企业收存货管理制度

企业收存货管理制度一、总则（一）目的为加强公司收存货管理，规范收存货流程，保障公司资产安全，提高存货运营效率，特制定本管理制度。（二）适用范围本制度适用于公司所有涉及收存货业务的部门和人员，包括采购部门、仓库管理部门、质量检验部门、财务部门等。（三）基本原则1.准确性原则：确保收存货信息准确无误，包括数量、规格、质量等。2.及时性原则：及时完成收存货操作，避免延误影响生产或销售。3.安全性原则：保障存货在收存过程中的安全，防止损坏、丢失等情况。4.责任明确原则：明确各部门和人员在收存货过程中的职责，避免推诿扯皮。二、收存货流程（一）采购申请1.各部门根据生产计划、销售订单或库存情况，填写采购申请表，详细注明所需存货的名称、规格、数量、预计到货时间等信息。2.采购申请表经部门负责人审核签字后，提交至采购部门。（二）采购订单下达1.采购部门收到采购申请表后，对其进行审核，确认采购需求的合理性。2.根据审核后的采购申请表，选择合适的供应商，下达采购订单。采购订单应明确存货的名称、规格、数量、价格、交货时间、交货地点等条款。3.采购订单经采购部门负责人审核签字后，发送给供应商，并留存一份副本存档。（三）到货通知1.采购部门应在预计交货日期前，跟踪采购订单的执行情况，确保供应商按时发货。2.当供应商发货后，采购部门应及时通知仓库管理部门做好收货准备，并提供到货日期、预计到货数量等信息。（四）收货准备1.仓库管理部门收到采购部门的到货通知后，安排收货人员和收货场地，并准备好收货所需的工具和设备，如叉车、托盘、验收单等。2.收货人员应熟悉所收存货的验收标准和流程，确保能够准确、快速地完成收货工作。（五）货物验收1.货物到达后，收货人员首先核对送货单与采购订单的一致性，包括存货的名称、规格、数量、供应商等信息。2.对货物的外观、包装进行检查，查看是否有破损、变形、受潮等情况。3.按照相关质量标准，对货物进行质量检验。质量检验可采用抽检或全检的方式，检验内容包括性能、尺寸、成分等。对于重要物资或关键零部件，应进行严格的质量检验。4.质量检验部门应在规定时间内出具检验报告，对于合格的货物，在送货单上签字确认；对于不合格的货物，应详细注明不合格原因，并及时通知采购部门与供应商协商处理。（六）入库1.验收合格的货物，仓库管理部门收货人员应及时办理入库手续。填写入库单，详细记录存货的名称、规格、数量、入库日期、存放位置等信息。2.入库单经仓库管理部门负责人审核签字后，一联留存仓库管理部门作为库存管理的依据，一联交财务部门作为记账凭证，一联交采购部门作为采购业务完结的证明。3.仓库管理人员按照入库单上的存放位置，将货物搬运至指定仓库区域，并进行妥善存放。对于不同类型、规格、批次的存货，应分开存放，做好标识，便于识别和管理。（七）退货处理1.如验收发现货物不合格，采购部门应及时与供应商沟通协商退货事宜。2.采购部门填写退货申请单，注明退货原因、货物名称、规格、数量等信息，并经采购部门负责人审核签字后，提交给供应商。3.供应商同意退货后，安排车辆上门提货。仓库管理部门负责组织人员将退货货物搬运至指定地点，等待供应商提货。4.仓库管理部门在退货货物提走后，更新库存记录，并将退货申请单的一联交财务部门进行相应的账务处理。三、收存货人员职责（一）采购部门1.负责采购申请的审核和采购订单的下达，确保采购需求合理、订单条款明确。2.跟踪采购订单的执行情况，及时协调解决采购过程中出现的问题，如交货延迟、质量不符等。3.与供应商保持良好沟通，维护合作关系，处理退货、换货等事宜。（二）仓库管理部门1.负责收货准备工作，包括安排收货人员、场地和工具设备等。2.组织货物验收，核对送货单与采购订单的一致性，检查货物外观和包装，配合质量检验部门进行质量检验。3.办理货物入库手续，填写入库单，确保入库信息准确无误，并将货物妥善存放。4.负责退货货物的组织和管理，等待供应商提货，并更新库存记录。（三）质量检验部门1.制定货物质量检验标准和流程，明确检验项目、方法和合格判定标准。2.按照规定对到货货物进行质量检验，及时出具检验报告，判定货物是否合格。3.对不合格货物进行原因分析，提出处理建议，并跟踪处理结果。（四）财务部门1.审核采购订单、入库单、退货申请单等相关单据，确保单据的真实性、准确性和完整性。2.根据审核后的单据进行账务处理，记录存货的采购成本、入库数量、库存余额等信息，保证财务数据的准确无误。3.定期与仓库管理部门核对库存账目，确保账实相符。四、收存货记录与档案管理（一）记录要求1.收存货过程中涉及的各种单据，如采购申请表、采购订单、送货单、验收单、入库单、退货申请单等，应按照规定的格式和内容进行填写，确保信息完整、准确、清晰。2.所有单据应及时填写，不得拖延或事后补填。填写完毕后，相关人员应签字确认，以示负责。（二）档案管理1.采购部门负责收集、整理采购订单及相关往来文件，按照时间顺序和项目进行归档保存。2.仓库管理部门负责保管入库单、库存台账等与存货管理相关的资料，定期对库存记录进行核对和盘点，并将盘点结果记录存档。3.质量检验部门应保存检验报告等质量相关文件，以备追溯和查询。4.财务部门应将与收存货业务相关的记账凭证、财务报表等资料进行妥善保管，按照财务档案管理规定进行存档。5.收存货档案的保存期限应符合国家法律法规和公司内部规定的要求，一般为[x]年。档案保存期满后，如需销毁，应按照规定的程序进行审批和处理，确保档案信息的安全。五、库存盘点（一）盘点计划1.仓库管理部门应制定年度库存盘点计划，明确盘点范围、盘点时间、盘点人员安排等。2.年度库存盘点计划应报公司管理层审批后执行。根据实际情况，如有必要，可在年中进行一次全面或局部的库存盘点。（二）盘点实施1.盘点前，仓库管理部门应组织人员对存货进行清理和整理，确保存货摆放整齐、标识清晰，便于盘点。2.盘点人员应按照盘点计划，对存货进行逐一清点，记录实际数量、规格、状态等信息。盘点过程中，应注意账实核对，发现账实不符的情况，应及时记录并查明原因。3.对于贵重物资、关键零部件等重点存货，应进行重点盘点，确保数量准确、质量完好。（三）盘点结果处理1.盘点结束后，盘点人员应填写盘点报告，详细说明盘点情况，包括账实相符、账实不符的存货明细及差异原因分析等。2.仓库管理部门对盘点报告进行审核，如发现盘点数据有误或差异原因不明，应及时组织复查。3.对于账实不符的存货，仓库管理部门应查明原因，属于保管不善造成的损失，应追究相关人员责任；属于其他原因造成的差异，应及时调整库存账目，并向公司管理层报告。4.财务部门根据审核后的盘点报告，对库存账目进行调整，确保账实相符。同时，将盘点结果与财务报表数据进行核对，保证财务信息的准确性。六、存货安全管理（一）仓库安全设施1.仓库应配备必要的安全设施，如消防器材、通风设备、防盗报警装置等，并定期进行检查和维护，确保其正常运行。2.根据存货的特性，设置合适的储存条件，如温度、湿度、通风要求等，保证存货质量不受影响。（二）人员安全培训1.对仓库管理人员及其他涉及收存货业务的人员进行安全培训，提高其安全意识和操作技能。2.安全培训内容包括消防安全知识、货物搬运安全操作规程、仓库防盗措施等，确保员工熟悉安全规定和应急处理流程。（三）存货保管措施1.仓库管理人员应按照存货的分类、特性和储存要求，对货物进行合理存放，避免货物挤压、碰撞、受潮等情况。2.对于易燃、易爆、有毒等危险物品，应设置专门的储存区域，并按照相关安全规定进行保管，严格限制人员出入。3.定期对存货进行巡查，检查货物的存放状态、质量状况等，发现问题及时处理，并做好记录。（四）应急处理预案1.制定存货安全应急处理预案，明确火灾、水灾、盗窃等突发事件的应急处置流程和责任分工。2.定期组织应急演练，检验和提高应急处理预案的可行性和有效性，确保在突发事件发生时能够迅速、有效地进行应对，减少损失。七、监督与考核（一）内部监督1.公司内部审计部门定期对收存货管理制度的执行情况进行审计监督，检查采购、验收、入库、退货等环节的操作是否符合规定，单据是否齐全、真实、有效。2.审计部门应及时发现收存货管理过程中存在的问题，并提出整改建议，督促相关部门和人员进行整改。（二）考核机制1.建立收存货管理考核机制，对采购部门、仓库管理部门、质量检验部门、财务部门等相关部门和人员的收存货工作进行考核评价。2.考核指标包括采购及时性、到货验收合格率、库存准确率、退货处理效率等，具体指标和权重可根据公司实际情况设定。3.根据考核结果，对表现优秀的部门和人员进行表