与报告：定期对采购数据进行分析，总结采购工作中的经验教训，提出改进措施和建议，向上级领导汇报采购工作情况。3.其他部门职责销售部门：负责向采购部门提供销售数据、市场需求信息和客户反馈意见，协助采购部门制定采购计划。库存管理部门：负责提供库存状况信息，协助采购部门合理控制库存水平，避免库存积压或缺货现象的发生。财务部门：负责审核采购合同、采购订单和付款申请，监督采购资金的使用情况，确保采购资金的安全和合理使用。三、采购流程1.采购需求申请门店各部门根据销售情况、库存状况及实际工作需要，填写《采购需求申请表》，详细注明所需采购商品的名称、规格、型号、数量、预计到货时间等信息。《采购需求申请表》经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。2.采购计划制定采购部门收到各部门提交的《采购需求申请表》后，进行汇总整理，并结合门店的销售数据、库存状况及市场需求预测，制定采购计划。采购计划应明确采购商品的名称、规格、型号、数量、采购时间、预计到货时间等信息，并根据采购商品的重要性和紧急程度进行分类排序。采购计划经采购经理审核签字后，报上级领导审批。3.供应商选择与评估采购部门根据采购计划，通过多种渠道寻找潜在供应商，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等。对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平、售后服务等方面的情况，确定入围供应商名单。采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察，深入了解供应商的实际情况，如生产设备、工艺流程、质量管理体系、人员配备等。根据实地考察结果，对供应商进行综合评估，建立供应商评估档案，记录供应商的基本信息、评估结果等内容。采购部门定期对供应商进行动态评估，及时调整供应商名单，确保供应商队伍的稳定性和优质性。4.采购谈判与合同签订采购部门根据采购计划和供应商评估结果，选择合适的供应商进行采购谈判。采购谈判应明确采购商品的价格、质量标准、交货期、付款方式、售后服务等条款，确保双方的权利和义务明确、具体。采购谈判过程中，采购人员应充分了解市场行情，掌握谈判技巧，争取最优惠的采购条件。采购谈判达成一致后，采购部门起草采购合同，并提交至法务部门审核。法务部门对采购合同进行合法性、合规性审查，确保合同条款符合法律法规的要求。采购合同经法务部门审核通过后，由采购部门与供应商签订合同，并加盖双方公章。5.采购订单下达采购部门根据采购合同，及时下达采购订单，明确采购商品的名称、规格、型号、数量、交货期、交货地点等信息。采购订单经采购经理审核签字后，发送给供应商，并跟踪订单执行情况。采购部门应定期与供应商沟通订单执行情况，及时解决订单执行过程中出现的问题，确保订单按时、按质、按量完成。6.采购商品验收采购商品到货前，采购部门应通知库存管理部门做好验收准备工作。库存管理部门组织相关人员对采购商品进行验收，验收内容包括商品的数量、规格、型号、质量、外观等方面。验收人员应按照采购合同和相关标准进行验收，填写《采购商品验收单》，详细记录验收情况。如发现采购商品存在数量短缺、质量问题、规格不符等情况，验收人员应及时通知采购部门，并与供应商协商解决。采购商品验收合格后，库存管理部门办理入库手续，将采购商品录入库存系统，更新库存信息。7.采购付款采购商品验收合格且发票收到后，采购部门填写《付款申请单》，注明采购合同编号、采购商品名称、规格、型号、数量、金额、付款方式等信息。《付款申请单》经采购经理审核签字后，提交至财务部门。财务部门对《付款申请单》进行审核，核实采购合同、验收单、发票等相关凭证的真实性、准确性和完整性。财务部门审核通过后，按照采购合同约定的付款方式和付款时间，办理付款手续。四、采购风险管理1.风险识别与评估采购部门应定期对采购过程中可能存在的风险进行识别和评估，如市场风险、供应商风险、质量风险、合同风险、付款风险等。根据风险识别和评估结果，制定相应的风险应对措施，降低风险发生的可能性和影响程度。2.市场风险管理关注市场动态，及时了解市场价格波动、供求关系变化等信息，合理调整采购计划和采购策略，降低市场风险对采购成本的影响。建立市场价格监测机制，定期收集、分析市场价格信息，为采购谈判提供参考依据。3.供应商风险管理加强对供应商的管理和考核，建立供应商评估体系，定期对供应商进行评估和排名，淘汰不合格供应商，降低供应商风险。与供应商签订详细的采购合同，明确双方的权利和义务，约定违约责任和争议解决方式，降低合同风险。建立供应商应急管理机制，当供应商出现重大问题或突发事件时，能够及时采取应对措施，确保采购工作的顺利进行。4.质量风险管理严格把控采购商品的质量，加强对采购商品的检验、验收工作，确保所采购的商品符合质量要求。与供应商签订质量保证协议，明确质量标准和质量责任，要求供应商提供质量合格证明文件。定期对采购商品进行质量抽检，发现质量问题及时与供应商沟通解决，避免不合格商品流入市场。5.合同风险管理加强对采购合同的管理，确保合同条款明确、具体、合法、合规，避免合同纠纷的发生。采购合同签订前，应组织相关人员进行评审，充分评估合同风险，并提出风险防范措施。合同执行过程中，应严格按照合同约定履行双方的权利和义务，及时跟踪合同执行情况，发现问题及时解决。6.付款风险管理加强对采购付款的管理，严格审核付款申请，确保付款依据充分、手续齐全。按照采购合同约定的付款方式和付款时间，及时办理付款手续，避免逾期付款给公司带来不必要的损失。定期对采购付款情况进行统计和分析，发现异常情况及时查明原因，并采取相应的措施进行处理。五、采购绩效评估1.评估指标设定采购部门应建立采购绩效评估指标体系，明确评估指标、评估标准和评估方法。采购绩效评估指标可包括采购成本、采购质量、采购效率、供应商管理、合同执行等方面。2.评估周期采购绩效评估周期可分为月度评估、季度评估和年度评估。月度评估主要对采购部门的日常工作进行评估，季度评估和年度评估则对采购部门的整体工作进行全面评估。3.评估方法采购绩效评估可采用定量评估和定性评估相结合的方法。定量评估主要通过对采购成本、采购质量、采购效率等指标进行数据统计和分析，得出评估结果。定性评估主要通过对供应商管理、合同执行等方面进行综合评价，得出评估结果。4.评估结果应用采购绩效评估结果应