集中采购流程管理制度

集中采购流程管理制度一、总则（一）目的为规范公司集中采购流程，加强采购管理，提高采购效率，降低采购成本，保证采购质量，特制定本制度。（二）适用范围本制度适用于公司各部门因生产、经营、管理等需要进行的集中采购活动。（三）基本原则1.合规性原则：严格遵守国家法律法规及公司相关规定，确保采购活动合法合规。2.效益性原则：追求采购效益最大化，在保证质量的前提下，降低采购成本，提高资金使用效率。3.公正性原则：采购过程公平、公正、公开，维护公司利益，保护供应商合法权益。4.保密性原则：对采购过程中涉及的商业秘密、技术秘密等予以保密。二、采购组织与职责（一）采购决策机构公司设立采购决策委员会，由公司高层领导、相关部门负责人等组成。负责审议集中采购的重大事项，包括采购战略、采购预算、采购政策等，对采购项目进行最终决策。（二）采购执行部门公司采购部门作为集中采购的执行机构，负责具体采购活动的组织实施。其主要职责包括：1.制定采购计划和采购方案。2.寻找、筛选、评估供应商，建立供应商档案。3.组织采购谈判、招标、询价等采购活动。4.签订采购合同，跟踪合同执行情况。5.协调处理采购过程中的问题和纠纷。（三）需求部门各需求部门负责提出采购需求，明确采购物品或服务的规格、数量、质量要求等，并对采购结果进行验收。其主要职责包括：1.准确提交采购申请。2.参与采购过程，提供技术支持和商务意见。3.负责采购物品或服务的验收工作。（四）财务部门财务部门负责审核采购预算、支付采购款项等工作，对采购资金进行监督和管理。其主要职责包括：1.参与采购预算的编制和审核。2.审核采购合同付款条款。3.办理采购款项的支付手续。4.对采购成本进行核算和分析。三、采购预算管理（一）预算编制1.各需求部门应根据本部门的业务计划和实际需求，于每年末编制下一年度的采购预算，提交给采购部门。2.采购部门汇总各部门采购预算，结合公司整体战略和财务状况，编制公司年度集中采购预算草案，报采购决策委员会审议。3.采购决策委员会审议通过后，由财务部门将采购预算纳入公司年度预算体系，下达各部门执行。（二）预算执行1.采购部门应严格按照采购预算组织采购活动，不得超预算采购。如遇特殊情况需要调整采购预算，应按规定程序报采购决策委员会审批。2.需求部门因业务变化需要调整采购需求的，应及时向采购部门提出申请，采购部门根据实际情况评估对采购预算的影响，并按规定程序办理预算调整手续。（三）预算监控与分析1.财务部门定期对采购预算执行情况进行监控，及时发现和解决预算执行过程中存在的问题。2.采购部门应定期对采购预算执行情况进行分析，总结经验教训，为优化采购预算编制和采购管理提供依据。四、采购需求管理（一）需求提出1.各需求部门应根据业务需要，填写采购申请表，详细说明采购物品或服务的名称、规格、数量、质量要求、预计采购时间等内容。2.采购申请表应经部门负责人审核签字后提交给采购部门。（二）需求审核1.采购部门收到采购申请表后，对需求的合理性、必要性、合规性等进行审核。2.对于重大采购需求，采购部门应组织相关部门进行联合评审，充分征求意见，确保需求准确无误。（三）需求变更1.在采购过程中，如因业务变化等原因需要变更采购需求的，需求部门应及时填写采购需求变更申请表，说明变更的内容、原因及对采购项目的影响等。2.采购需求变更申请表应经原审核部门审核签字后提交给采购部门，采购部门根据变更情况评估对采购进度、成本等的影响，并按规定程序办理相关手续。五、供应商管理（一）供应商开发1.采购部门通过多种渠道收集供应商信息，如网络搜索、行业推荐、供应商自荐等，建立供应商信息库。2.对潜在供应商进行初步筛选，评估其资质、信誉、生产能力、产品质量、价格水平等方面的情况，确定入围供应商名单。3.采购部门组织相关人员对入围供应商进行实地考察，深入了解其企业状况、生产经营情况、质量管理体系等，形成考察报告。（二）供应商评估与选择1.采购部门定期对供应商进行评估，评估内容包括交货期、产品质量、售后服务、价格水平、合作配合度等方面。2.根据评估结果，对供应商进行分类管理，分为A、B、C三类，其中A类为优质供应商，B类为合格供应商，C类为待改进供应商。3.在进行具体采购项目时，采购部门应优先选择A类供应商；对于B类供应商，应加强管理和监督；对于C类供应商，应督促其限期整改，如整改后仍不符合要求，应予以淘汰。（三）供应商关系维护1.采购部门与供应商保持密切沟通，定期召开供应商会议，反馈采购需求和质量要求，协调解决合作过程中存在的问题。2.建立供应商激励机制，对表现优秀的供应商给予表彰和奖励，如增加采购份额、优先付款等；对出现问题的供应商进行相应的处罚，如减少采购份额、暂停合作等。3.采购部门应定期对供应商进行回访，了解其合作满意度，不断改进供应商管理工作。六、采购方式选择（一）公开招标1.适用范围：适用于采购金额较大、技术规格复杂、潜在供应商较多的采购项目。2.招标程序：采购部门发布招标公告，邀请潜在供应商报名参加投标。对报名供应商进行资格审查，确定入围供应商名单。向入围供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采购部门与中标供应商签订采购合同。（二）邀请招标1.适用范围：适用于具有特殊性，只能从有限范围的供应商处采购的项目；或采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的项目。2.招标程序：采购部门向符合条件的潜在供应商发出投标邀请书。对受邀供应商进行资格审查，确定入围供应商名单。向入围供应商发售招标文件，组织开标、评标、定标等活动。采购部门与中标供应商签订采购合同。（三）竞争性谈判1.适用范围：适用于招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；不能事先计算出价格总额的采购项目。2.谈判程序：采购部门成立谈判小组，确定谈判供应商名单。谈判小组与供应商进行谈判，要求供应商提供报价、技术方案等资料。谈判小组与供应商进行多轮谈判，确定成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（四）询价1.适用范围：适用于采购的货物规格、标准统一、现货货源充足且价格变化幅度小的采购项目。2.询价程序：采购部门向多家供应商发出询价通知书，要求供应商提供报价。采购部门对供应商的报价进行比较，选择报价最低且符合要求的供应商作为成交供应商。采购部门与成交供应商签订采购合同。（五）单一来源采购1.适用范围：适用于只能从唯一供应商处采购的；发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；必须保证原有采购项目一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额百分之十的采购项目。2.采购程序：采购部门填写单一来源采购申请表，说明采购理由、供应商名称等内容。采购申请表经采购决策委员会审批通过后，采购部门与供应商进行协商，签订采购合同。七、采购实施（一）采购文件编制1.根据采购方式和采购需求，采购部门编制相应的采购文件，如招标文件、谈判文件、询价通知书等。2.采购文件应明确采购项目的技术规格、商务条款、评标标准、合同条款等内容，确保采购文件的完整性、准确性和公正性。（二）采购信息发布1.对于公开招标、邀请招标等采购方式，采购部门应在指定媒体上发布采购信息，包括招标公告、投标邀请书等。2.采购信息应包括采购项目的基本情况、采购要求、报名时间、开标时间、地点等内容，确保潜在供应商能够及时获取采购信息。（三）采购活动组织1.采购部门按照采购文件规定的程序和要求，组织开标、评标、谈判、询价等采购活动。2.在采购活动过程中，采购部门应严格遵守相关法律法规和公司规定，确保采购活动的公平、公正、公开。（四）采购合同签订1.采购活动结束后，采购部门应与中标供应商或成交供应商签订采购合同。2.采购合同应明确双方的权利和义务，包括采购物品或服务的名称、规格、数量、价格、交货期、质量标准、付款方式、违约责任等内容。3.采购合同签订后，采购部门应及时将合同副本分发给需求部门、财务部门等相关部门。八、采购验收（一）验收准备1.需求部门在采购项目到货前，应制定验收方案，明确验收标准、验收人员、验收时间等内容。2.需求部门应组织验收人员对采购物品或服务进行预验收，检查其外观、数量、规格等是否符合要求。（二）验收实施1.采购项目到货后，需求部门应及时组织相关人员按照验收方案进行验收。2.验收人员应认真核对采购物品或服务的质量、规格、数量等是否与采购合同一致，对验收结果进行记录。3.对于技术复杂、专业性强的采购项目，需求部门可邀请专业机构或专家进行验收。（三）验收报告1.验收结束后，需求部门应编写验收报告，详细说明验收情况，包括验收依据、验收标准、验收过程、验收结果等内容。2.验收报告经验收人员签字确认后，提交给采购部门和财务部门。（四）验收问题处理1.如验收过程中发现采购物品或服务存在质量问题、数量短缺等问题，需求部门应及时与供应商沟通，要求供应商限期整改或补货。2.供应商未按要求整改或补货的，采购部门应按照采购合同约定追究供应商的违约责任。九、采购付款（一）付款申请1.供应商按照采购合同约定履行交货义务并经需求部门验收合格后，采购部门应及时向财务部门提交付款申请。2.付款申请应包括采购合同编号、供应商名称、付款金额、付款方式、付款期限等内容，并附验收报告、发票等相关资料。（二）付款审核1.财务部门收到付款申请后，对付款申请的真实性、合法性、准确性等进行审核。2.财务部门审核通过后，报公司领导审批。（三）付款执行1.公司领导审批通过后，财务部门按照采购合同约定的付款方式和付款期限，办理采购款项的支付手续。2.财务部门在付款后，应及时将付款情况反馈给采购部门。十、采购档案管理（一）档案收集1.采购部门负责采购档案的收集工作，在采购项目结束后，及时将采购过程中形成的各类文件、资料等收集齐全。2.采购档案应包括采购申请表、采购预算、采购文件、投标文件、评标报告、采购合同、验收报告、发票等相关资料。（二）档案整理1.采购部门对收集到的采购档案进行整理，按照文件类别、时间顺序等进行分类、编号、装订。2.采购档案应确保资料完整、字迹清晰、签字盖章齐全。（三）档案保管1.采购部门应将整理好的采购档案移交公司档案管理部门进行保管。2.档案管理部门应建立采购档案保管制度，确保采购档案的安全、完整。（四）档案查阅1.因工作需要查阅采购档案的，应填写档案查阅申请表，经部门负责人审批后，到档案管理部门查阅。2.档案管理部门应做好档案查阅登记工作，查阅人员不得擅自复印、摘抄、涂改采购档案。十一、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对集中采购活动进行审计监督，检查采购流程的执行情况、采购合同的签订与履行情况、采购资金的使用情况等。2.审计部门对发现的问题及时提出整改意见，并跟踪整改落实情况。（二）外部监督1.公司应积极接受政府有关部门、社会公众等的监督，配合相关部门的检查工作。2.对于外部监督提出的意见和建议，公司